Reimburse kantor adalah salah satu aktivitas umum yang terjadi di perusahaan. Biasanya kegiatan ini berkaitan dengan pengembalian dana karyawan yang digunakan untuk keperluan perusahaan.
Walau menjadi kegiatan umum di perusahaan, nyatanya masih banyak ditemukan kasus klaim reimburse yang tidak pada semestinya yang merugikan perusahaan secara finansial.
Sebagai HR, penting sekali mewaspadai segala kecurangan yang mungkin sekali dilakukan oleh karyawan dalam klaim reimbursement. Apa saja itu? Mari simak dalam artikel LinovHR berikut ini!
Perbedaan Reimburse Kantor dengan Disbursement
Antara disbursement dan reimbursement kantor adalah dua proses yang berbeda. Di mana reimbursement adalah proses penggantian dana kepada karyawan atau pekerja oleh perusahaan atas biaya-biaya yang telah dikeluarkan untuk keperluan pekerjaan atau tugas yang terkait dengan aktivitas perusahaan.
Sedangkan untuk disbursement adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses pembayaran atau pengeluaran dana oleh perusahaan untuk berbagai keperluan.
Dalam konteks bisnis, disbursement dapat mencakup pembayaran kepada pemasok, vendor, atau karyawan untuk berbagai alasan seperti pembelian barang, pembayaran tagihan, pembayaran gaji, dan lain-lain.
Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa reimburse kantor berarti penggantian dana karyawan oleh perusahaan setelah karyawan mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan pekerjaan.
Sedangkan, disbursement adalah proses pengeluaran dana oleh perusahaan untuk berbagai keperluan bisnis, termasuk pembayaran kepada karyawan atau pihak ketiga.
Baca Juga: Cara Mengajukan Reimbursement dalam Perusahaan
Faktor yang Membuat Perusahaan Mudah Menyetujui Klaim Reimburse Kantor
Perusahaan biasanya akan menyetujui form reimburse kantor berdasarkan sejumlah faktor yang mencakup:
1. Klaim Reimburse Harus Jelas
Selama peruntukan reimburse itu jelas, perusahaan tidak akan segan untuk menyetujui reimburse yang dilakukan karyawan.
Misalnya, klaim tersebut dapat berkaitan dengan pertemuan dengan client yang berpotensi meningkatkan pendapatan perusahaan, atau pertemuan dengan pihak eksternal yang terkait dengan operasi perusahaan.
Saat perusahaan menugaskan karyawan untuk berkegiatan di luar kantor, perusahaan biasanya memberikan sejumlah kompensasi yang dapat digunakan karyawan untuk mendukung kegiatan bertemu dengan klien, misalnya makan siang, coffee break, atau lainnya.
Biasanya, kompensasi ini akan ditanggung karyawan lebih dulu, lalu karyawan harus mengajukan form reimburse kepada kantor.
2. Bukti Struk Klaim Tercatat dan Sesuai Fakta
Seluruh klaim reimburse yang diajukan haruslah dapat dibuktikan dengan catatan yang baik. Maka dari itu, saat menerima klaim dari karyawan, HR atau divisi finance akan meminta bukti struk atau nota pembelian yang dilakukan.
Adanya bukti ini membantu perusahaan untuk dapat memahami peruntukan dana yang digunakan, sehingga tidak menyebabkan kerugian finansial bagi perusahaan.
Selain itu, menyertakan bukti struk juga dapat mengurangi potensi penyalahgunaan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
Baca Juga: Contoh Form Reimbursement Excel Karyawan dan Alternatif Lain
Kecurangan yang Perlu Diwaspadai dalam Proses Klaim Reimburse Kantor
Proses reimburse dapat menjadi peluang bagi karyawan untuk melakukan kecurangan di kantor. Oleh karena itu, penting untuk melakukan penilaian yang cermat saat menyetujui form reimburse yang diajukan oleh karyawan untuk mendeteksi adanya kecurangan.
Terdapat beberapa jenis kecurangan yang dapat terjadi dalam proses klaim reimburse, di antaranya:
1. Biaya Keperluan Pribadi
Tindakan nakal yang sering terjadi di perusahaan adalah penggunaan uang perusahaan untuk keperluan pribadi.
Contohnya, karyawan menggunakan dana reimburse untuk kebutuhan pribadi saat melakukan perjalanan dinas, dan mengklaimnya sebagai biaya yang terkait dengan pekerjaan. Perusahaan harus mengambil sikap tegas terhadap jenis kecurangan ini.
2. Pemalsuan Pengeluaran
Salah satu jenis kecurangan yang sering ditemukan dalam proses reimburse adalah pengeluaran yang dipalsukan.
Dalam tindakan ini, karyawan mengajukan klaim pengeluaran untuk hal-hal yang sebenarnya tidak pernah terjadi atau dilakukan, yang tentunya dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
3. Melakukan Markup Nominal Biaya Lebih Tinggi
Bentuk kecurangan lainnya adalah menggelembungkan nominal pengeluaran dengan cara memalsukannya, sehingga biaya terlihat lebih tinggi daripada nilai sebenarnya.
4. Double Billing
Kecurangan ini dilakukan karyawan dengan mengajukan klaim dua kali menggunakan struk atau nota yang sama.
Sehingga mendapatkan nominal reimburse yang double. Di sini, pihak HR harus mampu mengenali dan teliti terhadap struk yang diajukan karyawan.
Baca Juga: Cara Reimbursement Kesehatan Karyawan dan Aturannya
Isi Form Reimburse Kantor yang Dapat Diterapkan
Form reimburse kantor adalah salah satu dokumen yang perlu dilampirkan oleh karyawan ketika mereka mengajukan reimburse.
Nah, agar perusahaan tidak over budget karena tidak dapat mengontrol pengajuan reimburse, berikut ini data penting yang perlu ditambahkan dalam form reimburse.
1. Data Personal
Data personal merujuk pada data-data pribadi yang mencakup nama karyawan, nomor identifikasi pegawai, divisi kerja, dan informasi terkait lainnya yang harus diisi dalam formulir.
Hal ini memungkinkan penerima formulir untuk mengidentifikasi dengan jelas siapa yang mengajukan klaim reimburse dan kepada siapa dana penggantian akan diberikan.
2. Detail Pengeluaran
Detail pengeluaran adalah bagian dari template formulir reimburse yang biasanya mencakup tanggal pengeluaran, penjelasan singkat mengenai pengeluaran tersebut, dan total biaya yang dikeluarkan.
Beberapa perusahaan menggunakan format form reimburse yang berbeda untuk berbagai jenis pengeluaran, sehingga detail yang diminta dalam formulir pun dapat bervariasi.
3. Tanda Tangan
Untuk menyatakan legalitas dan bahwa pihak terkait telah mengetahui dan menyetujui klaim penggantian biaya yang dilakukan oleh karyawan. Di dalam form reimburse kantor harus mencantumkan tanda tangan.
Sediakan kolom tanda tangan bagi atasan yang dapat memverifikasi klaim reimburse dan bagi manajer keuangan atau pihak berwenang lain yang bertanggung jawab dalam memberikan persetujuan atas permohonan reimburse.
Reimburse Karyawan Lebih Mudah dengan Software Reimburse LinovHR
Reimburse kantor adalah hal yang umum sekali dilakukan oleh karyawan. Sayangnya pengelolaan secara manual sering kali membuat kegiatan ini rumit.
Tapi, sekarang perusahaan bisa lebih tenang dalam mengelola proses reimburse karena prosesnya bisa lebih sederhana dengan Software Reimbursement LinovHR. Ini merupakan solusi bagi kemudahan reimburse kantor milik Anda.
Dengan menggunakan Software Reimbursement LinovHR, Anda dapat mengelola data reimburse yang diajukan oleh karyawan. Di mana atau tim finance dapat mendata dan melacak mana saja klaim yang telah terbayar, belum dibayar.
Selain itu, perusahaan juga mengatur jenis pengeluaran apa saja yang dapat mengajukan reimburse dan mana yang tidak.
Untuk pengajuan reimburse pun sangat mudah, di mana karyawan hanya perlu mengisi form reimburse yang ada pada menu Request pada aplikasi ESS di smartphone mereka. Lalu, memilih jenis reimburse, memasukkan beberapa data terkait pengajuan seperti struk, dan tanggal pelaksanaan.
Nantinya, pengajuan reimburse yang dilakukan karyawan akan langsung masuk ke Software Reimbursement Management LinovHR, di sini HR bisa melakukan approval atau menolak pengajuan tersebut.
Jika pengajuan reimburse disetujui, maka akan masuk ke dalam sistem Payroll untuk dimasukkan sebagai komponen penggajian karyawan.
Dengan Software Reimbursement LinovHR, dapatkan kemudahan pengelolaan reimburse di dalam genggaman, ayo ajukan demo gratisnya sekarang juga!
