Sistem reimburse adalah sistem yang menjadi kebijakan perusahaan untuk menggantikan pengeluaran biaya yang dilakukan oleh karyawan.
Bisa dikatakan bahwa reimbursement adalah pengembalian dana atau uang ganti rugi untuk seluruh pengeluaran pribadi karyawan, mulai dari pengeluaran untuk kesehatan, perjalanan, makan, dan lain-lain.
Kebijakan ini tentunya akan sangat menguntungkan pihak karyawan jika manajemen reimburse ini dapat dikelola dengan baik dan benar.
Agar memudahkan dan mengatasi segala macam hambatan dalam pengelolaan reimbursement, perusahaan dapat memanfaatkan Software Payroll LinovHR.
Kendala dalam Mengelola Reimburse
Tidak selalu perusahaan bisa melakukan pengelolaan reimburse secara lancar. Berikut ini terdapat beberapa kendala yang masih sering terjadi:
1. Masih Melakukan Cara Manual
Dalam pengelolaan reimburse, masih banyak perusahaan yang menggunakan cara manual.
Cara ini tentunya akan sangat memakan waktu lama dan menguras banyak tenaga. Karena seluruh pekerjaan harus dikerjakan secara satu persatu sehingga cara ini terbilang cukup tidak efektif.
2. SOP Reimbursement yang Kurang Jelas
Untuk melakukan reimburse, tentunya perusahaan harus menentukan SOP secara jelas agar karyawan bisa mengetahui biaya apa saja yang bisa dikembalikan dan manajemen bisa mengolahnya dengan baik.
Namun pada praktiknya, pembuatan SOP masih belum jelas sehingga memunculkan kebingungan antara kedua belah pihak.
Hal ini menyebabkan karyawan merasa dirugikan karena perusahaan tidak mengganti biaya pengeluarannya.
3. Banyaknya Penggunaan Dokumen Kertas untuk Pengelolaan Reimburse
Penggunaan dokumen kertas menjadi salah satu kendala dalam mengelola dana reimburse. Karena, manajemen harus mencari secara manual dari banyak tumpukan dokumen yang tersimpan.
Bayangkan saja jika dalam perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak, maka dokumen yang tersedia juga harus banyak pula.
Selain itu, data yang masih disimpan dengan dokumen kertas ini sangat rentan rusak ataupun hilang. Jika hal ini terjadi, akan menimbulkan masalah yang lebih besar lagi.
Baca Juga: Manfaat Jurnal Reimbursement
Cara Sistem Reimburse LinovHR untuk Kelola Reimbursement
Kendala di atas menjadi salah satu contoh penghambat dalam pengelolaan reimbursement karyawan. Agar terhindar dari kendala atau hambatan tersebut, Anda bisa menggunakan modul Reimbursement dari LinovHR!
Modul Reimbursement LinovHR mampu melakukan berbagai macam reimburse yang ditawarkan karyawan seperti asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, dana pensiun, uang ganti lembur, uang dinas perjalanan, dan lainnya.
Agar dapat menggunakan modul ini, terdapat tata cara yang bisa dilakukan:
Mengelompokkan Jenis Reimburse
Modul Reimbursement LinovHR dilengkapi dengan fitur Reimburse Type, di mana dengan fitur ini Anda bisa mengatur apa saja jenis reimburse yang diberikan dan bisa diajukan oleh karyawan.
Di sini perusahaan bisa melakukan kustomisasi jenis reimburse, tentu saja sesuai dengan kebijakan perusahaan. Baik itu penggantian biaya kesehatan, perjalanan dinas, atau uang pulsa dan lainnya, LinovHR memberikan kebebasan kepada perusahaan untuk menentukan sendiri jenis reimburse yang diberikan.
Tidak hanya mengatur jenis reimburse, HR juga bisa mengatur batas maksimal dari pengajuan reimburse, sampai mengelompokan kategori reimburse.
Adanya fitur ini sangat membantu HR untuk membuat pengajuan dan pengelolaan reimburse lebih terarah.
Pengajuan Reimburse dengan Reimburse Request
Untuk mempermudah proses pengajuan reimburse yang menjadi hak karyawan, Software Reimburse LinovHR menyediakan fitur Reimburse Request.
Dari sisi admin, mereka bisa melihat apa saja reimburse yang diajukan oleh karyawan. Data yang tersaji lengkap mulai dari nama karyawan, kategori jenis pengajuan, tanggal pengajuan, sampai bukti nota yang dilampirkan.
Di sini HR juga dapat secara langsung melakukan approve atau reject terhadap klaim reimburse yang diajukan karyawan. Di menu ini juga bisa terlihat status pembayaran dari pengajuan, apakah sudah dibayarkan “Paid” atau belum “Unpaid”.
Dari sisi karyawan, mereka juga dimudahkan untuk pengajuan reimburse melalui aplikasi ESS LinovHR yang terinstal di perangkat mobile mereka.
Caranya pun mudah karyawan hanya perlu membuka aplikasi ESS, lalu klik menu Reimburse yang ada di dashboard, kemudian pilih jenis reimburse yang akan diajukan, isi beberapa data yang diperlukan. Nantinya pengajuan ini akan secara otomatis masuk ke dalam sistem admin.
Dengan fitur ini, pengajuan reimburse bisa lebih terkontrol dan terkelola dengan baik di satu tempat.
Melihat Sisa Reimburse
Salah satu yang sering menjadi kendala dalam pengelolaan reimburse adalah sulitnya mendata apakah pengajuan penggantian dana karyawan sudah dibayarkan atau belum, serta melihat berapa sisa dari reimburse tersebut.
Tapi, Anda tidak perlu khawatir karena sistem reimburse LinovHR bisa menjadi solusinya. Dengan fitur Reimburse Balance, Anda dapat melihat apakah pengajuan reimburse yang dilakukan karyawan telah dibayarkan dan melihat berapa sisa reimburse yang perlu dibayarkan perusahaan.
Nantinya, informasi sisa reimburse ini akan terlihat sesuai dengan jenisnya. Data terkait status pengajuan, batas pembayaran, penerima, dan status pembayaran bisa terlihat dengan jelas.
Baca Juga: Reimbursement Manual VS Sistem Online Reimbursement, Mana yang Lebih Baik?
Untuk mengetahui keunggulan serta fitur yang lebih banyak tentang modul ini, segera jadwalkan demo Modul Reimbursement sekarang juga!
