Presensi atau kehadiran adalah aspek yang penting bagi karyawan di dunia kerja. Selain untuk mengevaluasi produktivitas, hal ini juga penting dalam proses perhitungan gaji, terlebih bagi karyawan yang dibayar secara harian.
Untuk itulah, diperlukan metrik bernama absence rate, absence percentage, atau absenteeism rate.
Melalui artikel LinovHR berikut ini, kita akan mengupas pengertian, cara menghitung, dampak tingginya ketidakhadiran karyawan, serta strategi menurunkan tingkat absensi karyawan. Simak di sini!
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online Untuk Kelola Karyawan
Pengertian Absence Rate
Absence rate adalah metrik yang digunakan untuk menghitung jumlah atau persentase ketidakhadiran karyawan dalam periode waktu tertentu.
Ketidakhadiran ini bisa karena karyawan sakit, izin, atau absen tanpa pemberitahuan. Konsepnya berbeda dengan cuti yang sifatnya direncanakan, seperti cuti liburan atau melahirkan.
Selain ketidakhadiran karyawan, absence rate juga dapat menghitung keterlambatan dan kepulangan lebih awal dari jam kerja yang seharusnya.
Metrik ini digunakan untuk mengidentifikasi ketidakhadiran karyawan dan mengukur dampaknya terhadap kinerja, produktivitas, dan efisiensi operasional.
Bagaimana Menghitung Absence Rate?
Untuk menghitung persentase ketidakhadiran karyawan, Anda harus memiliki rekap absensi mengenai jumlah hari di mana karyawan tidak masuk kerja dalam periode waktu tertentu.
Tentukan periode waktu yang ingin dianalisis, apakah itu setap, kuartalan, atau tahunan.
Kemudian, hitung total hari kerja dalam periode tersebut. Pastikan untuk tidak memasukkan hari libur nasional, akhir pekan, dan hari cuti.
Berikut adalah rumus perhitungan untuk tingkat ketidakhadiran karyawan:
Tingkat Ketidakhadiran = (Jumlah Hari Tidak Hadir / Total Hari Kerja ) × 100
Contoh perhitungan:
Rena bekerja penuh waktu selama tahun 2023. Pada tahun tersebut, dia tidak hadir selama 8 hari dan mengambil cuti liburan selama 15 hari.
Pada tahun 2023, di Indonesia, terdapat total 260 hari kerja. Setelah dikurangi 15 dari cuti yang diambil Rena, maka hari kerjanya pada tahun tersebut adalah 245 hari.
Dengan memakai rumus di atas, perhitungannya adalah: ( 8 / 245 ) x 100 = 3,2%.
Jadi, tingkat ketidakhadiran Rena adalah 3,2%.
Baca Juga: Tips Mengelola Database Karyawan dengan Mudah
Bagaimana Tingkat Ketidakhadiran Karyawan Dikategorikan Tinggi?
Secara umum, tingkat ketidakhadiran yang dianggap wajar adalah 1,5% di seluruh perusahaan dan organisasi. Meski begitu, angka yang wajar ini berbeda-beda di setiap industri, negara, dan perusahaan.
Di Amerika Serikat sendiri misalnya, pada tahun 2021 lalu, memiliki angka ketidakhadiran nasional sebesar 3,2%. Bagi pekerja pabrik, mungkin absence rate ini jauh lebih berdampak dibanding pekerja kantoran.
Hal ini karena pekerja pabrik sangat mengandalkan fisiknya untuk melakukan pekerjaan manual sehingga tidak bisa bekerja ketika mengalami sakit atau cedera.
Maka dari itu, perlu dilakukan peninjauan dan penyelidikan terhadap tingkat ketidakhadiran di atas 1,5%. Dengan begitu, perusahaan bisa memahami alasan di balik ketiadaan tersebut.
Mungkinkah karena karyawan mengalami burnout? Mengalami konflik dengan rekan kerja atau atasannya? Lingkungan kantor yang toxic?
Dengan begitu, perusahaan bisa mengambil tindakan tepat untuk menekan tingkat absensi sehingga kinerja dan produktivitas karyawan dapat dimaksimalkan.
Dampak Absence Rate yang Tinggi di Perusahaan
Tingkat ketidakhadiran yang melebihi rata-rata yang diharapkan, dapat memberikan dampak signifikan pada berbagai aspek operasional perusahaan, antaranya:
1. Penurunan Produktivitas
Salah satu dampak paling langsung dari tingginya absence rate adalah penurunan produktivitas. Ketika banyak karyawan tidak hadir, pekerjaan mereka harus dibebankan kepada karyawan lain yang hadir, yang biasanya sudah memiliki beban kerja tinggi.
Akibatnya, ini bisa memicu penundaan beberapa tugas penting, penurunan kualitas kerja, dan akhirnya menghambat pencapaian target perusahaan.
2. Peningkatan Biaya Operasional
Ketidakhadiran karyawan yang tinggi juga dapat meningkatkan biaya operasional perusahaan. Perusahaan mungkin harus mengeluarkan biaya tambahan untuk memberikan upah lembur bagi karyawan yang hadir untuk melakukan pekerjaan yang ditinggalkan oleh karyawan yang absen.
3. Dampak Negatif pada Moral dan Motivasi Karyawan
Absence rate yang tinggi dapat mempengaruhi moral dan motivasi karyawan yang hadir. Karyawan yang harus menanggung beban kerja tambahan mungkin merasa stres dan tidak dihargai.
Ini bisa menyebabkan ketidakpuasan, yang pada akhirnya bisa meningkatkan turnover rate atau tingkat pergantian karyawan. Sebab, lingkungan kerja yang tidak stabil dapat mengurangi semangat dan loyalitas karyawan.
4. Penurunan Kualitas Layanan dan Produk
Dengan tingginya tingkat ketidakhadiran, kualitas layanan dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan dapat menurun.
Karyawan yang terbebani mungkin tidak dapat bekerja seefektif biasanya, sehingga banyak melakukan kesalahan dan memberikan pelayanan yang kurang memadai kepada pelanggan. Tentunya, hal Ini bisa merusak reputasi perusahaan di mata pelanggan dan klien.
5. Tantangan dalam Manajemen dan Pengambilan Keputusan
Manajemen juga mungkin menghadapi tantangan tambahan dalam mengelola tim dengan absence rate yang tinggi.
Mereka harus menyusun ulang jadwal kerja lebih sering dan menangani masalah ketidakhadiran, yang dapat mengalihkan perhatian dari tugas-tugas strategis lainnya.
Baca Juga: Kenali Karyawan Butuh Time Off Work for Stress
Tips Menurunkan Absence Rate
Untuk mengatasi dan menekan absence rate yang tinggi, perusahaan dapat mengambil beberapa langkah proaktif, seperti:
- Memberi insentif kehadiran, hal ini bisa berupa akses ke gym dan kafetaria atau adanya bonus hari cuti berbayar.
- Membuat pengaturan kerja yang fleksibel sehingga karyawan memiliki opsi untuk bekerja dari rumah pada hari di mana mereka tidak bisa pergi ke kantor. Misalnya karena harus mengurus anak atau keluarga yang sakit, pergi ke dokter, atau melakukan isolasi mandiri karena penyakit menular.
- Mendukung kesejahteraan karyawan, seperti memberikan asuransi kesehatan berkualitas, menyediakan makanan yang sehat dan bergizi secara gratis, maupun kelengkapan fasilitas kerja.
- Perhatikan budaya dan lingkungan kerja karyawan. Apakah mereka bergaul dengan baik? Apakah ada peraturan perusahaan yang membawa dampak negatif sehingga membuat karyawan enggan ke kantor? Apakah ada kemungkinan terjadinya perundungan atau pelecehan? Dan semacamnya.
- Melatih manajemen untuk merespons keluhan karyawan dan memberikan solusi dan dukungan yang tepat untuk mereka.
Mudahkan Analisis Data Kehadiran dengan Software Absensi LinovHR
Absence rate atau tingkat ketidakhadiran karyawan diperlukan untuk mengukur kinerja SDM. Dengan begitu, perusahaan bisa melihat sejauh apa produktivitas dan keterlibatan karyawan dalam pekerjaannya.
Sayangnya, melakukan perhitungan dan analisis data kehadiran secara manual terbilang cukup rumit dan memakan banyak waktu serta tenaga. Jika tidak dilakukan secara teliti, hal ini dapat membawa masalah di kemudian hari, seperti kesalahan perhitungan gaji.
Oleh karenanya, perusahaan dapat memanfaatkan Aplikasi Absensi dari LinovHR untuk proses perekapan data absensi karyawan yang lebih mudah.
Software ini dilengkapi berbagai fitur canggih, mulai dari mesin absensi online yang memungkinkan karyawan absen di mana pun melalui aplikasi Employee Self Service di smartphone dan langsung tercatat otomatis dalam Timesheet, hingga kemudahan dalam mengajukan Izin, Sakit, dan Cuti lewat aplikasi.
Dengan begitu, proses merekap dan menganalisis data kehadiran karyawan menjadi lebih cepat dan akurat. Penasaran dengan fiturnya? Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
