Mencatat kehadiran karyawan adalah hal yang penting, karena hal ini akan memengaruhi perhitungan gaji karyawan. Maka tidak jarang perusahaan membuat attendance form untuk mencatat jam kehadiran, keterlambatan, jam pulang sampai lembur.
Nantinya dari sinilah data terkait kehadiran akan dihitung sebagai komponen perhitungan gaji. Tidak hanya punya fungsi untuk membantu perhitungan penggajian, form kehadiran ini juga punya fungsi melihat kedisiplinan karyawan.
Saat ini, untuk membuat form ini sudah bisa dilakukan dengan menggunakan Excel, Google Form, atau secara digital memanfaatkan teknologi software absensi.
Untuk lebih jelasnya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Mengapa Attendance Form Penting?
Sebelum mengetahui cara membuat attendance form, akan lebih baik apabila Anda mengetahui pentingnya menerapkan daftar hadir karyawan di perusahaan. Berikut di antaranya.
1. Pencurian waktu
Pengelolaan absensi karyawan yang baik, tentunya akan memastikan bahwa karyawan akan bekerja sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditentukan perusahaan.
Oleh karena itu, attendance form ini bertujuan untuk mencegah karyawan mencuri waktu atau memalsukan jam kerja mereka.
2. Pembayaran lembur
Dengan menggunakan form kehadiran, tentunya akan mempermudah para manajemen perusahaan untuk melakukan pembayaran upah lembur kepada karyawan.
Hal ini karena waktu hadir dan waktu pulang karyawan dicatat secara real-time.
3. Mencatat ketidakhadiran karyawan
Dengan menggunakan attendance form, akan mempermudah perusahaan dalam mengetahui siapa saja karyawan yang tidak hadir pada saat bekerja.
Dari sini perusahaan bisa mengambil tindakan baik itu teguran lisan atau tertulis.
Baca Juga: Fitur-Fitur yang Mendukung Self Attendance Karyawan
Cara Membuat Attendance Form
Anda dapat membuat attendance form dengan menggunakan Excel dan Google Form, berikut ini langkah membuatnya.
Attendance Form dengan Excel
Langkah pertama untuk membuat attendance form di Excel adalah dengan membuka aplikasi Microsoft Excel di laptop atau komputer Anda. Lalu, Anda tambahkan beberapa nama di kolom Excel seperti nama karyawan, tanggal kehadiran, dan total kehadiran.
Setelah itu, untuk menambahkan tanggal kehadiran karyawan dengan klik kanan di dan pilih “Format Cells”. Kemudian pilih “Number Tab” dan pilih “Custom” dan masukan format kehadiran selama satu bulan kedepan.
Apabila Anda ingin menghapus hari Sabtu dan Minggu karena bukan hari kerja karyawan, maka cukup klik kotak kecil yang ada di sebelah kanan tanggal, kemudian pilih “Fill Weekdays”. Setelah itu, secara otomatis di kolom Excel akan menampilkan hari kerja saja, mulai dari hari senin sampai jumat.
Baca Juga: Manfaat Penggunaan Attendance Sheet
Attendance Form dengan Google Form
Langkah pertama untuk membuat attendance form di Google Form adalah dengan membuka situs Google Form.
Jika tampilannya sudah seperti ini, Anda perlu untuk mengganti nama pada judul formulir yang sesuai dengan perusahaan Anda.
Kemudian, pada kolom pertanyaan, Anda ganti dengan format “Kisi Pilihan Ganda”.
Setelah itu, Anda hanya tinggal menyesuaikan saja pertanyaan apa yang perlu disematkan pada Google Form. Jika Anda ingin menanyakan lebih dari satu pertanyaan, klik “Salin” di bawah kolom pertanyaan.
Setelah sudah membuat pertanyaan dan menyesuaikan jawabannya pada pilihan ganda, selanjutnya Anda klik “Kirim” untuk mengirim google form ini kepada seluruh karyawan Anda dengan menyertakan Gmail.
Setelah itu, kirim ke beberapa email karyawan Anda serta menuliskan subjek dan pesan yang ingin dituliskan. Jika sudah selesai semua, kemudian klik “Kirim”.
Baca Juga: Manfaat Daily Attendance dari Sisi HR
Proses Absen Lebih Ringkas dengan Aplikasi Absen LinovHR
Attendance form merupakan salah satu bagian dari administrasi perusahaan dalam hal pengelolaan kehadiran karyawan. Oleh sebab itu, sangat penting bagi seorang HR untuk dapat mengelola data absensi karyawan dengan baik.
Melalui pembuatan attendance form ini, tentunya akan membuat seorang HR bisa mengakomodir daftar kehadiran karyawan, mulai dari karyawan yang bekerja di kantor hingga karyawan yang sedang bekerja di lapangan.
Oleh sebab itu, hal ini perlu dikelola dengan baik agar perusahaan memiliki data kehadiran secara akurat.
Menggunakan Excel dan Google Form dalam membuat attendance form memang bisa membantu, tetapi dalam prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak efektif, karena HR harus menginput satu per satu data kehadiran karyawan dan menggunakan rumus dalam mengelolanya.
Tentu saja hal ini akan membuat kinerja HR terhambat karena pengelolaannya yang membutuhkan waktu lama. Selain itu, penggunaan Excel dan Google Form akan berpotensi pada kesalahan penginputan data kehadiran karyawan.
Untuk menangani hal ini, perusahaan bisa menggunakan sebuah aplikasi absensi yang dapat melakukan pencatatan kehadiran karyawan secara otomatis.
Adapun software yang bisa digunakan adalah Software Absensi LinovHR yang memiliki beberapa fitur canggih yang bisa mempermudah perusahaan dalam melakukan segala kegiatan pencatatan daftar hadir karyawan.
Ada fitur Timesheet dalam software ini yang dapat mengelola kehadiran karyawan. Karyawan dapat melakukan absen melalui aplikasi ESS melalui smartphone. Di mana absen bisa dilakukan dengan selfie, fingerprint, dan geolocation.
Nantinya data kehadiran karyawan akan langsung terinput di sistem, sehingga proses absen tidak lagi perlu dilakukan secara manual.
Perusahaan pun bisa mengatur waktu keterlambatan serta waktu lembur yang berlaku. Jadi sistem akan secara otomatis mencatat waktu karyawan yang datang tepat waktu dan terlambat.
Sehingga, waktu untuk mencatat kehadiran jadi lebih cepat dan tidak ada lagi ada kesalahan. Selain itu, ESS dari LinovHR dapat memungkinkan keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola data human resource mereka sendiri.
Hal ini tentunya akan mempermudah kinerja HR dalam melakukan Tunggu apa lagi? Gunakan Software Absensi sekarang juga!
