Dalam dunia profesional, feedback memegang peran krusial dalam mendorong pertumbuhan dan perkembangan individu maupun perusahaan. Baik di lingkungan pendidikan, bisnis, maupun pekerjaan, feedback menjadi elemen kunci untuk mencapai kesuksesan.
Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan feedback? Mari simak lebih lanjut penjelasan feedback dalam artikel ini.
Pengertian Feedback
Feedback atau umpan balik adalah tanggapan yang diberikan kepada individu atau kelompok mengenai kinerja, hasil, atau proses mereka. Feedback dapat berupa evaluasi, saran, komentar, atau penilaian, dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis.
Feedback yang efektif haruslah spesifik, objektif, dan disampaikan dengan cara yang positif dan membangun. Feedback yang baik tidak hanya berfokus pada kelemahan, tetapi juga menyoroti kekuatan dan memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan.
Dengan memberikan dan menerima feedback secara teratur, perusahaan dapat menciptakan budaya kerja yang positif dan mendorong peningkatan kinerja secara berkelanjutan.
Baca juga: Manfaat 360 Degree Feedback untuk Karyawan, Tim, dan Manager
Jenis-Jenis Feedback
Menurut Federation University Australia, jenis feedback dibagi menjadi beberapa jenis. Berikut ini adalah jenis feedback yang perlu Anda pahami lebih lanjut:
Feedback Informal
Feedback informal merupakan jenis masukan yang muncul secara spontan dan membutuhkan hubungan baik antara pemberi dan penerima feedback agar koreksi dapat diterima secara positif. Hal ini sering terjadi dalam diskusi kelompok di lingkungan kerja.
Feedback Formal
Feedback formal adalah umpan balik yang terstruktur dan terencana. Biasanya diberikan dalam konteks penilaian kinerja, evaluasi proyek, atau tinjauan berkala. Feedback formal bertujuan untuk memberikan penilaian objektif dan saran perbaikan yang spesifik.
Contohnya adalah penilaian kinerja tahunan, laporan evaluasi proyek, atau umpan balik dari atasan setelah presentasi.
Feedback Formatif
Feedback formatif bertujuan untuk meningkatkan kualitas kinerja dan mencegah kesalahan sebelum terjadi. Biasanya, feedback ini diberikan di awal proyek atau tugas untuk memberikan arahan yang jelas dan membantu karyawan merasa siap untuk mencapai target yang diharapkan.
Feedback Sumatif
Feedback sumatif adalah evaluasi yang membandingkan hasil kerja dengan standar atau tolok ukur yang telah ditetapkan. Feedback ini mencakup komentar terperinci dan spesifik mengenai pekerjaan, beserta penjelasan mengenai kriteria penilaian dan saran untuk peningkatan di masa mendatang.
Feedback 360 Derajat
Feedback 360 Derajat merupakan masukan yang dapat diperoleh dari berbagai pihak, seperti atasan, rekan kerja, dan bawahan, untuk memberikan pandangan menyeluruh mengenai performa seseorang. Contohnya, “Saya mendapat masukan dari beberapa rekan bahwa Anda memiliki kemampuan kolaborasi yang sangat baik. Ini merupakan nilai tambah bagi tim.”
Feedback yang Membangun
- Positif feedback adalah masukan yang diberikan sebagai tanda bahwa Anda baik serta tepat dalam melakukan sebuah pekerjaan. Positif feedback juga bisa dikategorikan juga sebagai pujian. Misalnya, Anda diberikan pujian hebat karena telah memenangkan tender atau berhasil mengerjakan suatu proyek.
- Negatif feedback adalah masukan yang diberikan sebagai tanda bahwa Anda kurang mengerti atau miss dari sebuah pekerjaan. Negatif feedback sendiri dapat dikatakan sebagai kritikan. Misalnya, Anda ditegur karena malah asyik main handphone saat rapat atau Anda melakukan kesalahan dalam penghitungan.
Fungsi Feedback
Feedback digunakan di berbagai bidang karena fungsinya yang bermacam-macam. Terdapat 4 fungsi umpan balik secara umum, di antaranya:
1. Meningkatkan Kelebihan
Feedback memiliki potensi besar untuk meningkatkan kelebihan penerimanya. Melalui umpan balik yang jujur dan konstruktif, individu dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang kelebihan mereka dan cara terbaik untuk mengoptimalkannya.
Feedback yang mengakui dan menghargai kelebihan spesifik individu dapat memberikan dorongan motivasi dan meningkatkan rasa percaya diri mereka.
Dengan demikian, umpan balik yang memperkuat kelebihan dapat menjadi pendorong pertumbuhan dan pencapaian yang lebih tinggi bagi individu.
2. Memperbaiki Kekurangan
Feedback memiliki peran penting dalam membantu individu memperbaiki kekurangan mereka.
Melalui umpan balik yang konstruktif, individu dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang area di mana mereka perlu meningkatkan kinerja atau keterampilan mereka.
Umpan balik yang jujur dan objektif dapat mengidentifikasi kekurangan dengan cara yang tidak menyalahkan dan memberikan solusi yang berguna untuk mengatasi mereka.
3. Memperkuat Hubungan
Dengan memberikan umpan balik yang jujur dan konstruktif, individu dapat mengungkapkan apresiasi terhadap kontribusi positif rekan kerja, memperbaiki masalah atau ketegangan yang mungkin ada, serta membangun kepercayaan dan saling pengertian.
Feedback yang memperkuat hubungan juga memberikan kesempatan bagi individu untuk mendengarkan dengan aktif, menghormati perspektif orang lain, dan menciptakan iklim kerja yang inklusif.
4. Mendorong Inovasi
Adanya feedback, justru bisa mendorong munculnya inovasi guna memperbaiki suatu proses kerja agar bisa lebih efisien. Hal ini akan sangat membantu baik dalam mengidentifikasi suatu masalah, penyebab, hingga penyelesaian yang bisa didiskusikan bersama.
Karyawan yang menerima feedback dengan baik, juga cenderung memiliki niatan untuk terus memperbaiki caranya dalam bekerja dan beradaptasi.
Tips Memberikan Feedback
Dengan memberikan feedback kepada karyawan, dapat membantu Anda untuk berkomunikasi lebih baik lagi serta meningkatkan kinerja karyawan.
Sehingga Anda memiliki karyawan unggul dan performa perusahaan juga meningkat. Bagaimana cara memberikan feedback yang baik?
Berikan Feedback yang Spesifik dan Detail
Dalam penyampaian feedback, sebaiknya dilakukan dengan singkat, padat, dan jelas. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyampaian hal yang tidak dibutuhkan agar tidak menimbulkan salah paham.
Dengan memberikan feedback yang spesifik, tidak membuat karyawan bingung.
Sampaikan Secara Pribadi
Feedback bertujuan untuk membantu individu memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kelebihan. Oleh karena itu, sampaikan feedback secara pribadi agar orang lain tidak mengetahui kekurangan yang perlu diperbaiki.
Tetap Fokus pada Masalah Utama
Saat memberikan feedback, fokuslah pada inti permasalahan dan hindari mengomentari hal-hal yang tidak relevan. Misalnya, jika ingin membahas penurunan kinerja karyawan, jangan mengomentari hal-hal di luar pekerjaan. Sebaiknya, sampaikan feedback berdasarkan data konkret tentang penurunan kinerja tersebut agar karyawan dapat memahami dan berupaya memperbaiki kinerjanya.
Dengan menyampaikan feedback secara sopan dan fokus pada inti permasalahan, diharapkan feedback dapat diterima dengan baik dan mendorong perbaikan.
Berikan Solusi dan Saran Perbaikan
Saat memberikan feedback, berikan solusi atau saran perbaikan yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti. Hal ini akan membantu penerima feedback memahami langkah-langkah yang perlu diambil untuk meningkatkan kinerja mereka.
Baca Juga: Pentingnya HR Melakukan Employee Performance Management
Contoh Feedback Positif untuk Hasil Kerja Karyawan yang Kurang Memuaskan
Setiap perusahaan tentu memiliki karyawan dengan potensi dan kemampuan yang berbeda-beda. Ada karyawan dengan hasil kerja optimal.
Akan tetapi, juga ada karyawan dengan hasil kerja yang minimal. Umumnya, hal tersebut disebabkan oleh berbagai hal. Berikut beberapa contoh feedback positif yang dapat meningkatkan motivasi karyawan.
1. Karyawan Tidak Mampu Bekerja Sesuai Target
Hampir setiap perusahaan tentu memiliki target yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu. Hal ini bertujuan untuk menjaga stabilitas operasional dan kinerja karyawan.
Namun, terkadang ada saja sejumlah karyawan tidak mampu bekerja sesuai target yang telah ditentukan. Hal demikian tentu akan menghambat produktivitas dan alur kerja perusahaan.
Akan tetapi, sebagai perusahaan perlu mencari tahu dahulu apa penyebab karyawan tidak mampu bekerja dengan optimal.
Contoh kasus:
“Dimas seorang karyawan Perusahaan Botol Minum Berjangka. Dalam sebulan Dimas harus mencari pelanggan sebanyak 15 orang. Namuna, pada bulan Januari Dimas tidak mampu mencapai target tersebut.
Perusahaan pun menanyakan alasannya, serta memberikan feedback untuk lebih giat dan semangat untuk mencapai target yang telah dilakukan. Perusahaan juga mencoba memahami kemampuan Dimas dan memberi keringan tertentu.”
Baca juga: Menentukan Target Kerja dengan Metode SMART
2. Adanya Karyawan yang Kurang Partisipatif
Dalam waktu-waktu tertentu, perusahaan pasti akan mengadakan rapat. Namun, sering kali ditemukan beberapa karyawan yang kurang aktif dalam menyampaikan informasi. Hal tersebut tentu akan mengurangi suasana kerja kolaboratif.
Contoh kasus:
“Krisna seorang kepala divisi pemasaran perusahaan Tisu Bersih. Dalam setiap rapat, Krisna kerap pasif dalam menyampaikan gagasan. Dalam suatu kesempatan, pihak HRD memberikan feedback untuk lebih partisipatif dalam menyampaikan ide. Hal ini diperlukan guna meningkatkan kesuksesan perusahaan.”
3. Kurangnya Sikap Inisiatif Karyawan
Setiap perusahaan tentu membutuhkan sikap berani para karyawan dalam melakukan inisiasi kerja.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengarahkan karyawan secara terus-menerus yang dapat membuang-buang waktu.
Contoh kasus:
“Rudi merupakan pegawai perusahaan Cat Tembok Air. Ia telah bekerja selama satu tahun. Namun, Rudi masih sering bingung dalam bekerja. Akibatnya, pekerjaannya kerap terlantar. Perusahaan pun memberikan feedback pada Rudi untuk lebih giat belajar secara mandiri agar dapat mengambil langkah kerja dengan lebih baik.”
4. Adanya Sikap Kasar dan Semena-mena pada Seorang Karyawan
Dalam dunia profesional, ada banyak ditemui orang dengan karakteristik yang berbeda-beda. Ada orang dengan sikap lembut dan sabar. Lalu, juga ada orang yang kasar dan semena-mena.
Nah, perilaku semena-mena tersebut tentu akan mengganggu jalannya kinerja perusahaan. Hal tersebut dikarenakan karyawan yang bekerja di sekitarnya akan merasa segan dan enggan untuk bekerja sama.
Contoh kasus:
“Dicky seorang pemimpin divisi kreatif pemasaran perusahaan Kerupuk Damai Sejahtera. Dirinya dikenal sebagai sosok yang kasar dan semena-mena dalam memerintah bawahannya.
Alhasil, para karyawan yang bekerja di bawah perintahnya banyak melakukan resign dengan alasan sama, yaitu karena sikap kurang baik dari Dicky. HRD perusahaan pun memanggil Dicky dan memberi masukkan untuk bersikap lebih lunak pada karyawan bawahannya untuk menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman.”
5. Karyawan yang Tidak Mampu Mengatur Waktu dengan Baik
Guna mencapai target kerja perusahaan, tiap karyawan harus bisa mengatur waktu kerja dengan sedemikian rupa.
Namun, masih sering ditemukan beberapa karyawan yang lalai dalam mengatur waktu kerja.
Contoh kasus:
“Dio adalah pegawai perusahaan Kabel Listrik. Dalam jam kerja, dirinya kerap kali bermain game dan menonton drama korea. Hasilnya, pekerjaannya pun terlantar dan tidak mampu menyelesaikan target.
Perusahaan pun memanggil Dio dan memberikan masukan. Isinya berupa saran untuk menggunakan waktu dengan lebih efektif dengan lebih fokus bekerja saat sedang di kantor.”
6. Adanya Kesalahan yang Dilakukan oleh Seorang Karyawan
Setiap manusia pasti tidak luput dari suatu kesalahan. Dalam dunia kerja, hal tersebut pun kerap terjadi.
Namun, adanya kesalahan kerja tentu dapat berpotensi menghambat produktivitas perusahaan.
Untuk meminimalisir hal demikian, umumnya perusahaan memberlakukan standar prosedur dalam bekerja.
Contoh kasus:
“Diego seorang karyawan baru perusahaan konsultan keuangan. Dia melakukan kesalahan dalam membuat sip gaji karyawan untuk klien perusahaan. Akibatnya, klien pun melontarkan protes.
“Lalu, HRD perusahaan pada akhirnya memanggil Diego. Pada kesempatan tersebut, HRD memberikan masukan untuk lebih teliti dalam bekerja. Selain itu, Diego juga diminta untuk memeriksa kembali setiap pekerjaannya untuk menghindari kesalahan.”
Optimalkan Feedback Karyawan dengan Software Performance Management LinovHR
Mengelola jalannya operasional perusahaan bukanlah hal yang mudah. Terlebih jika menyangkut kinerja karyawan. Anda sebagai HRD harus selalu memonitor pekerjaan dari karyawan Anda. Karena, kinerja atau output pekerjaan dari karyawan akan sangat menentukan keberhasilan perusahaan.
Karyawan yang bekerja maksimal juga harus diberikan feedback. Hal ini semata-mata untuk mengoptimalkan kinerja karyawan tersebut.
Pemberian feedback dapat dilakukan dengan berbagai cara. Ada yang menggunakan cara langsung secara manual, dan ada juga yang menggunakan teknologi untuk memudahkan.
Penerapan teknologi tersebut dapat menggunakan Software Performance Management dari LinovHR. Software Performance Management dari LinovHR bermanfaat untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Salah satunya adalah pemberian feedback kepada karyawan.
Dengan menggunakan fitur Feedback, setiap karyawan dapat memperoleh feedback dari berbagai pihak, mulai dari atasan, rekan kerja, dan lainnya.
Memberikan feedback dengan cara ini dapat menjadi pilihan alternatif yang cukup baik. Karena feedback didapatkan dari berbagai pihak, tanpa khawatir untuk menunjukan identitas si pemberi feedback.
Dengan menggunakan fitur Feedback dari LinovHR, perusahaan Anda dapat memberikan umpan balik pada karyawan dengan lebih optimal dan maksimal.
Segera hubungi tim LinovHR untuk menjadwalkan demo dan dapatkan promo menarik!
Itulah tadi pembahasan mengenai arti feedback. Pemberian feedback adalah hal penting dalam rangka menjaga kinerja karyawan dan juga perusahaan. Tentu contoh tentang penyampaian feedback di atas dapat Anda pratikkan di persahaan Anda.
Selamat karena telah mengetahui pentingnya feedback!
