Perusahaan menawarkan berbagai manfaat kepada karyawan disamping gaji untuk membuat kinerja karyawan semakin produktif. Salah satunya adalah medical reimbursement atau klaim medis.
Dengan begitu, karyawan dapat bekerja lebih fokus tanpa perlu mengkhawatirkan biaya pengobatan ketika sakit. Simak pembahasan lebih lanjut di bawah ini!ย ย
Pengertian Medical Reimbursement
Secara singkat, medical reimbursement adalah program yang didanai oleh perusahaan berupa penggantian biaya kesehatan karyawan dengan beberapa persyaratan tertentu. Persyaratan yang ada tergantung dengan posisi dan jabatan karyawan.
Perusahaan dapat memutuskan berapa banyak yang dapat meng-cover biaya pengobatan karyawan.
Kemudian, karyawan dapat meminta penggantian biaya medis yang dikeluarkan sesuai jumlah batas yang ditetapkan perusahaan.ย
Ketentuan Medical Reimbursement dalam Perusahaan
Tiap perusahaan mempunyai ketentuan medical reimbursement yang berbeda-beda. Bahkan jumlah dan peruntukannya juga berbeda tiap karyawan.
Ada perusahaan yang mengizinkan seluruh karyawannya berhak mengajukan dan ada juga perusahaan yang mengizinkan beberapa karyawan saja yang berhak mengajukannya.
Proses pembayarannya juga berbeda-beda untuk masing-masing tipe medical reimburse.
Perusahaan biasanya menerapkan proses pembayaran untuk medical reimburse bersamaan dengan payroll, tetapi ada juga perusahaan yang melakukan pembayaran medical reimburse tidak bersama payroll.ย ย
Agar lebih mudah dalam menyusun kebijakan mengenai reimburse, HRD dan perusahaan bisa memanfaatkan modul reimbursementย dalam Software HRD dari LinovHR.
Pertama, HRD harus menentukan jenis reimburse menggunakan fitur reimburse type.
Sebab, tidak semua reimburse memiliki aturan, jenis, dan jumlah yang sama. Perusahaan dapat mengatur karyawan yang berhak mendapatkannya berdasarkan kriteria tertentu, maksimal balance yang didapatkan masing-masing karyawan, request maksimal yang bisa diajukan karyawan, cara pembayaran, dan lain-lain.ย
Tiap tipe reimburse memiliki aturan peruntukan yang berbeda.
Ada beberapa perusahaan yang memiliki aturan seperti maternity balance yang hanya diberikan kepada karyawan yang masa baktinya lebih dari 1 tahun semenjak tanggal join dengan umur minimal 21 tahun dan maksimal 45 tahun, status pernikahannya adalah menikah, dan masing-masing karyawan mendapatkan nominal yang berbeda disesuaikan dengan posisi dan jabatan.ย
Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR
Setiap reimburse memiliki expense digunakan untuk mengatur jenis pengeluaran dari masing-masing tipe reimburse.
Pada umumnya tiap tipe reimburse memiliki lebih dari satu expense, contohnya reimburse medis untuk kacamata terdiri dariย expense dokter mata, frame, dan lensa. Pada medical reimburse, expense yang digunakan adalah sebagai berikut:
- Kategori expense untuk mengatur kategori expense untuk masing-masing tipe medical reimburse.
- Periode expense untuk mengatur periode expense dalam periode ataupun daily.
- Status expense, untuk mengatur aktif dan tidaknya expense tersebut.
Memproses Medical Reimbursement Bersama LinovHR
Memproses medical reimburse dengan cara manual pasti sangatlah sulit. HRD harus menyortir berbagai bukti medis yang karyawan ajukan.
Modul reimbursement dalam Aplikasi Payroll dari LinovHR dapat membantu HRD memproses reimbursement dengan cepat.
Pertama, karyawan yang mengajukan penggantian biaya atas biaya kesehatan yang telah dikeluarkannyaย harus mengisi formulir medical reimburse.
Karyawan dapat mengisi informasi mengenai diagnosa dokter atas penyakit yang diderita, memasukkan catatan medical reimburse, serta melampirkan file seperti bukti scan invoice, bukti scan resep, bukti scan diagnosa dokter.
Semua data pengajuan medical reimburse yang telah dicatat HR Specialist disimpan dalam satu tabel yang berisi daftar medical reimburse request.
Tabel ini yang nantinya akan diproses oleh bagian Account Payable maupun HR Payroll. Setelah itu, reimburse yang telah disetujui akan masuk ke tahap pembayaran atau payment.ย
Baca Juga: Memproses Biaya Perjalanan Dinas dengan Aplikasi Reimbursement
Pada beberapa perusahaan proses pembayaran reimburse ada 2 tipe pembayaran, pembayaran dengan bersamaan dengan payroll dan terpisah dari payroll.
Data yang akan diproses berasal dari daftar tabel reimburse payment. Daftar reimburse payment merupakan daftar yang didapat saat proses cut off atas pengajuan medical reimburse.
Apabila proses cut off belum dijalankan, maka proses pembayaran tidak akan bisa dilakukan. Setelah proses pembayaran selesai, HR Specialist menerima daftar reimburse yang telah berhasil dibayarkan.ย
Proses bayar membayar reimburse memerlukan report sebagai bentuk transparansi dan pertanggungjawaban.ย Medical reimburse reportย menampilkan report atas semua transaksi dari awal proses pengajuan sampai proses pembayaran. Pada proses ini report yang dihasilkan adalah:
- Balance report untuk menampilkan saldo dan sisa saldo tiap masing-masing reimburse. Report yang dihasilkan ada dua jenis, yaitu: Summary reportย yang menampilkan rangkuman saldo tiap masing-masing karyawan dan detail report yang menampilkan saldo tiap masing-masing karyawan dan detail expense yang telah dibayarkan. Informasi yang ditampilkan hanya dalam satu periode saja.
- Medical reimburse request reportย untuk menampilkan daftar pengajuan medical reimburse oleh karyawan dan informasi approval atas masing-masing pengajuan. Informasi yang ditampilkan sesuai pilihan tanggal awal.
- Medical reimburse payment report untuk menampilkan daftar pembayaran medical reimburse yang telah berhasil diproses baik dengan payroll maupun tidak dengan payroll. Informasi yang ditampilkan hanya dalam satu periode saja.
Mudah bukan memproses medical reimbursement dengan LinovHR? HRD dapat memproses. Melakukan approval, membayarkan, hingga membuat report dengan sistematis.
Karena bantuan sistem pula proses pengajuan lebih cepat dan akurat. Kepuasan kinerja karyawan pun akan meningkat karena merasa hak-haknya telah dipenuhi dengan baik. Ingin memproses klaim medis dengan mudah?
Hubungi LinovHR dan dapatkan penawaran uji coba Software HRD LinovHR dengan mengklik tautan berikut linovhr.com/trial-app/
