Produktivitas kerja yang tinggi merupakan kebutuhan semua perusahaan di tengah persaingan bisnis yang semakin meningkat. Mengajukan lembur kepada karyawan di luar jam kerja normal adalah salah satu tindakan yang paling sering dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan wajib menyediakan surat keterangan lembur sebagai dokumentasi resmi untuk memastikan proses lembur berjalan dengan adil dan profesional.
Surat keterangan lembur tidak hanya dibutuhkan untuk mengklaim upah lemburan, namun juga diperlukan untuk menjaga kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan sebagai perlindungan hak-hak karyawan. Pahami lebih dalam mengenai pentingnya surat keterangan lembur untuk perusahaan, fungsi surat keterangan lembur, dampak tidak adanya ketersediaan surat keterangan lembur, sampai peran HR dalam pengelolaan surat keterangan lembur.
Pentingnya Surat Keterangan Lembur untuk Perusahaan
Surat keterangan lembur adalah dokumen tertulis bersifat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mencatat dan mengesahkan jam kerja tambahan sebagai lembur untuk karyawan.
Membuat surat keterangan lembur, memastikan karyawan memiliki bukti dasar administratif yang sah, dasar hukum yang jelas agar perhitungan upah lembur sesuai dengan regulasi, dan perangkat pihak manajemen SDM perusahaan lebih terstruktur.
Ketersediaan surat keterangan lembur membantu perusahaan terhindar dari kesalahpahaman di lingkungan kerja. Pengelolaan jam kerja yang adil dan menguntungkan kedua pihak, baik karyawan maupun perusahaan mematuhi kebijakan yang ada.
Baca juga : Cara Membuat Surat Perintah Lembur Beserta Contohnya
Fungsi Surat Keterangan Lembur untuk HR dan Karyawan
Surat keterangan lembur memiliki fungsi penting bagi perusahaan maupun karyawan. Bagi perusahaan, khususnya pihak manajemen SDM. Surat keterangan lembur berfungsi sebagai alat monitor untuk memudahkan proses rekapitulasi jam lembur, melakukan perhitungan upah lembur dengan tepat, sampai penyusunan laporan keuangan internal.
Baca juga : Mengenal Formulir Lembur Karyawan yang Wajib HRD Ketahui
Sementara bagi karyawan, surat keterangan lembur tersebut berfungsi sebagai dokumen sah bahwa mereka melakukan lembur agar pemberian upah lembur dapat diproses secara adil. Surat keterangan lembur juga membantu komunikasi antara perusahaan dan karyawan menjadi lebih profesional dan terhindar dari konflik di masa depan.
Dampak Jika Surat Keterangan Lembur Tidak Dibuat
Setelah mengetahui fungsi dari penyediaan surat keterangan lembur, berikut ini dampak yang terjadi jika surat keterangan lembur tidak dibuat.
1. Upah lembur yang tidak sesuai
Jika perusahaan tidak menyediakan surat keterangan lembur, HR akan kesulitan untuk memverifikasi data jam kerja tambahan karyawan. Hal inilah yang menyebabkan upah lembur karyawan tidak terhitung secara tepat. Dampak ini akan merugikan perusahaan dengan potensi kerugian finansial dan memberikan rasa tidak adil bagi karyawan yang melakukan lembur.
Baca juga : Cara Menghitung Upah Lembur Sesuai Undang-Undang
2. Pelaporan keuangan tidak akurat
Tim internal perusahaan membutuhkan bukti resmi seperti surat keterangan lembur untuk memudahkan mereka dalam proses pembayaran upah lembur. Apabila tim internal perusahaan tidak memiliki dokumentasi lengkap, maka data payroll akan rentan mengalami kesalahan. Penting bagi perusahaan untuk memiliki bukti sah agar tidak terjadi permasalahan dalam laporan keuangan.
3. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
Sesuai dengan Undang-Undang Cipta Kerja Pasal 78 ayat 2, bahwa setiap perusahaan yang mempekerjakan karyawan di luar jam kerja normal, maka perusahaan wajib memberikan upah lembur sebagai kompensasi atas jam kerja tambahan tersebut.
Jika perusahaan tidak menyediakan surat keterangan lembur yang mencakup durasi lembur secara resmi, kemungkinan besar perusahaan akan berisiko melanggar undang-undang dan wajib membayar denda serta teguran dari pihak kementerian ketenagakerjaan.
4. Menurunkan loyalitas karyawan
Lemahnya dokumentasi sah seperti surat keterangan lembur, membuat karyawan tidak menerima upah lembur secara adil. Hal ini menimbulkan rasa tidak puas terhadap kebijakan perusahaan dan menyebabkan penurunan produktivitas, kepercayaan, sampai penurunan kinerja karyawan. Karyawan juga bisa membawa permasalahan tersebut ke jalur hukum untuk mengatasi hal tersebut.
Peran HR dalam Pengelolaan Surat Keterangan Lembur
Tim internal perusahaan seperti HR memegang sepenuhnya kontrol untuk mengelola surat keterangan lembur. Mulai dari pengajuan, persetujuan, sampai dokumentasi resmi untuk membuktikan lembur karyawan. Berikut ini beberapa peran yang harus dilakukan oleh HR.
1. Sosialisasikan prosedur pengajuan lembur
Pastikan seluruh karyawan mengetahui dan memahami cara mengajukan dan membuat surat keterangan lembur. Sebutkan secara rinci apa saja yang harus diisi melalui form sampai maksimal durasi pengajuan lembur bisa dilakukan. Anda bisa melakukannya melalui email, onboarding, hingga pelatihan internal agar tidak menimbulkan kesalahan komunikasi.
2. Mencatat dokumentasi lembur
Kegiatan yang dilakukan saat lembur wajib tercatat dengan rapi dan disimpan dalam data karyawan. HR berperan mencatat tanggal lembur, durasi, nama karyawan, tugas apa yang dikerjakan, serta alasan mengapa lembur tersebut terjadi. Catatan tersebut berfungsi memudahkan proses payroll dan validasi data lembur karyawan.
3. Memastikan lembur sesuai dengan regulasi
Pastikan lembur yang diajukan sudah sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan. Verifikasi apakah lembur dilakukan di hari kerja atau di hari libur karyawan, apakah tidak melewati batas maksimal durasi lembur harian, dan apakah kompensasi uang lembur sudah sesuai dengan peraturan undang-undang ketenagakerjaan.
4. Memonitoring lembur secara berkala
HR juga berperan untuk mengevaluasi frekuensi lembur setiap karyawan untuk penilaian apakah lembur tersebut dilakukan dengan alasan kebutuhan mendesak atau manajemen waktu yang tidak efisien. Apabila lembur terlalu sering dilakukan, HR wajib mengidentifikasi adanya permasalahan dalam pembagian beban kerja.
Gunakan Software HRIS dari LinovHR untuk Memudahkan Proses Lembur!
Pengelolaan surat keterangan lembur membutuhkan banyak verifikasi data karyawan agar proses lembur dapat berjalan sesuai kebijakan internal. Jika dilakukan secara manual akan mempersulit tim HR dan memakan waktu serta tenaga lebih, bahkan berisiko mengalami kesalahan saat data disimpan.
Mulai gunakan Software HRIS milik LinovHR untuk kemudahan dalam mengelola proses lembur karyawan dan meminimalisir kesalahan dalam input data. Fitur yang disediakan membantu menyediakan template surat keterangan lembur sesuai kebijakan perusahaan, penyimpanan data lembur karyawan secara otomatis, dan kemudahan mengakses data tersebut secara real time. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan perbedaannya!
