Flexible working space adalah salah satu terobosan yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan. Flexible working sendiri sudah diatur melalui Keputusan Menteri Keuangan Nomor 223/KMK.01/2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Kerja (FWS) di lingkungan kerja.
Budaya kerja flexible working space sendiri tercipta karena terjadinya pandemi Covid-19 di Indonesia. Pandemi memberi dampak pada lingkup dunia kerja, yaitu karyawan bekerja dari rumahnya masing-masing untuk menghindari paparan virus.
Meski pada awalnya bertujuan untuk menghindari virus Corona, menerapkan flexible working juga ternyata memberi keuntungan lain.
Dengan menerapkan sistem ini, maka perusahaan dapat membangun budaya kerja yang lebih produktif, efektif, dan efisien.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai flexible working space, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!
Apa Itu Flexible Working Space?
Flexible working space adalah pengaturan akan pola kerja para karyawan dengan memaksimalkan teknologi informasi dan komunikasi guna meningkatkan dan menjaga produktivitas karyawan.
Selain itu, flexible working space juga dapat memberikan jaminan bagi para karyawan dalam keberlangsungan pelaksanaan tugas dengan cara memberikan fleksibilitas terhadap lokasi kerja selama periode tertentu.
Artinya, para karyawan diberikan kebebasan oleh perusahaan untuk melakukan pekerjaannya dari mana saja, termasuk kerja dari rumah atau WFH.
Dengan menerapkan flexible working, maka perusahaan dapat membantu para karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Aplikasi yang Diperlukan Selama Flexible Working Space
Ketika suatu perusahaan ingin menerapkan flexible working space, hal pertama yang harus dipersiapkan oleh perusahaan adalah menyiapkan aplikasi yang dapat menunjang absensi karyawan.
Dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan, maka perusahaan dapat dengan mudah meninjau karyawan yang sedang bekerja dari mana saja. Hal tersebut tentu perlu dilakukan perusahaan guna mengkaji performance atau kinerja karyawan.
Adapun aplikasi yang dapat digunakan oleh karyawan selama menjalankan flexible working space di antaranya adalah aplikasi clock-in dan clock out, aplikasi video conference, pengerjaan dokumen tertulis yang dapat dilakukan dengan cara kolaboratif seperti G-Suite maupun Microsoft Office 365, penjadwalan dan pengelolaan waktu seperti Google Calendar, serta aplikasi chatting.
Dalam menggunakan aplikasi tersebut, karyawan akan membutuhkan internet yang cepat dalam menjalankan flexible working.
Tak hanya itu, karyawan juga harus menggunakan perangkat yang dapat mendukung jalannya pekerjaan seperti smartphone, laptop atau komputer, hingga headphone atau earphone.
Baca Juga: Daftar Aplikasi untuk Menunjang WFH
Cara Membangun Kebiasaan Flexible Working Space
Sebelum menerapkan cara kerja ini, Anda perlu membangun kebiasaan flexible working space di perusahaan terlebih dahulu. Cara untuk membangun kebiasaan tersebut terdiri atas 3 tahap, di antaranya adalah sebagai berikut.
Sebelum Bekerja
Sebelum bekerja, karyawan harus menyiapkan dan melakukan hal-hal di bawah ini terlebih dahulu:
- Melakukan clock-in pada aplikasi absensi.
- Menuliskan to do list atau daftar tugas yang harus dikerjakan pada hari itu. Dalam hal ini, Anda harus memperhatikan untuk membuat daftar tugas dengan bijak. Jangan membuat daftar tugas terlalu panjang karena hal tersebut dapat memungkinkan pekerjaan tidak dapat selesai di hari yang sama. Tentu saja, hal ini akan berkaitan dengan performance dalam bekerja.
- Mengecek apakah terdapat update mengenai pembicaraan terkait pekerjaan terakhir melalui email atau aplikasi chatting. Setiap hari, karyawan harus membuka aplikasi chatting atau email untuk melihat balasan atau pesan baru.
Saat Bekerja
Lalu ketika bekerja, karyawan perlu melakukan hal-hal berikut:
- Melakukan update terhadap tugas yang telah dilaksanakan pada aplikasi internal.
- Mengutamakan komunikasi berbasis teks dibandingkan telepon atau video call.
- Menghindari distraksi agar bisa bekerja dengan maksimal.
Baca Juga: Apa Itu Distraksi? Ini Cara Mengatasinya
Selesai Bekerja
Jika karyawan sudah selesai bekerja, maka karyawan perlu melakukan hal ini:
- Melakukan clock-out pada aplikasi absensi.
- Mengisi timesheet tentang daftar pekerjaan yang telah dilakukan di hari ini.
Baca Juga: Workcation Adalah Kerja sambil Liburan, Bagaimana Sistem Kerjanya?
Terapkan Flexible Working Space dengan Bantuan Aplikasi Absen LinovHR
Melalui penjelasan di atas, Anda dapat mengetahui beberapa manfaat yang didapatkan oleh perusahaan maupun karyawan dalam menerapkan flexible working space.
Selain itu, Anda juga dapat mengetahui bahwa dalam penerapannya, flexible working membutuhkan aplikasi absensi yang dapat menunjang dan mengelola pekerjaan serta kinerja karyawan.
Dalam memilih aplikasi absensi untuk menerapkan flexible working, Anda harus memperhatikan apakah aplikasi tersebut sudah terpercaya atau belum.
Aplikasi absensi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk perusahaan Anda dalam menerapkan flexible working space adalah Aplikasi dari LinovHR.
Aplikasi Absensi LinovHR memiliki banyak modul serta fitur yang dapat mempermudah perusahaan dalam mengelola data perusahaan seperti absensi.
Salah satu modul yang dapat membantu perusahaan dalam menerapkan flexible working adalah modul Employee Self Services (ESS).
Dengan fitur ESS ini, karyawan dapat dengan mudah untuk mencatat kehadiran, melihat data pribadi, mengajukan cuti, lembur, izin sakit, jadwal kerja, serta penjadwalan meeting online di kalender.
Jadi, karyawan tidak harus datang ke kantor untuk mencatat kehadiran atau mengajukan cuti.
Hanya dengan menggunakan aplikasi ESS, maka perusahaan dapat dengan mudah untuk selalu terhubung dengan karyawan. Melalui aplikasi ESS, perusahaan juga dapat menyebarkan informasi kepada karyawan secara mudah.
Ingin mendapatkan kemudahan dalam menerapkan flexible working space? Segera gunakan Software HRIS LinovHR sekarang juga!
