Guna memastikan bahwa karyawan mematuhi jam kerja yang berlaku, HR bertanggung jawab untuk memantau perkembangan kerja karyawan setiap harinya. Namun, pengamatan secara langsung tergolong sulit untuk dilakukan. Maka, untuk mengatasinya, dibuatlah laporan kerja harian karyawan.
Kendala Saat Memantau Kerja Karyawan
Memantau kerja karyawan merupakan hal yang menantang. Meski dengan bantuan work report harian karyawan sekalipun, terdapat cukup banyak kendala yang harus dihadapi HR, di antaranya:
1. Kurangnya Transparansi
Tanpa perangkat atau alat bantu yang tepat, HR akan kesulitan untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai apa saja yang dilakukan karyawan setiap harinya. Terlebih jika kantor menerapkan sistem hybrid atau remote working sehingga transparansi kerja para karyawan akan semakin berkurang.
2. Data yang Tidak Terstruktur
Karyawan bisa jadi akan mengirim laporan kerja harian mereka lewat berbagai bentuk dan platform, seperti dokumen Word, email, atau bahkan pesan teks. Hal ini bisa menimbulkan kesulitan bagi HR ketika hendak menyatukan data dan membuat analisis.
3. Waktu dan Sumber Daya yang Terbatas
Menjalani proses panjang mulai dari pengumpulan, pemeriksaan, hingga analisis laporan kerja harian karyawan secara manual bisa memakan banyak waktu dan sumber daya. HR seringkali harus terjebak dalam tugas administratif ini sehingga tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengerjakan tugas lainnya.
4. Keterlambatan dalam Mengirim Laporanย
Karyawan seringkali terlambat mengirim laporan kerja harian karena berbagai hal, seperti workload yang menggunung sehingga mereka tidak sempat menyusun laporan dengan segera, maupun kurangnya sistem yang memudahkan proses pelaporan.
5. Kualitas Data yang Kurang Memadai
Laporan yang dibuat karyawan mungkin kurang detail atau tidak menggambarkan kinerja mereka yang sebenarnya. Hal ini bisa disebabkan oleh ketidakjujuran maupun kurangnya pemahaman tentang apa yang perlu dilampirkan dalam laporan kerja harian karyawan.
Cara Membuat Laporan Kerja Harian Karyawan
Untuk mengatasi kendala di atas, HR perlu menetapkan sistem pelaporan yang efektif. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa dilakukan ketika membuat laporan kerja harian karyawan:
1. Tentukan Format Laporan
Pertama, tetapkan format standar yang bisa diikuti seluruh karyawan dengan mudah. Format ini bisa berupa template sederhana yang mencakup poin-poin penting seperti tugas yang telah diselesaikan, tugas yang sedang dikerjakan, dan rencana kerja untuk hari berikutnya.
2. Gunakan Tools yang Tepat
Guna mempermudah proses pelaporan, tidak ada salahnya untuk memanfaatkan teknologi seperti aplikasi pelaporan harian atau software performance management yang bisa membantu HR mengumpulkan dan menganalisis data secara efisien.
3. Beri Jadwal Ketat Terkait Waktu Pengumpulan
Beri batas waktu pengumpulan laporan secara tegas. Misalnya, laporan harus diserahkan setiap akhir hari kerja. Dengan begitu, karyawan akan menjadi lebih disiplin dan konsisten dalam melaporkan kinerjanya.
4. Beri Panduan yang Jelas
Pastikan bahwa karyawan tahu apa yang harus ditulis dalam laporan dan bagaimana cara melaporkannya. Maka, sertakan panduan dan contoh yang jelas supaya tidak terjadi kebingungan.
5. Beri Review dan Feedback
Nilai laporan yang masuk secara rutin dan berikan feedback kepada karyawan mengenai apa saja yang perlu diperbaiki. Selain memantau kinerja, hal ini juga dapat memotivasi karyawan untuk memberi laporan yang lebih baik.
Contoh Laporan Kerja Harian Karyawan
Berikut adalah contoh laporan kerja harian karyawan yang bisa Anda jadikan patokan:
Nama Karyawan : Ariella Marpaung
Departemen : Marketing & Communication
Tanggal : 31 Juli 2024
Tugas yang Telah Diselesaikan:
- Menyelesaikan draft kampanye email untuk produk baru.
- Mengadakan meeting dengan tim desain untuk membahas konsep visual produk.
- Menyusun laporan analisis pasar untuk presentasi mingguan.
Tugas yang Sedang Dikerjakan:
- Melakukan finalisasi konten untuk website perusahaan.
- Mempersiapkan materi dan kebutuhan presentasi untuk meeting dengan klien keesokan hari.
Rencana Kerja untuk Besok:
- Menyelesaikan revisi kampanye email berdasarkan feedback.
- Mengadakan meeting dengan tim sales untuk mendiskusikan strategi pemasaran.
Catatan Tambahan:
Perlu bantuan dari tim IT untuk memperbaiki akses ke analytic dashboard.
Meski sederhana, tetapi contoh laporan di atas bersifat cukup detail dalam menggambarkan apa saja yang dikerjakan karyawan dalam sehari. Dengan begitu, HR bisa lebih mudah memantau perkembangan dan hambatan yang dialami karyawan.
Tingkatkan Kinerja Karyawan dengan Performance Management Systems LinovHR
Selain dengan membuat laporan kerja harian karyawan, pemantauan kinerja juga bisa dilakukan secara digital dengan bantuan Performance Management System dari LinovHR.
Sistem ini menawarkan solusi komprehensif yang secara khusus dirancang untuk mengelola dan memantau kinerja karyawan secara efektif, baik dalam tingkat individu, unit, divisi, maupun departemen.
Selain akurat, Performance Management System dari LinovHR juga memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan tampilan desain user-friendly sehingga memudahkan user dalam pemakaiannya.
Tunggu apa lagi? Ayo segera digitalisasi proses pemantauan kinerja karyawan Anda dengan ajukan demo gratisnya sekarang juga!
