Agentic AI dalam HR: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Penerapannya

Agentic AI dalam HR adalah teknologi kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) yang dirancang untuk bekerja secara mandiri guna membantu berbagai proses manajemen sumber daya manusia.

Agentic AI memiliki perbedaan yang mendasar dengan AI tradisional. Jika AI tradisional hanya merespons sesuai dengan perintah tertentu, Agentic AI dapat menganalisis situasi, mengambil keputusan berdasarkan tujuan yang ditetapkan, serta menjalankan tindakan secara otomatis.

Seiring meningkatnya kebutuhan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja secara efisien, Agentic AI mulai menjadi pilihan dalam peran transformasi digital HR. 

Teknologi ini dapat membantu tim HR dalam mengurangi beban administratif, meningkatkan akurasi pengambilan keputusan, serta menciptakan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan.

Apa itu Agentic AI?

Pada dasarnya, Agentic AI merupakan generasi terbaru dari kecerdasan buatan (AI) yang memiliki kemampuan otonomi tingkat tinggi (autonomous AI). 

AI agentic memiliki kemampuan untuk menganalisis tujuan akhir (goal), memecah tujuan tersebut menjadi rangkaian tugas-tugas kecil secara otomatis, merencanakan tindakan, sampai mengeksekusi tugas menggunakan berbagai tools digital yang sudah terintegrasi.

Hal tersebut yang merupakan pembeda utama antara agentic AI dengan AI tradisional yang hanya merespon pada perintah (prompt) spesifik yang disampaikan pengguna.

Intinya, AI agentic merupakan sebuah sistem cerdas yang tidak hanya berpikir atau menghasilkan teks, tetapi juga dapat bertindak sebagai individu yang memiliki akal secara digital. 

Karakteristik utama Agentic AI yakni:

• Bekerja secara otomatis.
• Berorientasi pada tujuan akhir.
• Dapat mengambil keputusan berdasarkan data.
• Memiliki kemampuan improvisasi dan adaptasi.
• Mengolah berbagai sumber data untuk dijadikan insight.

Dalam pemanfaatannya pada manajemen SDM, teknologi ini dapat digunakan sebagai agentic HR. 

sistem ini dapat ditempatkan di berbagai lini pekerjaan HR untuk mengatur alur kerja secara otomatis, berinteraksi dengan sistem lain yang sudah terintegrasi, serta mengevaluasi kinerjanya sendiri demi mencapai fungsi yang optimal.

Baca Juga: Artificial Intelligence (AI): Pengertian, Contoh, dan Penerapan

Perbedaan Agentic AI dan AI Tradisional dalam HR

Saat ini, teknologi AI telah digunakan untuk membantu berbagai aktivitas manajemen HR seperti proses screening CV, chatbot HR, hingga analisis data karyawan. 

Namun, kemampuan AI tradisional masih terbatas karena sistem ini hanya bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan oleh user.

Sementara itu, Agentic AI memiliki kemampuan yang lebih canggih karena dapat bertindak secara mandiri untuk mencapai tujuan tertentu. 

Teknologi ini tidak hanya sekedar menjalankan tugas, tetapi juga mampu menentukan langkah terbaik berdasarkan situasi yang dihadapi.

Misalnya, AI tradisional dapat membantu proses screening CV berdasarkan kata kunci yang sudah ditentukan. 

Namun, Agentic AI dapat melakukan proses yang lebih kompleks, seperti mengevaluasi kandidat, menjadwalkan wawancara, mengirim pesan otomatis, hingga memberikan rekomendasi perekrutan berdasarkan berbagai kemungkinan variabel yang sudah dianalisis.

Cara Kerja Agentic AI dalam HR

Dalam proses manajemen HR, agentic AI melibatkan beberapa proses yang memungkinkan sistem memahami tujuan, menganalisis data, dan mengambil tindakan secara otomatis. Berikut adalah tahap cara kerja agentic AI dalam HR:

1. Mengumpulkan Data

Tahap pertama manajemen SDM menggunakan agentic AI adalah mengumpulkan data dari berbagai sumber HR, seperti HRIS, payroll, absensi, performance management, recruitment system, dan employee survey.

Data tersebut merupakan pondasi utama agar AI dapat memahami kondisi tenaga kerja di dalam perusahaan secara menyeluruh.

2. Memahami Tujuan yang Akan Dicapai

Setelah mendapatkan data, Agentic AI akan memahami tujuan yang ingin dicapai perusahaan, misalnya:

• Mengurangi tingkat turnover.
• Meningkatkan efektivitas proses rekrutmen.
• Meningkatkan produktivitas karyawan.
• Mengoptimalkan workforce planning.

Tujuan-tujuan tersebut yang akan menjadi acuan bagi agentic AI dalam menentukan tindakan yang akan dilakukan.

3. Menganalisis Situasi dan Konteks

Proses selanjutnya adalah agentic AI akan menganalisis data yang sudah terkumpul untuk memahami kondisi real-time perusahaan. Fokus analisisnya yakni:

• Tingkat turnover.
• Performa karyawan.
• Kebutuhan tenaga kerja.
• Tingkat engagement.
• Efektivitas proses rekrutmen.

Tahap ini sangat penting bagi AI untuk memahami akar permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.

4. Menentukan Tindakan yang Tepat

Setelah mendapatkan hasil analisis, sistem akan menentukan tindakan yang dianggap paling efektif untuk mencapai tujuan.

Contohnya, jika ditemukan risiko turnover tinggi, Agentic AI akan merekomendasikan program retensi atau pengembangan karir yang sesuai untuk mengurangi tingkat turnover.

5. Eksekusi secara Otomatis

Proses selanjutnya setelah agentic AI menemukan tindakan yang tepat adalah tahap eksekusi. Tahap ini dilakukan secara mandiri oleh AI dengan menggunakan metode yang berorientasi pada hasil akhir yang maksimal.

6. Evaluasi mandiri

Setelah semuanya selesai, agentic AI akan terus mengidentifikasi dan mengevaluasi hasil yang diperoleh. 

Hasil evaluasi ini nantinya akan digunakan sebagai feedback yang berfungsi untuk meningkatkan akurasi pengambilan keputusan di masa mendatang.

Kemampuan belajar secara mandiri inilah yang membuat sistem menjadi semakin efektif seiring waktu berjalan.

Apa Hubungan antara Agentic AI dengan HR?

Hubungan antara Agentic AI dengan proses manajemen HR merupakan salah satu kemajuan teknologi yang sangat efektif dan menjadi awal otomatisasi dari proses manajemen SDM. 

Pada dasarnya, manajemen HR merupakan bidang yang berfokus pada pemberdayaan manusia.

Namun pada kenyataannya, praktisi HR sering kali direpotkan oleh proses administratif yang rumit, regulasi yang dinamis, serta pengolahan data transaksional yang terlalu repetitif.

Agentic AI hadir sebagai partner digital yang cerdas bagi tim HR. Teknologi ini tidak menghilangkan peran manusia, melainkan mengambil alih beban kerja yang dianggap terlalu menyulitkan. 

Dengan demikian, hubungan ini akan membuat para HR terbebas dari urusan birokrasi, dan berfokus pada aspek-aspek yang membutuhkan empati manusia. 

Contohnya adalah negosiasi dengan karyawan, resolusi konflik, serta pembangunan hubungan interpersonal yang tidak akan pernah dapat digantikan oleh mesin atau sistem komputer mana pun.

Baca Juga: 4 Cara AI Membantu Proses Learning and Development

Mengapa Agentic AI Penting dalam HR?

Saat ini, HR dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mendukung pertumbuhan bisnis melalui pengelolaan tenaga kerja yang efektif.

Untuk menjalankan peran tersebut, HR membutuhkan sistem yang mampu mengelola data secara cepat dan menghasilkan insight yang akurat. Salah satu teknologi yang menjawab kebutuhan tersebut adalah Agentic AI.

Sebuah studi ilmiah yang dilakukan oleh Joshi tahun 2023 menemukan bahwa penggunaan agentic AI sangat penting karena dapat mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan HR. Hal ini dikarenakan agentic AI merupakan sistem yang bersifat otonom, dan dapat bertindak secara mandiri dalam pengambilan keputusan dan eksekusi tugas.

Berikut beberapa alasan mengapa Agentic AI penting dalam HR:

1. Mengurangi Beban Administratif HR

Pada proses manajemen HR tradisional, banyak pekerjaannya masih bersifat administratif dan repetitif. Di sini, agentic AI berperan dalam membantu otomatisasi berbagai tugas tersebut sehingga tim HR dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis.

2. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Dengan kemampuan analisis data yang cepat, Agentic AI dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan HR secara lebih akurat dan tepat waktu.

3. Mendukung HR Analytics

Agentic AI memiliki kemampuan untuk mengolah data dalam jumlah besar. Hal ini tentu dapat menghasilkan insight terbaik yang dapat membantu perusahaan memahami kondisi tenaga kerja secara mendalam.

4. Meningkatkan Akurasi

Karena agentic AI sangat berorientasi pada data, keputusan yang diambil cenderung lebih objektif. Hal ini berbanding terbalik jika dibandingkan dengan HR tradisional yang keputusannya diambil cenderung berdasarkan intuisi atau asumsi.

4. Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Pengelolaan SDM yang lebih efektif akan berdampak langsung secara positif  terhadap produktivitas pegawai, retensi karyawan, serta keberhasilan bisnis secara keseluruhan.

Manfaat Agentic AI dalam HR

Penerapan Agentic AI ke dalam sistem HR mendukung otomatisasi secara penuh pada proses manajemen SDM. Hal ini berdampak signifikan pada efisiensi kerja serta strategi bisnis yang optimal:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional HR

Dengan kemampuan otomatisasi HR secara penuh, semua proses yang awalnya memerlukan waktu berhari-hari, kini dapat diselesaikan dengan waktu lebih singkat. 

Tugas-tugas seperti verifikasi dokumen, klaim medis, sinkronisasi data mutasi karyawan, hingga pembaruan kebijakan internal, kini dapat diselesaikan secara otomatis oleh sistem AI dalam hitungan menit secara akurat.

2. Mengurangi Beban Administratif

Pengurusan administrasi seperti kuota cuti atau prosedur klaim asuransi sering kali membuat tim HR merasa terbebani. 

Agen AI berperan sebagai partner kerja yang mampu menyelesaikan urusan administrasi tersebut secara langsung ke dalam sistem tanpa perlu melibatkan staff HR.

3. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Sistem agentic AI memiliki kemampuan untuk menganalisis data komparatif untuk urusan promosi dan suksesi. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi proses suksesi atau promosi yang bertele-tele karena semua metrik kinerja dan prediksi keberhasilan kandidat sudah tersusun rapi oleh sistem.

4. Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Dengan dukungan employee experience oleh AI, perusahaan mampu memproses segala urusan karyawan secara personal, cepat, dan transparan. 

Sistem akan memastikan respon dokumen dan pengajuan lainnya berlangsung secara cepat. Hal ini berperan dalam meningkatkan kepuasan kerja (job satisfaction) dan loyalitas karyawan secara masif.

5. Mendukung Strategi HR Berbasis Data

Agentic AI mampu mengubah fungsi HR yang semula bersifat reaktif (menyelesaikan masalah setelah terjadi), menjadi lebih proaktif dan preventif. 

Melalui analisis data prediktif, HR dapat merancang berbagai strategi seperti program retensi, pelatihan, dan anggaran belanja pegawai dengan akurasi berbasis data.

Penggunaan Agentic AI dalam HR

Penerapan agentic AI dalam HR sudah mencakup hampir seluruh aspek manajemen SDM di perusahaan. Berikut adalah beberapa sektor HR yang dapat menggunakan bantuan AI agentic: 

1. Rekrutmen

Dalam proses rekrutmen, Agentic AI dapat membantu tim HR dalam screening kandidat, mengevaluasi CV, menjadwalkan wawancara, hingga merekomendasikan kandidat terbaik. Hal ini membuat proses rekrutmen menjadi lebih cepat dan efisien.

2. Onboarding

AI agentic dapat bertindak sebagai asisten virtual yang membantu karyawan baru untuk memahami prosedur perusahaan. Selain itu, agentic AI dapat membantu menyelesaikan administrasi awal, serta memberikan informasi yang dibutuhkan selama masa onboarding.

3. Workforce Planning

Selanjutnya, sistem agentic AI juga dapat membantu menganalisis kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi bisnis, data historis, dan proyeksi pertumbuhan perusahaan.

4. Performance Management

Agentic AI dapat dimanfaatkan untuk  memantau KPI, menganalisis performa karyawan, serta memberikan rekomendasi program pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan tiap karyawan.

5. Learning and Development

Sistem ini mampu mengidentifikasi tingkat kemampuan karyawan, lalu merekomendasikan program pelatihan yang relevan untuk perkembangan skill setiap karyawan.

6. Employee Experience

Dengan bantuan agentic AI, tugas HR untuk melayani karyawan akan menjadi lebih cepat, personal, dan berfokus pada kebutuhan individu. Hal ini tentunya akan meningkatkan employee experience di perusahaan

Berikut adalah tabel ringkasan contoh penggunaan agentic AI dalam HR:

Tantangan Penggunaan Agentic AI dalam HR

Meskipun kehadiran AI agentic merupakan suatu transformasi luar biasa di bidang HR, Sistem ini tidak luput dari tantangan besar yang wajib dipersiapkan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa tantangan yang berpotensi menjadi masalah bagi agentic AI:

1. Masalah Privasi dan Keamanan Data Karyawan

Agentic AI membutuhkan akses penuh terhadap data sensitif karyawan, seperti rekam medis, payroll, evaluasi psikologis, dan data pribadi. 

Hal ini meningkatkan risiko kebocoran data atau penyalahgunaan hak akses yang akan merugikan perusahaan maupun karyawan. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sistem keamanan atau enkripsi berlapis.

2. Potensi Bias Algoritma

Untuk mulai menganalisis, AI akan mempelajari data historis perusahaan di masa lalu. Jika data historis perusahaan di masa lalu mengandung bias diskriminatif dalam proses rekrutmen, maka agen AI tersebut akan mengikuti dan memperkuat bias diskriminatif tersebut secara otomatis.

3. Hilangnya Empati dan Rasa Kemanusiaan

Proses otomatisasi berbagai tugas HR berisiko membuat pola interaksi menjadi terasa lebih dingin, kaku, dan terlalu mekanis. 

Karyawan mungkin akan merasa kurang dihargai sebagai manusia jika semua urusan karir, kompensasi, dan keluh kesah pekerjaan mereka hanya ditangani oleh robot digital tanpa empati dari manusia.

4. Kompleksitas Integrasi dan Infrastruktur yang Rumit

Membangun ekosistem AI otomatis yang mampu berfungsi dan berkomunikasi dengan lancar antar sistem terintegrasi milik perusahaan membutuhkan biaya yang tidak sedikit. 

Selain itu, infrastruktur IT yang dibutuhkan untuk mengoperasikan agentic AI juga memerlukan persiapan yang matang.

5. Resistensi pengguna

Minimnya pengetahuan staff HR tentang AI dapat menghadirkan permasalahan tersendiri. Kurangnya literasi tentang AI membuat tim HR kesulitan dalam mengawasi, mengaudit, dan berkolaborasi dengan AI agent yang otonom ini.

Cara Implementasi Agentic AI dalam Manajemen HR

Untuk memastikan proses transisi menuju teknologi AI berjalan sukses dan sesuai dengan nilai investasi, perusahaan harus melakukan perencanaan strategis sebelum mengimplementasikan Agentic AI dalam HR. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

1. Evaluasi Kesiapan Data

Langkah pertama sebelum anda mengimplementasikan agentic AI adalah memastikan seluruh data HR terbebas dari duplikasi dan kesalahan input manual. 

Pastikan seluruh data (absensi, payroll, dan performa) sudah terpusat dalam satu platform digital agar sistem AI dapat mengaksesnya dengan aman.

2. Mulai Percobaan (Trial)

Jika perusahaan Anda baru beralih menggunakan AI, jangan langsung merombak seluruh sistem sekaligus. 

Terapkan AI untuk HR pada satu fungsi spesifik yang memiliki tingkat risiko rendah terlebih dahulu. Contohnya adalah otomatisasi penyaringan CV atau layanan FAQ administrasi cuti karyawan.

3. Pilih Penyedia Layanan Software yang Terpercaya

Pilihlah vendor teknologi yang memiliki reputasi terbaik, menyediakan jaminan keamanan sistem yang ketat, serta memiliki tampilan antarmuka yang mudah digunakan oleh seluruh kalangan pengguna tanpa keahlian pemrograman.

4. Edukasi Tim HR

Langkah terakhir adalah Memberikan pelatihan literasi data kepada tim manajemen SDM. Tetapkan regulasi internal bahwa keputusan penting seperti pemutusan hubungan kerja (PHK), pemberian sanksi berat, atau penentuan promosi jabatan tetap ada di tangan manusia (Human-in-the-Loop).

Di sini, tugas AI hanya untuk memberikan rekomendasi berdasarkan analisis data.

Baca Juga: Peran AI dalam Performance Management, Apa Keuntungannya?

Dukung Transformasi HR Digital dengan Software HRIS LinovHR

Perkembangan teknologi masa depan membuat Agentic AI dalam HR menjadi sebuah standar dalam manajemen SDM. 

Dalam mengimplementasikan sistem AI ini, perusahaan membutuhkan pondasi sumber daya yang sudah terdidik dan terdigitalisasi secara sempurna. 

Anda tidak akan bisa beralih ke sistem AI jika pengelolaan administrasi di perusahaan Anda masih terpaku pada metode kuno menggunakan kertas atau aplikasi Excel yang terpisah-pisah dan rawan manipulasi data.

LinovHR hadir sebagai solusi utama Software HRIS di Indonesia yang siap mewujudkan transformasi digital untuk perusahaan Anda. 

Kami menawarkan berbagai modul komprehensif yang dapat membantu perusahaan anda mencapai otomatisasi sistem yang optimal.

Modul-modul kami mencakup pengelolaan absensi digital berbasis geo-fencing, otomatisasi perhitungan payroll dan struktur skala upah, sistem manajemen performa berbasis KPI transparan, hingga modul rekrutmen dan pelatihan karyawan.

Selain itu, LinovHR juga mampu mengintegrasikan seluruh data penting SDM perusahaan Anda ke dalam satu platform terpusat berbasis cloud.

LinovHR menyediakan fitur yang rapi, akurat, dan bersifat real-time yang merupakan pondasi utama untuk menerapkan teknologi pinta sistem AI. Segera jadwalkan demo gratis bersama tim konsultan ahli LinovHR dan wujudkan transformasi sistem HR modern berbasis AI untuk perusahaan Anda!

Frequently Asked Questions (FAQ)