Desk collection merupakan salah satu profesi yang erat kaitannya dengan nasabah perusahaan. Pekerjaan ini akan menuntut Anda untuk memiliki mental dan fisik yang kuat dalam menghadapi setiap pekerjaan yang harus dilakukan.
Profesi satu ini memiliki peran yang sangat penting di perusahaan yang bergerak dibidang kredit atau peminjaman dana bagi nasabahnya.
Beberapa orang kerap menganggap bahwa pekerjaan ini sama dengan debt collector. Padahal keduanya memiliki perbedaannya masing-masing.
Lalu apa itu desk collection? Bagaimana tugas dan skill yang harus dikuasai untuk pekerjaan ini? Simak ulasan di bawah ini untuk mengetahui jawaban dari pertanyaan tersebut.
Apa Itu Desk Collection?
Desk collection adalah sebuah pekerjaan yang bertugas untuk mencari dan mengumpulkan pelanggan melalui telepon daripada menemuinya langsung untuk menagih piutang perusahaan. Profesi ini juga dikenal sebagai sebagai admin yang bertugas untuk membuat surat penagihan kepada pihak yang berhutang ke perusahaan.
Di dalam melakukan tugasnya, seorang desk collection akan mengingatkan konsumen yang memiliki utang pada saat jatuh tempo. Meskipun begitu, profesi ini tidak sama dengan profesi debt collector.
Apa Saja Tugas Desk Collection?
Tugas utama dari seorang desk collection adalah menghubungi pihak yang berutang kepada perusahaan. Akan tetapi, ada tugas lain yang harus dilakukan pada posisi ini, berikut penjelasannya.
1. Melakukan Verifikasi Data Pelanggan
Tugas dari seorang desk collector yang pertama adalah memeriksa data pelanggan yang tercatat pada data perusahaan.
Sebelum melakukan penagihan, seorang deskcoll biasanya harus memiliki data yang valid tentang status pembayaran pelanggan.
Dengan begitu, mereka bisa mengetahui siapa saja yang masih memiliki utang kepada perusahaan.
2. Menindaklanjuti Pelanggan
Seorang desk collection wajib melakukan tindak lanjut pada pelanggan yang belum melakukan pelunasan. Umumnya, mereka akan menghubungi pelanggan melalui aplikasi pesan singkat, seperti Whatsapp, SMS, atau langsung menelponnya.
Selain menghubungi pelanggan yang telah melewati jatuh tempo, tindak lanjut ini sangat penting. Karena tindakan ini akan memudahkan konsumen untuk melakukan pembayaran.
3. Membuat Faktur Penagihan
Tugas desk collection selanjutnya adalah membuat penagihan bagi konsumen yang masih menunggak. Akan tetapi, surat ini bukan ditujukan kepada pelanggan secara langsung, akan tetapi diberikan melalui kolektor lapangan.
Nantinya, pelanggan akan menerima faktur tersebut dari kolektor lapangan. Inilah perbedaan antara debt collector dengan desk collection. Kedua posisi ini memiliki caranya tersendiri untuk menagih piutang perusahaan.
4. Membuat Laporan Harian
Laporan harian harus dibuat oleh desk collection setiap hari yang ditujukan untuk kepala dan koordinator. Laporan ini umumnya berisi uraian apa yang terjadi saat melakukan tindak lanjut atau kunjungan ke nasabah dan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi kerja.
Dengan begitu banyaknya tugas seorang desk collection, tentu penting bagi sebuah perusahaan untuk memantau bagaimana tugas tersebut dilakukan dengan baik.
Salah satu cara untuk memantau tugas tersebut bisa dilakukan dengan menggunakan Software HRIS LinovHR yang memiliki modul Performance Management.
Modul Performance Management ini akan membantu perusahaan untuk menetapkan KPI dan memantau kinerja karyawan dengan detail. Sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan mengerjakan seluruh tugasnya dengan baik.
Skill yang Harus Dimiliki Oleh Seorang Desk Collection
Seorang desk collection akan menghadapi berbagai macam nasabah yang mungkin akan sulit untuk diajak kerja sama.
Hal tersebut tentu menjadi tantangan tersendiri untuk pekerjaan ini. Maka dari itu, ada beberapa keterampilan yang harus dimiliki untuk posisi ini, berikut penjelasannya!
1. Kemampuan Negosiasi
Seorang desk collection harus bisa melakukan negosiasi dengan nasabahnya. Hal ini disebabkan karena umumnya nasabah akan memberikan banyak alasan untuk menunda pembayaran meski statusnya sudah jatuh tempo.
Kemampuan negosiasi dapat memudahkan seorang deskcoll untuk mencari jalan tengah dari permasalahan tersebut.
2. Komunikasi yang Baik
Memiliki komunikasi yang baik adalah salah satu kemampuan wajib yang harus dimiliki oleh seorang desk collector.
Kemampuan ini akan memudahkan mereka saat melakukan komunikasi dengan nasabah di telepon. Selain itu skill komunikasi yang baik akan menghindari kesalahpahaman atau ketidakjelasan pada nasabah.
3. Multitasking
Pekerjaan seorang desk collection umumnya membutuhkan kemampuan untuk melakukan banyak pekerjaan dalam waktu yang singkat.
Ini tidak hanya sekadar menghubungi nasabah saja, akan tetapi juga harus mencatat setiap informasi dari percakapan, membuat laporan, dan membuat ketagihan bagi penunggak.
4. Berorientasi pada Target
Umumnya, pekerja desk collection akan dituntut untuk bisa mencapai target tertentu untuk menghubungi pelanggan.
Hal ini tentu akan menjadi tantangan bila Anda tidak terbiasa bekerja berdasarkan target yang ditentukan. Hal ini juga berkaitan dengan remunerasi karyawan terkait komisi yang akan diterima bila melebihi target.
5. Memiliki Pengendalian Diri yang Kuat
Attitude dan pengendalian diri dari seorang desk collector merupakan hal yang perlu dijaga dan perlu dilatih dalam menghadapi nasabah.
Pekerjaan ini akan membuat Anda berhadapan dengan nasabah yang mungkin dapat menyulut emosi Anda, akan tetapi demi menjaga nama baik perusahaan dan sebagai strategi agar nasabah mau membayar utang mereka.
Baca juga: Mengenal Posisi Collection Officer
Perbedaan Desk Collection dan Debt Collector
Beberapa orang kerap menganggap bahwa desk collection adalah debt collector. Padahal, keduanya jelas memiliki tugas dan peran yang berbeda.
Debt collector adalah sebuah profesi yang melakukan penagihan dengan cara turun langsung ke lapangan atau mengunjungi nasabah secara langsung.
Sedangkan, seorang desk collection adalah sebuah profesi yang melakukan penagihan dengan cara menghubungi nasabah melalui telepon atau pesan singkat. Itulah mengapa profesi ini memiliki kosakata desk, karena pekerjaanya dilakukan dari meja kerjanya dan tidak turun ke lapangan.
Meskipun kedua pekerjaan ini memiliki cara pengerjaan tugas yang berbeda, keduanya kerap bekerja sama dan saling berkoordinasi untuk melakukan penagihan kepada nasabah yang menunggak.
Baca Juga: Mengenal Profesi Bank dari Teller dan Posisi Penting Lainnya
Tahapan yang Harus Dilakukan Oleh Desk Collection saat Menghubungi Nasabah
Seorang desk collection harus bisa meninjau bagaimana status pembayaran dari pihak nasabah atau nasabah. Sebelum menghubungi nasabah, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh seorang desk collection, berikut adalah tahapannya.
1. Menyiapkan Data Nasabah
Hal pertama yang dilakukan sebelum menghubungi pelanggan adalah menyiapkan data nasabah secara lengkap. Hal ini dapat membantu Anda dalam melakukan penagihan.
2. Membuka Komunikasi dengan Ramah
Hal pertama yang perlu dilakukan saat nasabah menerima telepon adalah menunjukan keramah-tamahan Anda. Ucapkan salam dan menanyakan kabar mereka agar nasabah bisa nyaman saat berbicara dengan Anda.
3. Memastikan Terkait Surat Tagihan
Surat penagihan umumnya akan dikirim seminggu sebelum jatuh tanggal tempo.
Tanyakanlah hal ini dengan sopan guna mengetahui apakah surat penagihan tersebut sudah sampai di tangan nasabah atau belum. Pilihlah diksi yang tepat dan jangan sampai menyinggung nasabah sedikitpun.
4. Mengingatkan Nasabah
Desk collection perlu mengingatkan nasabah yang kerap melupakan kewajiban mereka dalam membayar utang kepada perusahaan.
Sama seperti tahapan sebelumnya, gunakanlah bahasa dan diksi yang tepat dalam mengingatkan pelanggan terkait utang mereka.
Itulah pembahasan tentang desk collection. Umumnya, profesi ini melakukan penagihan secara jarak jauh kepada nasabah yang telah mendekati atau melewati tanggal jatuh tempo mereka.
Untuk melakukan pekerjaan ini, seorang desk collection harus memiliki mental dan fisik yang kuat dalam mengerjakan tugasnya, seperti menghubungi nasabah, melakukan negosiasi, membuat tagihan, serta membuat laporan.
Selain itu, umumnya pekerjaan ini akan bekerja sesuai target perusahaan.
