Bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD manager dari sebuah perusahaan tentu sudah mengetahui tentang Employee Self Service. Dengan menggunakan sistem ESS dipercaya dapat meningkatkan kualitas proses kinerja HRD di perusahaan.
Sudah banyak bukti yang mengindikasikan bahwa teknologi ini memberikan dampak positif bagi perusahaan. Untuk mengenal lebih lengkap, simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Apa itu Employee Self Service?
Employee Self Service atau portal layanan karyawan adalah sistem pada software HRIS yang memungkinkan karyawan untuk mengelola dan mengakses informasi dan data human resource secara mandiri.
Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi.
Penggunaan Employee self-service ini memungkinkan mereka untuk mengubah, mengajukan, dan menyesuaikan data mereka sendiri secara mandiri.
Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan pengajuan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.
Pada umumnya, Employee self-service bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun.
Cara Kerja Employee Self Service
Cara kerja Employee self-service dengan mengintegrasikan fungsi meja bantuan HR ke dalam sebuah aplikasi yang bisa diakses oleh karyawan melalui PC atau smartphone dengan koneksi internet.
Menurut data dari accesscorp, ESS terbukti mampu mengurangi beban administratif tim HR hingga 40-60%, menjadikannya investasi yang sangat menguntungkan bagi perusahaan.
Dengan adanya ESS, banyak tugas administratif yang biasanya menjadi tanggung jawab HR dapat dikerjakan oleh karyawan sendiri.
Hal ini mengurangi beban kerja HR sehingga mereka bisa fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting untuk pengembangan perusahaan.
Baca Juga: Seluk Beluk Employee Service Platform, dari Pengertian hingga Rekomendasinya
Fungsi Dari Employee Self Service
Employee Self Service memiliki berbagai fungsi yang bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Absen Kehadiran Online
Fungsi pertama sangat bermanfaat dalam sistem kerja modern, termasuk work from home. Karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja selama jam kerja, menciptakan kenyamanan bekerja dari berbagai lokasi. Bagi karyawan lapangan, mereka tidak perlu datang ke kantor hanya untuk absen; cukup absen secara online sebelum melanjutkan tugas di lapangan.
2. Melihat Slip Gaji
Slip gaji merupakan informasi rahasia dan personal yang hanya dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan.
Dengan employee self-service, karyawan dapat melihat dan mengakses slip gaji mereka sendiri sejak awal bekerja hingga saat ini. Hal ini menjaga privasi karena karyawan A tidak bisa melihat slip gaji karyawan B.
3. Pengajuan Cuti
Employee self-servicecmemudahkan pengajuan cuti tanpa perlu melalui birokrasi yang rumit. Proses ini menjadi lebih mudah dan cepat, mengurangi potensi konflik antar karyawan terkait pengajuan cuti.
Karyawan dapat mengajukan berbagai jenis cuti yang diatur dalam Undang-Undang, seperti cuti sakit, cuti melahirkan, dan cuti untuk perjalanan keagamaan (misalnya umrah dan haji).
4. Informasi
Employee self-service juga berfungsi sebagai platform informasi, menyediakan berita dan update penting tentang perusahaan.
Karyawan yang tidak berada di kantor tetap bisa mendapatkan informasi terbaru secara online, memastikan semua karyawan tetap terinformasi di mana pun mereka berada.
5. Penjadwalan Shift Kerja
Penjadwalan shift kerja seringkali rumit dan bisa menyebabkan kekeliruan, seperti pendobelan shift malam yang bisa menimbulkan ketidakpuasan di antara karyawan.
Dengan ESS, penjadwalan shift menjadi lebih efisien dan akurat, sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan besar dengan banyak karyawan.
Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis
Manfaat Penerapan Employee Self Service
Pada umumnya, Employee Self Service bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun.
Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan employee self-service di perusahaan.
1. Efisiensi Waktu
Salah satu manfaat utama Employee Self Service adalah efisiensi waktu. Dengan ESS, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya yang biasanya diperlukan untuk proses administratif.
Karyawan tidak lagi harus mengantri di departemen HR untuk mendapatkan informasi atau layanan yang mereka butuhkan. Semua proses dapat dilakukan secara mandiri dan instan melalui platform ESS.
2. Mengurangi Beban Kerja HR
Menurut data dari accesscorp, ESS terbukti mampu mengurangi beban administratif tim HR hingga 40-60%, menjadikannya investasi yang sangat menguntungkan bagi perusahaan.
Dengan adanya ESS, banyak tugas administratif yang biasanya menjadi tanggung jawab HR dapat dikerjakan oleh karyawan sendiri.
Hal ini mengurangi beban kerja HR sehingga mereka bisa fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting untuk pengembangan perusahaan.
3. Peningkatan Akurasi Data
Employee Self Service memungkinkan karyawan untuk memperbarui data pribadi mereka secara langsung. Ini mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi ketika data diperbarui secara manual oleh departemen HR.
Akurasi data yang lebih tinggi berarti keputusan bisnis dapat dibuat berdasarkan informasi yang lebih andal
4. Keterlibatan Karyawan yang Lebih Tinggi
Dengan ESS, karyawan merasa lebih terlibat dalam manajemen informasi pribadi mereka. Ini bisa meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan karena mereka memiliki kontrol lebih besar atas data mereka sendiri.
5. Meningkatkan Keamanan Data
Penyimpanan data melalui Employee Self Service artinya penyimpanan terjadi secara elektronik melalui media database. Hal ini jelas akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak.
Selain itu, perkembangan teknologi juga menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan
Baca Juga: Software Employee Self Service: Fitur dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Peran Penting Employee Self Service Bagi Perusahaan
Kehadiran employee self service memegang peran penting bagi perusahaan. ESS mempermudah tugas administratif HR dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam mengakses hak-haknya.
Peran ESS Bagi Perusahaan
Employee self-service memungkinkan tim HR mencapai efisiensi waktu. Menurut data dari Accescorp, perusahaan yang belum mengimplementasikan sistem ESS atau aplikasi HRD cenderung menghabiskan 65% waktu untuk mengurus administrasi HR. Penggunaan ESS dapat memangkas 40% hingga 60% waktu dari proses manual, menjadikan proses HR lebih efisien. Selain efisiensi waktu, ESS juga dapat mengurangi biaya operasional hingga 30%.
Implementasi employee self service memungkinkan perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang berorientasi pada kepuasan karyawan.
Dengan teknologi, employee engagement dapat ditingkatkan, menghasilkan karyawan yang lebih unggul. ESS juga menghilangkan hambatan dan masalah dalam proses kerja HR, meminimalisir kesalahan manusia, dan mengurangi tugas repetitif dalam pemrosesan data.
Peran ESS Bagi Karyawan
Tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan, ESS juga berdampak positif bagi karyawan. Employee self-service dapat meningkatkan kepuasan karyawan, menciptakan transparansi, mendukung keseimbangan kerja dan kehidupan, serta meningkatkan keamanan kerja. Hal ini berpengaruh pada produktivitas dan loyalitas karyawan.
ESS memberikan fleksibilitas kerja bagi karyawan, memungkinkan mereka melakukan absensi dari mana saja tanpa harus datang ke kantor.
Selain itu, pengajuan cuti menjadi lebih mudah, cukup dilakukan melalui ESS tanpa harus melewati birokrasi yang panjang. Karyawan juga dapat dengan mudah mengakses slip gaji mereka melalui ESS kapan saja dibutuhkan.
LinovHR: Solusi Tepat Sistem ESS Perusahaan
Jika perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mengelola cuti atau menjawab pertanyaan karyawan, maka sudah saatnya perusahaan Anda menerapkan sistem ESS.
Sistem ESS dari LinovHR dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan menginginkan adanya kemudahan dalam pengelolaan karyawan.
Sistem Employee Self Services dari LinovHR mampu meningkatkan keterlibatan karyawan di dalam perusahaan sehingga meringankan tugas dan tanggung jawab HRD.
Dengan menerapkan sistem ESS LinovHR, Anda dapat melihat ratusan hingga ribuan informasi pribadi karyawan dengan mudah.
Selain itu, Anda juga dapat mengawasi catatan kehadiran karyawan secara real time. Serta, karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti, izin, sakit, dan lembur kepada perusahaan tanpa harus melalui proses yang panjang.
Payslip LinovESS
Sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk memperbarui informasi pribadi secara mandiri.
Apabila sistem ESS berhasil diterapkan, maka perusahaan Anda akan menikmati peningkatan produktivitas dan efisiensi kinerja.
Jadi, dengan memahami betapa pentingnya sistem ESS terhadap kinerja karyawan maupun perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah mencari sistem ESS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan. LinovHR merupakan salah satu software yang memiliki modul ESS di dalamnya.
Coba gratis Software Employee Self Service LinovHR dengan mengisi form di Halaman Kontak kami.
