Dalam dunia kerja, ada beberapa cara untuk melakukan izin cuti kerja. Bisa melalui Whatsapp, telepon seluler dan melalui email.
Di dalam proses pengajuan cuti sendiri terdapat standar yang harus ditaati, tidak terkecuali email izin cuti. Ada ketentuan yang harus diikuti karena bagaimanapun pengajuan cuti harus tetap profesional.
Untuk itu, berikut ini artikel dari LinovHR akan menjelaskan beberapa contoh email izin cuti. Simak ulasannya berikut ini ya!
Mengapa Perlu Email Izin Cuti?
Walaupun cuti kerja adalah hak dari setiap karyawan, akan tetapi pengajuannya tetap harus disertai dengan alasan yang jelas supaya permintaan izin Anda disetujui oleh atasan. Kita perlu email izin cuti sebagai media untuk memberikan alasan secara formal kepada atasan.
Kapan Waktu Terbaik Seorang Karyawan Mengirim Email Izin Cuti?
Waktu terbaik untuk seorang karyawan mengirim email izin cuti adalah 2 hari sebelum cuti kerja, kecuali dalam kondisi yang darurat. Karyawan bisa mengajukan cuti melalui email jika kondisi yang tidak terlalu mendesak.
Karena izin cuti melalui email akan memakan waktu yang tidak instan mengingat perlu menunggu balasan dari seorang atasan terlebih dahulu.
Baca Juga: Etika Izin Cuti saat Harpitnas yang Harus Diperhatikan
Bagaimana Menulis Email Izin Cuti?
Cara menulis email izin cuti cukup mudah. Anda hanya perlu mengetahui beberapa format penulisan email sebelum mengajukan cuti. Berikut panduan formatnya.
1. Judul
Pada judul ini, tuliskan permohonan atau permintaan cuti Anda. Contohnya, izin cuti kerja, izin sakit, izin melahirkan dan lain sebagainya. Format ini bisa disematkan di subjek email.
2. Nama
Tuliskanlah nama Anda beserta Nama atasan atau pemangku kepentingan di perusahaan Anda. Format nama ini bisa Anda sematkan di body email.
3. Tanggal cuti
Pada format ini, tuliskan tanggal pengajuan cuti serta tanggal akhir pengajuan cuti agar atasan bisa mengetahui tanggal pengajuan Anda. Format nama ini bisa Anda sematkan di body email.
4. Alasan
Berikanlah alasan yang jelas dan masuk akal sehingga atasan Anda dapat menerima pengajuan cuti dari Anda. Format nama ini bisa Anda sematkan di body email.
5. Ucapkan terima kasih
Setelah memberitahukan alasannya, jangan lupa ucapkan terima kasih kepada atasan.
Tips Mengajukan Vacation Request Email
Jika Anda ingin mengajukan vacation request email, berikut adalah tips yang bisa Anda lakukan, antara lain:
- Periksa kebijakan perusahaan terlebih dahulu
- Tuliskan alasan dengan jelas dan ringkas
- Sampaikan alasan mengapa Anda meminta cuti pada tanggal tersebut
- Buat pengajuan cuti semudah mungkin
Contoh Email Izin Cuti
Setelah mengetahui format dan tips mengajukan vacation request email, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui beberapa contoh dari email Izin cuti. Berikut di antaranya.
1. Simple Vacation Request Email
Yang terhormat (nama atasan Anda)
Saya ingin mengajukan cuti (dari tanggal dan ke tanggal) dikarenakan saya (alasan)
Saya mohon untuk memberitahu saya apabila perizinan cuti saya disetujui
Terima kasih
2. Email Izin Cuti Bahasa Inggris
Hi (Recipient’s name)
I’d like to request a day off on (insert day). I’ve checked with my colleagues, and there will be adequate cover for the office that day.
Thankyou
(Your name)
3. Email Izin Cuti Formal
Judul: Permohonan Cuti Kerja – Baharudin Rimba (15 Desember 2022)
Kepada Bapak Sarmojo selaku HRD
Saya ingin mengajukan cuti kerja karena istri saya akan melahirkan pada tanggal 17 desember. Oleh karena itu, saya ingin mengajukan cuti kerja pada tanggal 16-18 Desember untuk menemani istri saya melahirkan di rumah sakit.
Jika Bapak Sarmojo mengizinkan, saya akan kembali bekerja pada tanggal 19 Desember.
Pada tanggal yang saya ajukan, tanggung jawab pekerjaan saya sudah saya selesaikan dengan baik. Apabila masih ada pekerjaan tambahan, saya siap berdiskusi mengenai pembagian tugas selama saya cuti.
Hal tersebut yang ingin saya sampaikan, atas perhatian Bapak Sarmojo saya ucapkan terima kasih.
4. Follow-up Email Izin Cuti
Yang terhormat (Nama atasan Anda)
Pada minggu lalu (tanggal) saya mengajukan cuti, email ini saya buat untuk menanyakan pengajuan cuti saya. Apakah pengajuan cuti tersebut disetujui?
Saya harap hari ini atau besok, saya bisa menerima kabar dari pengajuan cuti saya
Terima kasih
5. Email Membatalkan Izin Cuti
Yang terhormat (Nama atasan Anda)
Mohon maaf sebelumnya, pada (tanggal) saya melakukan pengajuan cuti karena alasan (alasan Anda)
Tetapi pengajuan cuti tersebut saya batalkan karena (alasan Anda)
Untuk itu, saya sudah bisa masuk kerja pada (tanggal)
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih
Baca Juga: Cara Membuat Email Signature dan Contohnya
Buat Pengajuan Cuti Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Online
Mengajukan cuti melalui email adalah salah satu cara yang bisa digunakan. Namun cara ini tentu masih kurang efektif karena masih dilakukan secara manual.
Setelah karyawan mengirimkan email, selanjutnya HR masih perlu melakukan kroscek apakah karyawan yang bersangkutan masih memiliki sisa cuti atau tidak. Belum lagi HR juga harus memasukan pengajuan cuti tersebut ke database secara manual.
Hal ini sangatlah menyita waktu baik HR dan karyawan yang mengajukan cuti.
Namun, sekarang ada cara mudah bagi perusahaan dan juga karyawan yang ingin mengajukan cuti dan mengelola cuti agar lebih efektif dan efisien. Perusahaan harus mulai beralih menggunakan aplikasi absen online.
Saat ini, aplikasi absen online bukan hanya dapat digunakan untuk proses absensi saja, tapi juga sudah bisa untuk keperluan mengurus cuti. Salah satu aplikasi absen online yang bisa diandalkan adalah LinovHR.
Di mana aplikasi absen online LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung yang memudahkan pengelolaan administratif perusahaan seperti cuti.
Untuk melakukan pengajuan cuti, karyawan cukup menggunakan fitur Request. Mengisi form lalu pengajuan tersebut pun akan masuk ke database HR.
Jika karyawan memenuhi ketentuan untuk mengajukan cuti, maka HR pun bisa langsung melakukan approval. Tidak ada lagi proses panjang yang menyita waktu.
Apalagi pengelolaan tersebut bisa dilakukan secara otomatis dan aplikasinya sudah berbasis cloud., hal ini tentu akan memudahkan penggunanya.
Selain itu, Aplikasi absensi LinovHR dapat membantu perusahaan dalam mengelola data kehadiran, penjadwalan kerja, pencatatan tugas-tugas dan masih banyak lagi. Hal tersebut akan memudahkan pengelolaan SDM di perusahaan.
Tunggu apa lagi? Gunakan Aplikasi Absensi LinovHR demi kemudahan pengelolaan SDM di perusahaan!
