Perusahaan diperbolehkan untuk memberlakukan jam lembur oleh pemerintah, sesuai dengan UU Cipta Kerja yang mengatur jam lembur selama maksimal 4 jam dalam sehari atau 18 jam dalam seminggu.
Namun, sebelum Anda menerapkan jam lembur, Anda perlu mengeluarkan form lembur karyawan. Form lembur ini bisa dibuat di Microsoft Excel. Apa sebenarnya form lembur karyawan dan pentingnya form lembur tersebut? Simaklah artikel LinovHR berikut ini!
Kegunaan Form Lembur Excel
Form lembur memiliki fungsi sebagai bukti persetujuan jam lembur antara karyawan dan perusahaan. Jika jam lembur tersebut tidak disepakati, maka jam lembur tidak akan berlaku.
Selain menjadi bukti persetujuan jam lembur secara tertulis, form lembur juga memiliki kegunaan lain sebagai berikut.
1. Menciptakan Pemberian Upah Lembur yang Adil
Ketika melaksanakan jam lembur, perusahaan perlu pertanggungjawaban pekerjaan yang benar dari karyawan dan karyawan memerlukan upah lembur yang sesuai dari perusahaan.
Oleh karena itu, form lembur berfungsi sebagai patokan penghitungan upah lembur untuk karyawan dan dasar dari pertanggungjawaban pekerjaan karyawan pada perusahaan.
2. Menjaga Sumber Daya Milik Perusahaan dan Kesehatan Karyawan
Di samping itu, form lembur terdiri atas tugas dan durasi jam lembur sehingga dapat mencegah penyalahgunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan dan menjaga produktivitas serta kesehatan dan keselamatan karyawan.
Baca Juga: Perhitungan Lembur di Microsoft Excel
Contoh Form Lembur Excel
Dalam membuat form lembur, Anda dapat menggunakan format apa saja, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun format form lembur dapat dibuat dengan dokumen Word atau Excel.
Form lembur biasanya memuat nama formulir, tempat dan tanggal lembur, nama-nama karyawan yang akan kerja lembur, daftar tugas lembur karyawan, durasi jam lembur, dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Adapun beberapa contoh form lembur adalah sebagai berikut.
Contoh Form Lembur Excel Sederhana
Setelah menggunakan contoh form di atas, perusahaan perlu memindahkan data dalam form lembur ke dalam rekap mingguan dan bulanan, yang berguna untuk menghitung upah lembur karyawan.
Baca Juga: Cara Mudah Buat Formulir Lembur dengan ESS LinovHR
Kelemahan Menggunakan Form Lembur
Pembuatan form lembur dengan dokumen Word dan Excel perlu dilakukan secara manual. Cara tersebut justru menimbulkan lebih banyak kelemahan. Adapun kelemahan yang timbul jika Anda menggunakan form lembur manual adalah sebagai berikut.
1. Form Akan Mudah Rusak atau Hilang
Jika menggunakan form lembur yang dicetak memakai kertas, akan lebih besar kemungkinan form lembur hilang atau rusak sehingga diperlukan pengarsipan yang tepat untuk menyimpan dokumen form lembur.
2. Prosedur Persetujuan yang Kompleks
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, form lembur perlu disepakati oleh kedua belah pihak. Prosedur persetujuan yang rumit akan menjadi kelemahan bagi form lembur Excel atau manual.
Apalagi tiap perusahaan memiliki alur kerja yang berbeda-beda. Maka penyelesaian kesepakatan form lembur bisa jadi akan memakan waktu yang lama.
3. Meminimalisir Human Error dalam Penghitungan Upah
Dalam proses memindahkan data pada form lembur Excel manual ke dalam rekap mingguan dan bulanan, perusahaan perlu mengetiknya satu-persatu.
Dengan cara tersebut, besar kemungkinan kesalahan pengetikan akan terjadi dan berpengaruh pada upah lembur karyawan. Hal tersebut juga bisa berdampak pada keuangan perusahaan.
4. Tidak Cocok untuk Sistem Kerja Fleksibel
Dengan adanya sistem kerja fleksibel akibat pandemi seperti saat ini, pelaksanaan form lembur akan menjadi lebih sulit. Perusahaan dan karyawan yang bekerja dengan sistem remote atau work from home (WFH) akan merasa kesulitan dalam mengisi dan membuat persetujuan form lembur Excel manual.
Alihkan Manajemen Lembur ke Aplikasi Absensi LinovHR
Form lembur menjadi dokumen penting yang perlu dipenuhi oleh perusahaan ketika meminta karyawan untuk melakukan lembur.
Namun, pembuatan form lembur dengan Excel masih banyak kelemahan terutama dalam hal pengelolaannya. Form lembur tersebut bisa hilang atau rusak. Padahal form ini sangat penting untuk mencatat durasi lembur setiap karyawan.
Tentu hal ini sangat melelahkan divisi HR, oleh karena itulah sudah saatnya perusahaan menggunakan aplikasi absen seperti LinovHR. Aplikasi absensi LinovHR memiliki fitur Request yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan lembur hanya dari smartphone mereka.
Pengajuan tersebut akan masuk ke dashboard software absensi LinovHR, di sini HR bisa langsung melakukan approval. Lalu surat pengajuan tersebut akan tersimpan dengan aman di cloud.
Dengan bantuan aplikasi absen LinovHR, proses pembuatan form lembur bisa lebih praktis dan dapat terkelola dengan baik. Pekerjaan HR pun bisa lebih efektif dan efisien.
Gunakan LinovHR sekarang untuk kemudahan dalam mengelola administrasi karyawan Anda!
