Mengelola absensi karyawan adalah salah satu tugas penting yang harus dilakukan oleh HRD. Rekapitulasi atau rekap absensi karyawan biasa dilakukan oleh HRD 5 – 7 hari menjelang penggajian.
Proses rekap absensi karyawan memerlukan ketelitian agar data yang dihasilkan akurat dan dapat digunakan sebagai dasar penilaian serta penggajian. Hal ini karena absensi karyawan memengaruhi penilaian dan pembayaran gaji karyawan.
Human Resource (HR) dihadapkan pada tantangan untuk menemukan solusi yang efektif dalam merekam absensi secara akurat, sederhana, dan praktis. Karyawan yang masuk full selama sebulan akan menerima gaji penuh, beda halnya dengan karyawan yang sering membolos, karyawan tersebut tidak akan menerima gaji penuh.
Apa itu Rekap Absensi Karyawan?
Absensi mengacu pada data yang mencatat seberapa sering seorang karyawan hadir di tempat kerja. Data absensi juga dapat memberikan informasi tentang status karyawan, apakah mereka sedang izin atau sedang sakit.
Sementara itu, rekap absen adalah rangkuman data karyawan selama periode tertentu, biasanya dalam rentang satu bulan. Data ini mencatat status kehadiran karyawan selama periode tersebut, yang menjadi indikator penting untuk menentukan jumlah gaji yang akan diterima karyawan.
Tim HR menggunakan laporan ini untuk melakukan evaluasi kinerja, menilai produktivitas, dan menghitung gaji karyawan setiap bulannya.
Rekap absensi karyawan memiliki beberapa tujuan yang penting. Dengan informasi tentang kehadiran karyawan, HR dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, pola kebiasaan karyawan, tren liburan, serta dampaknya terhadap produktivitas perusahaan.
Selain itu, laporan ini juga berfungsi sebagai dokumen yang dapat digunakan untuk melakukan audit terhadap kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Fungsi Rekap Absensi Karyawan
Rekap absensi karyawan merupakan dokumen yang sangat penting bagi perusahaan. Dokumen ini memiliki berbagai manfaat, seperti untuk memastikan kepatuhan karyawan terhadap kewajiban mereka, mengevaluasi kinerja, mengatur jadwal kerja, menghitung gaji, dan meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan.
Berikut beberapa fungsi dari laporan absensi karyawan meliputi:
- Memastikan kelancaran operasional perusahaan dengan memantau kehadiran karyawan secara akurat.
- Memberikan informasi tentang kinerja dan performa individual karyawan, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan manajerial.
- Menjadi faktor penentu dalam pemberian apresiasi, bonus, dan promosi jabatan kepada karyawan yang berprestasi.
- Menjadi indikator utama dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan.
- Memantau dan mengevaluasi produktivitas keseluruhan perusahaan berdasarkan kehadiran dan kinerja karyawan.
Cara Rekap Absensi Karyawan
Mengelola absensi karyawan secara manual memerlukan ketelitian dan keteraturan agar data yang dihasilkan akurat. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan rekap absensi karyawan secara manual:
1. Siapkan Buku Absensi atau Formulir Absensi
Mulailah dengan menyiapkan buku absensi atau formulir absensi yang akan digunakan. Pastikan setiap karyawan memiliki lembar absensi masing-masing, atau siapkan satu buku absensi yang digunakan bersama.
2. Tentukan Format Absensi
Format absensi harus mencakup informasi penting seperti nama karyawan, tanggal, jam masuk, jam keluar, keterangan (misalnya, izin, sakit, cuti), dan tanda tangan karyawan. Buat format yang jelas dan mudah diisi.
3. Pencatatan Harian
Setiap hari, minta karyawan untuk mencatat jam masuk dan jam keluar mereka pada buku atau formulir absensi. Pastikan mereka mengisi absensi tepat waktu untuk menghindari kesalahan pencatatan.
4. Verifikasi Data Absensi
Setiap akhir hari atau akhir minggu, verifikasi data absensi yang telah dicatat oleh karyawan. Pastikan semua data tercatat dengan benar dan tidak ada yang terlewatkan. Jika ditemukan kesalahan, segera koreksi dan minta karyawan terkait untuk mengonfirmasi.
5. Rekapitulasi Bulanan
Pada akhir bulan, lakukan rekapitulasi absensi. Hitung jumlah hari hadir, hari izin, sakit, cuti, dan keterlambatan setiap karyawan. Rekapitulasi ini dapat dilakukan dengan membuat tabel rekapitulasi secara manual di buku besar atau menggunakan program spreadsheet seperti Excel.
6. Hitung Jumlah Kehadiran dan Keterlambatan
Dalam tabel rekapitulasi, hitung jumlah kehadiran dan keterlambatan setiap karyawan. Catat juga total jam kerja untuk memastikan bahwa semua jam kerja sudah sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
7. Evaluasi dan Catat Temuan
Evaluasi hasil rekapitulasi absensi untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki kehadiran baik dan yang sering terlambat atau tidak hadir. Catat temuan ini untuk digunakan dalam penilaian kinerja dan tindakan lanjutan.
8. Dokumentasikan dan Simpan Data
Simpan semua buku absensi dan tabel rekapitulasi dengan baik sebagai dokumentasi perusahaan. Pastikan data ini tersimpan di tempat yang aman dan mudah diakses jika diperlukan di kemudian hari.
9. Laporkan Hasil Rekapitulasi
Buat laporan hasil rekapitulasi absensi dan sampaikan kepada manajemen atau pihak terkait. Laporan ini bisa digunakan untuk evaluasi kinerja karyawan serta untuk keperluan administrasi lainnya.
10. Tindak Lanjut
Berdasarkan hasil rekapitulasi absensi, ambil tindakan yang diperlukan. Ini bisa berupa memberikan penghargaan kepada karyawan yang memiliki kehadiran baik atau memberikan peringatan kepada karyawan yang sering absen atau terlambat.
Baca juga: Cara Membuat Absensi Karyawan Bulanan Excel
Kendala Rekap Absensi Karyawan
Rekap absen karyawan dikenal memakan waktu yang cukup lama. HRD sering menghadapi beberapa kendala seputar pengelolaan rekap absen.
Kendala yang dimaksud antara lain:
1. Data Absensi yang Kurang Valid
Sudah menjadi rahasia umum jika ada karyawan yang memalsukan kehadiran mereka di perusahaan. Kehadiran karyawan memang mudah sekali dimanipulasi jika mengandalkan absensi fingerprint.
Baca Juga: Aplikasi Kepegawaian dalam Pengelolaan Karyawan yang Efektif
2. Banyaknya Jumlah Karyawan
Bagaimana bisa jumlah karyawan bisa menjadi kendala?
Rekap absen yang dilakukan manual akan menangani banyak data kehadiran karyawan sekaligus. Hal ini menyita waktu HRD dan tak jarang membuat HRD melalaikan tugas lain yang tak kalah penting, yaitu analisis dan penyusunan strategi pengembangan karyawan.
Dengan permasalahan tersebut, tidak jarang HRD sulit untuk memproses rekapitulasi absensi. Imbasnya bisa membuat penggajian bermasalah, contohnya karyawan terlambat gajian.
Telat gajian biasanya akan menurunkan produktivitas karyawan karena karyawan memandang perusahaan tidak kompeten dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Tentu tak ada yang menginginkan hal ini, bukan?
Untungnya, kini ada alternatif lain yang jauh lebih efektif dalam rekapitulasi data absensi. LinovHR dengan modul time management atau Software Absensi karyawan akan menyelesaikan itu semua.
Untuk lebih lengkapnya, simak uraian di bawah ini!
Keunggulan Modul Time Management LinovHR dalam Rekap Absensi Karyawan
Modul time management atau Software Absensi dari LinovHR dapat menunjang tugas HRD dalam pengelolaan jam kerja, pengaturan cuti, pemantauan kehadiran karyawan, dan sebagainya.
Aspek ini cukup penting dalam mendukung kedisiplinan dan produktivitas karyawan.
Jadi, apa saja keunggulan Time Management LinovHR dalam rekapitulasi absensi karyawan? Berikut jawabannya.
1. Aman dan Rahasia
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sudah bukan rahasia umum jika terdapat oknum tidak bertanggung jawab yang memanipulasi data kehadiran demi kepentingan pribadi.
Time Management dari LinovHR dapat meminimalisir itu semua. Begitu karyawan mencatatkan kehadiran, maka saat itulah informasi data karyawan akan masuk ke dalam sistem dan terpantau oleh HRD hingga ke detik kehadiran.
Dengan tingkat keamanan yang ketat, sistem dapat melindungi data kehadiran karyawan dengan aman sehingga terjamin kerahasiaannya.
Baca Juga: Keamanan Informasi Data Karyawan dalam Aplikasi HRD
2. Cepat dan Otomatis
Rekapitulasi absensi karyawan memakan waktu cukup lama. Namun, jika HRD menggunakan Time Management dari LinovHR, hal ini bisa dilakukan dengan cepat.
HRD cukup memilih tab timesheet report di bagian report pada dashboard Time Management dari Software HRD LinovHR.
Sistem secara otomatis akan menampilkan data kehadiran karyawan dalam bentuk timesheet.
Kemudian, laporan ini bisa diunduh dengan format PDF jika HRD membutuhkan bentuk fisiknya.
3. Akurat
Karena memiliki sistem keamanan yang ketat, maka data kehadiran yang ada dalam sistem Time Management dari LinovHR tak perlu diragukan keakuratannya.
HRD pun bisa langsung menggunakan laporan tersebut untuk berbagai keperluan seperti penggajian hingga penilaian kinerja.
4. Cocok untuk Jadwal Shift
Jika perusahaan anda menerapkan sistem jadwal kerja shift maka time management dari LinovHR adalah solusi yang tepat.
Terdapat fitur time group yang dapat memudahkan anda untuk mengatur jadwal shift kerja karyawan secara lebih cepat, mudah serta tepat.
5. Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Dulu, HRD harus melakukan input data kehadiran karyawan satu per satu ketika masih menggunakan pengelolaan absensi manual.
Lain halnya dengan Time Management dari LinovHR yang dapat mengintegrasikan data kehadiran karyawan dengan payroll system.
HRD tak perlu lagi melakukan memasukkan data kehadiran secara manual ke sistem payrolll. Kinerja pun jauh lebih efektif dan efisien.
Permudah Rekap Absensi Karyawan dengan Mobile ESS LinovHR
Kehadiran Time Management dari Software HRD LinovHR dapat menjadi jawaban bagi Anda untuk membantu rekap absen karyawan yang selama ini dikenal memakan waktu lama. Sehingga Anda dapat fokus kepada tugas lain yang membutuhkan konsentrasi lebih mendalam.
Software LinovHR juga memiliki modul mobile ESS, Anda dapat melacak kehadiran karyawan secara real-time. Software ini dapat mencatat jam masuk dan keluar karyawan, serta menghasilkan laporan kehadiran.
Dengan informasi ini, manajer dapat mengidentifikasi pola kehadiran yang tidak efisien dan mengambil tindakan yang diperlukan. Ini juga dapat menghasilkan laporan yang komprehensif mengenai kehadiran, kinerja, dan aktivitas karyawan.
Informasi ini dapat membantu Anda untuk menganalisis produktivitas dan efisiensi, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, serta membuat keputusan yang berdasarkan data yang ada. Jika rekapitulasi dilakukan dengan lancar, maka penggajian pun juga akan berjalan mulus tanpa kendala.
Penasaran info lebih lengkapnya? Mari segera mudahkan proses rekap absensi karyawan di perusahaan Anda!
Untuk informasi lebih lengkap, hubungi tim layanan LInovHR sekarang juga.
