Pengajuan klaim reimburse sering kali mengalami hambatan. Memang, pengajuan reimburse terkenal memakan waktu lama dan rumit.
Hal ini disebabkan masih digunakannya dokumen fisik dan tidak tersedianya sistem reimburse terpadu untuk mengelola semua pengajuan yang masuk.
Ditambah lagi proses reimburse yang harus melalui berbagai macam pihak seperti HR payroll dan HR admin.
Akhirnya, proses pengajuan klaim pun berlangsung lama dan tak jarang membuat karyawan harus menunggu lama untuk mendapatkan haknya.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat menerapkan aplikasi klaim yang berguna untuk memudahkan pengajuan klaim reimburse.
Klaim Reimburse dalam Perusahaan
Ada kalanya karyawan menggunakan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan. Contohnya dalam penyediaan konsumsi dalam meeting dengan klien.
Contoh lain yang paling sering adalah keperluan untuk perjalanan dinas. Karyawan kadang kali membayarkan biaya untuk penginapan selama perjalanan dinas.
Pengeluaran yang ditanggung karyawan tersebut sebenarnya adalah kewajiban perusahaan. Dana tersebut dapat diganti oleh perusahan dengan pengajuan klaim dari karyawan.
Namun, ada pula perusahaan yang membuka pengajuan klaim sebagai bentuk fasilitas selain gaji, yaitu klaim medis. Karyawan yang sakit dan perlu menjalani pengobatan dapat mengajukan klaim medis kepada perusahaan, dimana perusahaan akan mengganti biaya tersebut dengan ketentuan yang berlaku.
Ketentuan yang dimaksud berbeda-beda tergantung jabatan, lama bekerja, dan jenis pengobatan atau penyakit yang dijalani karyawan. Perusahaan juga sering kali menetapkan biaya maksimal dalam pengajuan klaim medis.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa jenis klaim yang dapat diproses oleh perusahaan ada 3 jenis, seperti:
- Reimburse terkait medis
- Reimburse travel
- Reimburse bisnis.
Pembayaran klaim biasanya berbarengan dengan gaji bulanan. Namun, tak jarang perusahaan juga mencairkannya secara terpisah dari penggajian bulanan.
Semua itu dapat disesuaikan dengan regulasi dan peraturan perusahaan.
Baca Juga: Keunggulan Online Reimbursement Dibandingkan Reimburse Manual
Gambaran Pengelolaan Klaim di Perusahaan
Sebelum mendapatkan pencairan dana klaim, karyawan harus mengajukan klaim terlebih dahulu. Yang paling pertama, karyawan akan akan mengisi formulir dan menyertakan bukti transaksi seperti lembar diagnosis atau resep dokter, struk pembayaran, kode booking tiket, dan lain-lain.
Kemudian lembaran dokumen dan bukti pembayaran akan akan diserahkan kepada HR admin untuk divalidasi.
Lalu, setelah HR admin selesai memvalidasi, berkas akan diserahkan kepada HR payroll untuk diproses dan dihitung. Setelah itu, barulah klaim siap dicairkan.
Proses klaim dalam perusahaan bukannya tanpa hambatan. Ada beberapa hambatan yang membuat proses klaim tersendiri menjadi lama.
Salah satu hambatan yang paling sering adalah proses yang tidak transparan. Karyawan tidak dapat mengetahui bagaimana progress pengajuannya dan harus menanyakan kepada HRD jika ingin mengetahui hal tersebut.
Hambatan ini dikarenakan aliran informasi pengajuan yang lama dan masih menggunakan cara manual.
Berikutnya, hambatan yang paling membuat karyawan kesal adalah proses pencairan yang lama. Hambatan dalam pencairan masih berhubungan dengan tidak tersedianya sistem yang mampu menyalurkan informasi lebih cepat dan transparan.
Akibatnya, HRD pun kewalahan dalam memproses reimburse yang menumpuk. Sehingga perhitungan berjalan lambat dan karyawan pun lebih lama dalam menerima dana reimburse.
Baca Juga: Memahami Fitur Question Bank untuk Survei Kepuasan Karyawan
Kemudahan Proses Klaim Reimburse Melalui Aplikasi Klaim Reimbursement LinovHR
Dalam mengajukan klaim, sudah pasti karyawan ingin cepat dana yang menjadi haknya segera cair. Hal ini akan berpengaruh terhadap penilaian karyawan terhadap perusahaan.
Ketika karyawan lebih mudah dalam mengajukan dan menerima reimbursement, tentu hal ini akan berpengaruh terhadap kualitas kerja karyawan.
Semua pengajuan klaim dapat dilakukan dengan mudah dengan aplikasi klaim dari LinovHR.
Aplikasi klaim dari LinovHR dapat memudahkan karyawan dalam mengajukan klaim.
Caranya cukup mudah, karyawan cukup memilih jenis reimburse yang akan diajukan kepada perusahaan terlebih dahulu, apakah medis, travel, atau bisnis.
Lalu, karyawan akan mengisi form reimburse secara digital berikut mengunggah bukti transaksi atau resep dokter. Informasi mengenai pengajuan tersebut akan langsung diterima oleh HR admin. Sebelum di-approve, informasi dan bukti akan terlebih dahulu melalui proses validasi.
Selesai divalidasi, informasi akan di-approve dan langsung diproses oleh HR payroll untuk kemudian dicairkan. Karyawan dapat memantau sejauh mana pengajuan klaim diproses sehingga tidak perlu harap-harap cemas menunggu kepastian pencairan.
Software HRIS LinovHR menawarkan kemudahan dalam mengajukan klaim reimburse dengan aplikasi klaim. Penggunaan aplikasi klaim tidak hanya memudahkan karyawan, tetapi juga memudahkan kinerja HRD.
Dengan begitu pula HRD dapat memantau seberapa banyak pengajuan yang diajukan karyawan, apakah karyawan sudah melampaui batas pengajuan yang ditetapkan untuk klaim jenis tertentu atau tidak.
Dalam hal ini, aplikasi klaim dapat mempermudah karyawan dan HRD, bukan?
Tunggu apalagi?
Segera hubungi LinovHR untuk mendapatkan demo gratis aplikasi klaim reimbursment LinovHR!
