Manfaat Employee self service

Employee Self Service (ESS): Pengertian dan Manfaatnya untuk HR

Bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD manager dari sebuah perusahaan tentu sudah mengetahui tentang Employee Self Service. Implementasi Employee Self Service (ESS) dipercaya dapat meningkatkan kualitas proses kinerja HRD di perusahaan.

Namun begitu, ESS ini juga dianggap menyulitkan karena akan mengubah banyak aturan perusahaan dan kekhawatiran akan kerahasiaan data seperti soal gaji. Benarkah demikian?

 

 

Lantas, apa itu ESS? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini. 

 

Apa itu ESS (Employee Self Service)?

Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih.

ESS adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka.

Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi.

Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan pengajuan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.

 

Mengapa Employee Self Service Penting Diterapkan di Perusahaan?

Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya.

Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.

Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan.

Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.

 

mobile ess

 

Untuk menjawab tantangan diatas, Employee Self Service bisa menjadi solusi.

ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola.

ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi.

Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja.

Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan.

Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.

 

Manfaat Penerapan ESS (Employee Self Service)

Pada umumnya, ESS bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun.

Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan.

 

1. Data Lebih Akurat

Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam waktu dekat, tapi ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon.

Dengan menggunakan ESS, karyawan bisa dengan mudah melakukan perubahan atau update data secara mandiri.

Mereka diberikan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan recheck data mereka masing-masing melalui sistem sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.

 

2. Meningkatkan Efisiensi

Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain.

Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot mengurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.

Dalam hal ini, penerapan ESS secara elektronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien.

Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.

 

3. Meningkatkan Keamanan Data

Penyimpanan data melalui ESS artinya penyimpanan terjadi secara elektronik melalui media database. Hal ini jelas akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak.

Selain itu, perkembangan teknologi juga menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan.

 

4. Ramah Lingkungan

Penerapan sistem elektronik berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan.

Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digaungkan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada form cetak/print.

 

Baca Juga: Seluk Beluk Employee Service Platoform, dari Pengertian hingga Rekomendasinya

 

Tujuan Penerapan Sistem Employee Self Service 

Umumnya, departemen HR menghabiskan banyak waktu dan sumber daya mereka untuk transaksi dan operasional SDM. Dengan adanya ESS, dapat membantu pekerjaan departemen HR jadi lebih efisien dan efektif.

Berikut beberapa tujuan penerapan sistem Employee Self Services.

 

Employee Self Service (ESS) Menigkatkan Produktivitas Karyawan
Employee Self Service (ESS) Menigkatkan Produktivitas Karyawan

 

1. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Mengelola tunjangan karyawan, informasi pribadi, dan data penggajian merupakan sebuah proses yang sangat memakan waktu di departemen HR.

Dengan menerapkan sistem Employee Self Services, Anda akan menghilangkan sebagian besar beban itu dari departemen HR.

Staf Anda tidak akan dibombardir dengan permintaan karyawan lain untuk memperbarui informasi pribadi mereka. 

Sebaliknya, departemen HR dapat fokus pada pengembangan strategi untuk mengelola kinerja karyawan dan meningkatkan semangat kerja di perusahaan.

Dengan diterapkannya sistem Employee Self Services, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi dan mencetak slip gaji mereka sendiri.

Sistem Employee Self Services membantu meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan semua karyawan untuk fokus pada peran dan tanggung jawab mereka. 

 

2. Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Hukum

Berbagai masalah dapat terjadi di dalam departemen HR, dan satu kesalahan dapat menyebabkan kesalahan yang lebih besar bagi seluruh perusahaan.

Sistem Employee Self Services membantu meminimalisir kesalahan yang dapat terjadi di departemen HR. Sistem ini bertanggung jawab untuk selalu mengikuti perkembangan regulasi dan memastikan bahawa perangkat lunak Anda juga up to date.

Selain itu, sistem Employee Self Services mengurangi kemungkinan perusahaan tidak mematuhi Undang-Undang terkait penggajian dan pajak karyawan. 

 

3. Otomatisasi Peran dan Tanggung Jawab HRD

Sistem ESS membantu mengubah tugas dasar HRD yang memakan waktu menjadi proses otomatis yang sederhana.

Komponen penggajian seperti upah, pemotongan tunjangan pensiun, pemotongan pajak penghasilan dan sebagainya dapat ditangani secara otomatis menggunakan sistem Employee Self Services.

Dengan demikian, akan meminimalisir terjadinya human error dan pengelolaan penggajian jadi lebih cepat. Sistem Employee Self Services semakin populer di berbagai perusahaan dan terbukti mampu membantu banyak tugas HRD menjadi lebih efisien dan otomatis. 

 

Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis

 

4. Membuat Karyawan Lebih Nyaman

Dengan menerapkan sistem Employee Self Services, karyawan dapat memeriksa hal-hal seperti perencanaan cuti tahunan, pencatatan kehadiran, atau memperbarui informasi pribadi.

Karyawan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan mereka terkait dengan kebijakan perusahaan hanya dengan beberapa kali klik pada sistem ESS. Dengan begitu, karyawan dapat memanfaatkan waktu kerja mereka dengan lebih baik. 

 

5. Menciptakan Sistem yang Terpusat

Dengan proses berbasis kertas dan email yang berantakan, memperbaiki kesalahan dapat menjadi proses yang memakan waktu.

Sebaliknya, satu platform terpusat yang mana Anda dapat dengan mudah membuat perubahaan secara cepat dan efisien akan menghemat waktu Anda.

Dengan demikian, Anda tidak perlu bolak-balik mencetak ulang dokumen atau mengingat email. Dengan menerapkan sistem Employee Self Services, informasi yang Anda butuhkan terpusat dalam satu sistem. 

 

HRIS, HCM dan HRMS, Seputar Terminologi HR Portal

Di dunia teknologi HR, terdapat beberapa istilah yang banyak digunakan, di antaranya HRIS, HCM, dan HRMS.

Masing-masing memiliki fungsi berbeda sehingga kegunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 

Mari kenali satu per satu terminologinya:

 

1. HRIS (Human Resource Information System)

HRIS adalah sistem informasi yang berfokus pada pengelolaan informasi dan data karyawan. 

Ini lebih berorientasi pada tugas-tugas administratif dan pengelolaan data seperti penggajian, data personal, waktu kerja, dan informasi dasar karyawan.

HRIS terutama berfungsi untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif SDM dan mengelola data karyawan dengan lebih efisien.

 

2. HCM (Human Capital Management)

HCM adalah pendekatan yang lebih strategis dalam manajemen sumber daya manusia. 

Ini mencakup aspek yang lebih luas daripada HRIS, termasuk pengembangan bakat, manajemen kinerja, manajemen suksesi, analisis bakat, dan pengelolaan karyawan sebagai aset strategis.

HCM memandang karyawan sebagai aset yang dapat memberikan nilai tambah kepada organisasi, sehingga berfokus pada pengembangan dan pemberdayaan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.

 

3. HRMS (Human Resource Management System)

HRMS adalah perangkat lunak atau sistem yang menggabungkan elemen HRIS dan HCM.

Ini mencakup manajemen informasi karyawan seperti dalam HRIS serta elemen manajemen sumber daya manusia yang lebih strategis seperti dalam HCM.

HRMS biasanya mencakup berbagai fitur, termasuk penggajian, manajemen waktu, manajemen kinerja, manajemen bakat, pelatihan, dan lainnya. 

Ini juga dapat membantu dalam melacak data karyawan, menganalisis kinerja, dan mengambil keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia.

Saat ini, HRIS dan HRMS menjadi istilah yang banyak digunakan dalam ESS portal SDM yang dikelola oleh HR. Sebab, keduanya perlu diotomasisasi dengan teknologi ini. 

Secara umum, HRIS membantu meningkatkan efisiensi pekerjaan HR, termasuk membantu mengambil keputusan dan menganalisis performa karyawan melalui ESS.

 

Peran dan Fungsi Employee Self Service (ESS)

Pemanfaatan aplikasi ESS dapat memberikan manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Peran dan fungsi ESS adalah sebagai berikut:

 

1. Peran Sistem ESS bagi Perusahaan

 

Employee Self Service Memudahkan Pekerjaan HR
Employee self service memudahkan pekerjaan HR

 

Di era digitalisasi yang terus berkembang, peran teknologi informasi semakin penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional. 

Salah satu inovasi yang memainkan peran krusial dalam mengoptimalkan manajemen SDM adalah Employee Self-Service (ESS). 

ESS adalah sistem yang memberikan keleluasaan pada karyawan untuk mengelola informasi pribadi dan administratif melalui platform digital.

Salah satu keuntungan utama ESS bagi perusahaan adalah meningkatkan efisiensi tugas-tugas administrasi. 

Dengan memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, seperti data gaji, jadwal kerja, dan cuti, perusahaan dapat mengurangi beban administratif yang biasanya dihadapi departemen SDM. 

Hal ini memungkinkan HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis dan pengembangan kebijakan perusahaan, yang dapat meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Selain itu, ESS juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan. 

Dengan memberikan akses langsung ke informasi pribadi mereka, karyawan merasa memiliki kendali lebih besar atas aspek-aspek administratif dalam pekerjaan. 

Ini tidak hanya menciptakan pengalaman kerja yang lebih baik, tetapi juga dapat meningkatkan motivasi dan engagement karyawan. 

Karyawan yang merasa diperhatikan dan dihargai cenderung lebih berdedikasi dan produktif, yang pada akhirnya berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang perusahaan.

Selain dari sudut pandang administratif dan karyawan, ESS juga mendukung keberlanjutan lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan. 

Penggunaan teknologi digital untuk mengelola proses administratif mengurangi ketergantungan pada kertas dan dokumen fisik, sehingga dapat mengurangi jejak karbon perusahaan. 

Inisiatif seperti ini tidak hanya mendukung tanggung jawab sosial perusahaan tetapi juga menciptakan citra perusahaan yang berkelanjutan dan modern.

Secara keseluruhan, ESS bukan hanya alat administratif, tetapi juga investasi strategis dalam pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan. 

ESS bukan hanya teknologi, tetapi juga kunci untuk menciptakan lingkungan kerja yang dinamis, efisien, dan berdaya saing di era digital saat ini.

 

2. Peran Sistem ESS bagi Karyawan

 

Manfaat Employee Self Service
Manfaat Employee Self Service

 

Employee Self-Service (ESS) menjadi sebuah inovasi yang memperkaya pengalaman kerja karyawan. 

Peran ESS bagi karyawan sangat signifikan, yaitu menghadirkan berbagai keuntungan yang tidak hanya mengoptimalkan efisiensi operasional tetapi juga meningkatkan kesejahteraan.

Salah satu manfaat utama Employee Self-Service adalah pemberian karyawan kontrol lebih besar atas data dan informasi pribadi mereka. 

Dengan akses langsung ke platform ESS, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka, seperti alamat, nomor kontak, dan status keluarga, tanpa perlu menunggu bantuan dari pihak administratif. 

Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memastikan keakuratan dan kebaruan data, yang penting untuk proses bisnis yang efisien.

Selain itu, ESS memberikan karyawan akses instan ke informasi terkait gaji, tunjangan, dan catatan kinerja mereka. 

Dengan demikian, karyawan dapat dengan cepat memahami aspek-aspek penting terkait kompensasi mereka tanpa perlu menunggu laporan resmi atau menghubungi departemen keuangan. 

Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi tetapi juga memberikan karyawan kendali lebih besar terhadap aspek keuangan dari pengalaman kerja mereka.

Employee Self-Service juga memfasilitasi proses manajemen waktu secara efektif. Karyawan dapat mengajukan cuti, melihat jadwal kerja, dan mengakses informasi terkait kehadiran dengan mudah melalui platform ESS. 

Ini tidak hanya memberikan kenyamanan tetapi juga meminimalkan keterlambatan atau ketidakhadiran yang tidak terencana, karena karyawan dapat dengan cepat merespon dan mengelola jadwal mereka sendiri.

Sebagai tambahan, ESS seringkali menyediakan akses ke sumber daya pendidikan dan pelatihan, memungkinkan karyawan untuk terus meningkatkan keterampilan mereka. 

Dengan demikian, ESS tidak hanya menguntungkan individu tetapi juga mendukung pertumbuhan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan.

 

Strategi Pengelolaan Sumber Daya Manusia dengan Employee Self Service

Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola sumber daya manusia di perusahaan dengan memanfaatkan ESS:

 

1. Identifikasi Kebutuhan dengan Tepat

Langkah pertama dalam mengimplementasikan Employee Self-Service adalah mengidentifikasi kebutuhan karyawan dengan cermat. 

Dengan memahami apa yang dibutuhkan oleh para karyawan, organisasi dapat menyediakan platform ESS yang sesuai dengan kebutuhan. 

Ini mencakup berbagai aspek, mulai dari manajemen waktu hingga kebutuhan pelatihan dan pengembangan.

 

a. Tetap Dikelola oleh Tenaga yang Profesional

Walau tugas administrasi dapat diserahkan kepada teknologi, peran tenaga profesional tak bisa dilepaskan begitu saja.

Dalam hal ini, perusahaan harus menetapkan kebijakan dan batasan yang jelas untuk memastikan bahwa penggunaan ESS tetap sesuai dengan norma dan nilai perusahaan.

 

b. Bekali dengan Pengetahuan yang Memadai

Sebelum mengimplementasikan ESS, memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan adalah langkah yang krusial. 

Organisasi perlu memastikan bahwa semua karyawan memahami cara menggunakan platform tersebut secara efektif. 

Memberikan sumber daya dan tutorial yang mudah diakses akan membantu karyawan untuk mampu memanfaatkan sistem ESS dengan maksimal.

 

c. Membangun Budaya Partisipasi

Employee Self-Service tidak hanya sekadar alat administratif; ini juga menciptakan kesempatan untuk membangun budaya partisipasi di perusahaan.

Perusahaan dapat memanfaatkan platform ini untuk memberikan ruang kepada karyawan untuk memberikan masukan, berbagi ide, dan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. 

Hal ini tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang inklusif tetapi juga dapat meningkatkan keterlibatan karyawan.

 

d. Menerapkan Sistem Feedback yang Efektif

Pengelolaan SDM yang sukses melibatkan feedback yang berkelanjutan. 

ESS dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk mengumpulkan feedback dari karyawan. 

Organisasi dapat menggunakan fitur seperti survei online, formulir feedback, dan analisis data untuk mendapatkan wawasan yang berharga. 

Respons yang cepat terhadap umpan balik tersebut juga memperkuat kepercayaan karyawan terhadap sistem ini.

 

Tips Memilih Sistem Employee Self Service

Dalam memilih sistem ESS terpercaya, Anda dapat mencari penyedia Service as a Software atau SaaS.

Ini karena Anda tidak perlu membangun infrastruktur sendiri dan tidak perlu menanggung biaya tinggi untuk mengelola sistem.

Dalam hal ini, Anda dapat menyewa software developer sistem ESS dan portal HR yang siap pakai.

Setelah memilih SaaS, pilih layanan yang menyediakan layanan after sales yang mumpuni sehingga seluruh kebutuhan dan tantangan dapat teratasi dengan baik selama penerapannya.

Tak kalah penting, pastikan Anda memilih ESS yang memiliki fitur lengkap, seperti integrasi dengan mesin absensi sidik jari, geo-location, face recognition, dan fitur lainnya.

Dengan begitu, Anda dapat memperoleh kemudahan pengelolaan SDM dalam satu wadah.

Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa sistem ESS yang dipilih memiliki keamanan yang terjamin, seperti terdaftar di PSE Kominfo dan tersertifikasi ISO 9001 tentang sistem manajemen mutu.

Hal ini penting untuk mencegah kebocoran data dan permasalahan lain yang berdampak bagi keberlangsungan perusahaan.

 

Sistem HRIS ESS LinovHR: Solusi Tepat Sistem ESS Perusahaan

software hris

 

Jika perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mengelola cuti atau menjawab pertanyaan karyawan, maka sudah saatnya perusahaan Anda menerapkan sistem Employee Self Service.

Sistem HRIS ESS dari LinovHR dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan menginginkan adanya kemudahan dalam pengelolaan karyawan.

Sistem HRIS Employee Self Services dari LinovHR mampu meningkatkan keterlibatan karyawan di dalam perusahaan  sehingga meringankan tugas dan tanggung jawab HRD. 

Dengan menerapkan sistem ESS LinovHR, Anda dapat melihat ratusan hingga ribuan informasi pribadi karyawan dengan mudah.

Selain itu, Anda juga dapat mengawasi catatan kehadiran karyawan secara real time. Serta, karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti, izin, sakit, dan lembur kepada perusahaan tanpa harus melalui proses yang panjang. 

Sistem Employee Self Services juga memungkinkan karyawan untuk memperbarui informasi pribadi secara mandiri.

Apabila sistem Employee Self Services berhasil diterapkan, maka perusahaan Anda akan menikmati peningkatan produktivitas dan efisiensi kinerja. 

Jadi, dengan memahami betapa pentingnya sistem Employee Self Service terhadap kinerja karyawan maupun perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah mencari sistem ESS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan.

LinovHR merupakan salah satu Software HRIS yang memiliki modul Employee Self Service di dalamnya.

Coba gratis Software Employee Self Service LinovHR dengan mengisi form di Halaman Kontak kami.