Absence management di perusahaan memiliki peran penting bagi suatu bisnis karena bisa membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Absence management dapat mengelola ketidakhadiran karyawan secara digital sehingga sistem operasional perusahaan tidak terhambat karena tidak ada produktivitas yang tertunda.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan absence management system untuk membantu mengelola segala urusan mengenai ketidakhadiran karyawan. Sistem ini akan membantu perusahaan mengelola cuti, izin, sakit, dan lain sebagainya.
Artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan mengenai pengertian dan implementasi dari absence management di perusahaan. Simak ulasannya berikut ini ya!
Apa itu Absence Management dalam HR
Absence management merupakan sebuah sistem atau tata cara yang berguna untuk memantau ketidakhadiran karyawan, baik yang direncanakan maupun yang tidak direncanakan.
Dengan menggunakan absence management, tentunya akan mempermudah kinerja para praktisi HR karena ketidakhadiran karyawan terpantau secara otomatis.
Ketidakhadiran yang direncanakan seperti cuti liburan, cuti haji, dan lain sebagainya. Sementara itu, ketidakhadiran yang tidak direncanakan seperti karyawan yang cuti sakit atau tidak masuk kerja tanpa alasan apapun.
Pelacakan ketidakhadiran karyawan yang terencana maupun tidak terencana perlu dilakukan oleh perusahaan. Ini karena ketidakhadiran akan menurunkan produktivitas perusahaan, terutama dalam layanan pelanggan dan produksi suatu barang atau jasa.
Oleh sebab itu, seorang HR perlu mempertimbangkan dengan matang seluruh perizinan karyawan atau cuti karyawan. Hal ini menjadi keharusan agar nantinya tidak ada yang dirugikan akibat ketidakhadiran karyawan tersebut.
Baca Juga: Apa itu Leave of Absence? ini Pengertian dan Cara Mengelolanya
Mengapa Absence Management Penting?
Absence management merupakan solusi terbaik pada saat ini. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menerapkan kebijakan cuti dan membantu mengelola ketidakhadiran karyawan, sehingga mengurangi dampak negatif dari penurunan produktivitas karyawan.
Manajemen absensi menjadi sangat penting karena produktivitas memengaruhi kinerja perusahaan. Apabila produktivitas perusahaan menurun, maka kinerja perusahaan juga akan mengalami penurunan. Hal ini tentu berakibat buruk bagi pencapaian profit perusahaan.
Selain itu, penggunaan absence management software di perusahaan juga memiliki banyak manfaat. Beberapa manfaatnya yaitu dapat meringankan beban kerja administratif, membuat manajemen alur kerja menjadi lebih baik, dan mengurangi intensitas ketidakhadiran karyawan.
Baca Juga: Alasan Perusahaan harus Menggunakan e Absen
Implementasi Absence Management di Perusahaan
Setelah mengetahui pengertian dan pentingnya absence management, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui tentang bagaimana implementasinya di perusahaan. Berikut adalah implementasinya.
Melacak Seluruh Ketidakhadiran Karyawan
Dengan menggunakan absence management software, perusahaan bisa mengelola seluruh ketidakhadiran karyawan. Mulai dari cuti sakit, cuti merawat anak, dan lain sebagainya.
Meninjau Data Secara Teratur
Setelah data ketidakhadiran karyawan dikumpulkan, mulailah untuk meninjau data tersebut secara teratur untuk mengetahui perkembangannya.
Mengumpulkan Data
Apabila Anda menggunakan absence management software, Anda akan dapat mengelompokkan data berdasarkan jenis ketidakhadiran karyawan. Kategorinya adalah cuti sakit, cuti hamil, keterlambatan, cuti liburan, dan lain sebagainya.
Mengurangi Jenis Cuti
Dengan adanya penyimpanan data yang baik, perusahaan bisa mulai mempertimbangkan cara-cara untuk mengurangi jenis cuti tertentu. Dengan begitu, karyawan bisa terkontrol dalam melakukan pengajuan cuti.
Baca Juga: Absence Management Software, Cara Kelola Absensi Karyawan Mudah
Strategi Mengurangi Dampak Absen terhadap Produktivitas Perusahaan
Sebelumnya, Anda sudah mengetahui bahwa karyawan yang absen berpengaruh terhadap produktivitas perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu menerapkan beberapa strategi yang bisa mengurangi dampak absen terhadap produktivitas.
Strategi-strategi tersebut adalah sebagai berikut:
- Menerapkan kebijakan dan prosedur cuti sebagai landasan atau pedoman bagi karyawan. Kebijakan dan prosedur ini harus dikomunikasikan dengan jelas kepada pihak manajemen perusahaan dan diteruskan kepada karyawan.
- Melakukan penilaian absensi karyawan secara rutin.
- Menilai kembali job design dan struktur organisasi di perusahaan agar suatu karyawan tidak merasa terbebani dengan tugas yang ada.
- Meningkatkan komunikasi di antara manajer dan karyawan untuk mengelola karyawan yang sedang absen.
Baca juga: Pengertian Absence Rate dan Bagaimana Cara Menghitungnya
Implementasi Absence Management Lebih Mudah dengan Software Absen LinovHR
Absence management perlu diterapkan oleh setiap perusahaan untuk menghindari efek negatif dalam produktivitas perusahaan. Oleh karena itu, untuk menerapkannya, perusahaan perlu menggunakan absence management system.
Absence management system tentunya akan memudahkan pencatatan ketidakhadiran karyawan secara digital. Hal ini merupakan langkah pengelolaan karyawan yang baik dalam manajemen absensi di perusahaan.
Pada banyaknya vendor yang menyediakan absence management dengan berbagai fitur yang ditawarkan, Anda harus memastikan bahwa fitur yang disediakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, pastikan juga absence management tersebut mudah untuk digunakan dan menjamin keamanan data. Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola kehadiran karyawan secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu, pastikan perusahaan Anda memilih software yang terbaik seperti Software Absensi dari LinovHR.
Software Absensi LinovHR sudah dilengkapi dengan berbagai fitur lengkap yang memungkinkan para praktisi HR dapat mengelola jam kerja, jatah cuti, jatah lembur, jadwal shift, serta izin dengan mudah dan praktis.
Salah satu fiturnya adalah Schedule Exception yang memudahkan tugas praktisi HR dalam mengganti jadwal kerja karyawan secara mudah sehingga tidak mengganggu proses produksi perusahaan.
Selain itu, HR pun dapat mengatur kuota cuti karyawan dengan mudah melalui fitur Leave yang terdapat pada Software Absensi LinovHR. Pada fitur tersebut, para HR bisa menentukan kuota cuti, periode kuota, dan siapa saja yang berhak mendapatkan cuti.
Segala kemudahan mengenai absence management bisa didapatkan melalui Software Absensi LinovHR. Gunakan software-nya sekarang juga!
