Reimbursement merupakan suatu proses penggantian atau pembayaran dana yang telah karyawan keluarkan sebelumnya. Mengelola reimburse akan sangat mudah jika jumlah karyawan hanya sedikit. Namun, bagaimana jika skala perusahaan cukup besar dan terdiri dari banyak karyawan?
Untuk mengatasi rumitnya klaim reimburse, LinovHR menyediakan fitur reimbursement claim dalam modul Reimbursement
Memahami Fitur Reimbursement Claim LinovHR
Reimbursement Claim merupakan salah satu fitur yang tersedia dalam modul Reimbursement dari LinovHR. Fitur reimbursement claim akan memudahkan manajemen HRD untuk memproses klaim yang telah diajukan karyawan hingga mencairkan atau membayarkan dana yang menjadi hak karyawan. Proses pencairan dapat bersamaan dengan payroll bulanan atau terpisah tergantung dari kebijakan perusahaan.
Bagaimana proses pengajuan klaim reimburse hingga pencairan menggunakan fitur ini? Coba simak penjelasan berikut!
Andi adalah seorang account executive sebuah perusahaan swasta. Dalam keseharian pekerjaannya, Andi dituntut bertemu client dari berbagai latar belakang. Tidak jarang Andi pun harus melakukan perjalanan dinas keluar kota untuk menemui client.
Suatu hari, Andi harus pergi keluar kota untuk bertemu client baru. Untuk akomodasi biaya selama di luar kota seperti penginapan, transportasi, dan uang makan, Andi harus mengocek dari kantong pribadi terlebih dahulu. Perusahaan tempat Andi bekerja wajib mengganti biaya tersebut karena perjalanan yang dilakukan Andi merupakan perjalanan dinas untuk keperluan perusahaan.
Andi mengajukan klaim reimbursement kepada HRD. Pihak HRD akan mengumpulkan semua form dan bukti terkait untuk pencairan dana reimburse. HRD akan mengajukan pencairan menggunakan fitur reimbursement claim ke HR Specialist. Lalu, HR Specialist akan melakukan approval atas semua request yang masuk untuk diproses ke dalam request payment.
Proses request payment diawali dengan melakukan cut off per tanggal dan menghasilkan daftar reimburse payment. Berikutnya, bagian account payable akan memproses pembayaran atau pencairan kepada karyawan. Setiap bulannya, account payable akan membuat daftar reimburse karyawan yang telah dibayarkan.
Baca Juga: Sedang WFH? Inilah 8 Rekomendasi Aplikasi Chat untuk Tim Anda!
Keunggulan Klaim Reimbursement LinovHR dibandingkan Manual
Dengan menggunakan fitur reimbursement claim, perusahaan dapat memproses segala pengajuan reimburse yang tadinya memakan waktu lama menjadi cepat dan akurat. Sehingga pihak karyawan pun juga lebih cepat menerima pencairan dana.
Untuk lebih jelas mengenai perbandingan keunggulan antara klaim reimbursement LinovHR dengan manual, coba simak tabel perbandingan di bawah ini!
|
Reimbursement oleh LinovHR |
Reimbursement Manual |
|
Cepat dan praktis memproses pengajuan reimburse |
Rumit untuk memproses dokumen dan pengajuan |
|
Hemat waktu |
Membutuhkan waktu lama |
|
Proses berjalan sistematis |
Tidak sistematis karena masih mengandalkan cara manual |
|
Dapat digunakan di mana saja dan kapan saja |
Karyawan harus ke kantor untuk mengajukan reimburse kepada HRD |
|
Data dan informasi karyawan dijamin aman dan rahasia |
Keamanan dan kerahasiaan tidak terjamin karena tidak ada sistem keamanan |
Baca Juga: Mudahnya Membuat Laporan Absensi Karyawan dengan LinovHR
Contoh Reimbursement yang Paling Sering Diajukan
Reimburse memang tidak asing lagi dalam sebuah perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, ada berbagai jenis reimbursement yang sering diajukan karyawan kepada HRD. Apa saja contoh reimbursement dalam perusahaan?
- Reimburse Bisnis untuk memproses dana yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan bisnis perusahaan.
- Reimburse Medis untuk memproses biaya yang dialokasikan karyawan ketika karyawan sakit atau dirawat di rumah sakit. Kebijakan mengenai reimburse medis di tiap perusahaan sangat berbeda.
- Reimburse Perjalanan Dinas untuk memproses dana yang dipakai karyawan selama karyawan melakukan perjalanan dinas, termasuk transportasi, konsumsi, dan penginapan di luar kota.
Memaksimalkan Pengelolaan Karyawan Bersama LinovHR
Pengelolaan karyawan membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Tak jarang HRD justru merasa kewalahan akibat pengelolaan administrasi karyawan yang tidak sistematis. Akibatnya, tugas HRD yang bersifat strategis dan membutuhkan fokus tinggi malah terbengkalai. Padahal pengelolaan karyawan membutuhkan perencanaan dan fokus yang mendalam.
LinovHR menyadari bahwa kualitas kinerja karyawan berhubungan erat dengan pengelolaan karyawan. Oleh karena itu, LinovHR menyediakan Software HRD yang dapat mengakomodasi pengelolaan karyawan dengan komprehensif. Sehingga HRD dapat memusatkan perhatian lebih kepada tugas yang membutuhkan perencanaan dan fokus tinggi.
Apa saja modul yang ditawarkan oleh LinovHR?
- Organizational management
- Personnel management
- Reimbursement
- Payroll
- Competency management
- Performance management
- Employee self service
- Learning and development
- Loan
- Time management
- Succession management
- Recruitment
Dengan perpaduan dari berbagai modul tersebut, LinovHR dapat menciptakan pengelolaan sumber daya manusia yang jauh lebih baik dari cara manual termasuk dalam pengelolaan klaim reimbursement. Kualitas kinerja dan kepuasan karyawan pun akan tercapai dengan mudah. Untuk informasi lebih lengkap mengenai modul dari Software HRD LinovHR, klik tautan berikut ini!
