Kehadiran karyawan merupakan salah satu aspek krusial dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) di berbagai perusahaan. Pasalnya, rekapitulasi absensi akan digunakan dalam proses perhitungan gaji.
Nah, HR di perusahaan harus memahami kapan data absensi dapat diproses sehingga gaji dapat dihitung dan ditransfer kepada setiap karyawan dengan tepat waktu.
Dalam hal ini, siklus kehadiran atau yang dikenal juga dengan attendance cycle dapat membantu HR untuk mengelola kehadiran karyawan. Simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui lebih lanjut.
Apa Itu Attendance Cycle?
Attendance cycle adalah periode waktu yang dijadikan acuan untuk memantau dan menganalisis absensi karyawan. Biasanya, periode ini dibagi dalam interval tertentu, seperti mingguan, bulanan, atau triwulanan.
Siklus kehadiran menjadi acuan bagi manajemen HR untuk melihat persentase kehadiran, serta melacak kinerja dan produktivitas karyawan secara keseluruhan.
Biasanya, siklus kehadiran karyawan diekspor dari sistem setiap mendekati cut off perhitungan gaji, yang waktunya berbeda-beda di setiap perusahaan.
Dengan memahami pola kehadiran ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren absensi, serta mengevaluasi dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan manajemen kehadiran karyawan.
Bagaimana Mengelola Attendance Cycle di Tempat Kerja yang Berbeda?
Beberapa perusahaan di industri tertentu, seperti manufaktur dan real sector memiliki lokasi kerja berbeda, misalnya kantor pusat, proyek, dan pabrik.
Hal ini membuat manajemen kehadiran karyawan lebih rumit karena data harus direkapitulasi dari berbagai sumber, baik mesin biometrik, software absensi, atau alat absensi lain.
Terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengelola attendance cycle di lokasi kerja yang berbeda sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
- Mencatat kehadiran dan permintaan cuti secara manual menggunakan catatan;
- Menggunakan perangkat lunak Automatic Time and Attendance (ATA) untuk mencatat saat karyawan masuk dan keluar dari kantor;
- Memanfaatkan platform berbasis awan untuk menjalankan siklus kehadiran secara virtual;
- Memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengelola kehadiran mereka sendiri.
Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, dan tempat kerja dapat memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
Baca Juga: 13 Absensi Online Memudahkan Kelola Kehadiran Karyawan
Tahapan dalam Attendance Cycle
Dalam mengelola kehadiran karyawan, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilalui. Berikut adalah beberapa tahapan penting dalam attendance cycle:
1. Pencatatan Kehadiran
Pencatatan kehadiran menjadi dasar untuk menghitung total jam kerja dan menentukan kehadiran karyawan dalam periode tertentu, misalnya satu bulan.
Langkah ini bisa dilakukan melalui berbagai cara, baik mencatat secara manual dengan buku absensi hingga sistem digital yang menggunakan software khusus.
Data ini harus mencakup waktu masuk (clock in) dan pulang (clock out) karyawan di hari kerja.
2. Validasi Kehadiran Karyawan
Ketika terjadi ketidaksesuaian atau ketidakcocokan antara rekap kehadiran dengan keadaan sebenarnya, HR dapat melakukan koreksi akan data absensi tetap akurat.
Hal ini biasanya terjadi ketika ada keterlambatan dalam pencatatan kehadiran atau adanya keperluan perbaikan data kehadiran yang sudah tercatat.
Sebagai contoh, karyawan lupa melakukan clock out padahal bekerja secara penuh dalam satu hari. Atau, bisa juga karyawan gagal absen di mesin fingerprint padahal masuk dan pulang sesuai jadwal yang ditetapkan.
Setiap tahapan dalam attendance cycle memiliki peranannya masing-masing dalam memastikan bahwa kehadiran karyawan tercatat dengan akurat dan terkelola dengan baik.
Kelola Kehadiran dengan Software Absensi LinovHR
Mengelola kehadiran karyawan dapat menjadi tugas yang kompleks, terutama di tengah dinamika tempat kerja yang terus berkembang.
Namun, dengan bantuan teknologi, seperti yang ditawarkan oleh Software Absensi LinovHR, proses ini dapat menjadi lebih efisien dan efektif.
Dilengkapi fitur dan modul yang saling terintegrasi, LinovHR menawarkan solusi yang dapat memudahkan pencatatan kehadiran karyawan secara otomatis, pelacakan timesheet karyawan, dan pembuatan laporan kehadiran karyawan.
Tak sampai di situ, Software Absensi LinovHR juga memiliki fitur Attendance Correction yang memungkinkan karyawan untuk memperbaiki jadwal kehadiran mereka jika terjadi ketidaksesuaian data.
Dengan software ini, perusahaan juga dapat menghubungkan data absensi dari mesin biometrik dan alat absensi lainnya kepada sistem dengan mudah sehingga tak perlu melakukan pencatatan secara manual.
Hebatnya lagi, software absensi juga terintegrasi dengan Software Payroll LinovHR sehingga seluruh data kehadiran karyawan, mulai dari jadwal kerja, cuti, dan izin bisa langsung diproses dalam perhitungan gaji.
Dengan menggunakan Software Absensi LinovHR, perusahaan dapat mengelola kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan akurat, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan.
Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan mulailah efektifkan manajemen kehadiran yang lebih baik sekarang juga!
