Salah satu aplikasi yang banyak digunakan pelajar dan pekerja adalah Google Sheet. Aplikasi ini merupakan aplikasi dari Google yang digunakan untuk membuat dan mengedit spreadsheet atau lembar kerja.
Pada Google Sheet, ada salah satu fitur yang cukup sering digunakan. Fitur tersebut adalah XLOOKUP yang digunakan untuk mencari data dalam suatu dokumen Google Sheet.
Supaya Anda lebih memahami cara menggunakan XLOOKUP Google Sheet, simak ulasan berikut ini. LinovHR akan mengulasnya dengan lengkap untuk Anda.
Apa Itu Google Sheet?
Google Sheet adalah aplikasi dari Google yang memungkinkan penggunanya untuk membuat, mengedit, dan membagikan spreadsheet atau lembar kerja berbentuk tabel. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis web, sehingga penggunanya tidak perlu mengunduh aplikasi.
Google Sheet merupakan bagian dari Google Docs Editors. Selain Google Sheet, ada pula Google Docs, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, Google Sites, dan Google Keep yang bisa diakses dengan mudah dan gratis pada peramban masing-masing pengguna.
Sekilas, Google Sheet tampak sama dengan Microsoft Excel. Namun, perbedaannya adalah fitur kolaborasi yang menjadi fitur unggulan Google Sheet.
Aplikasi ini memungkinkan beberapa pengguna mengakses dan mengedit dokumen yang sama secara simultan. Setiap pengguna pun bisa mengetahui perubahan apa yang dilakukan pengguna lain terhadap dokumen.
Kegunaan Google Sheet
Ada banyak kegunaan yang bisa didapatkan dari menggunakan Google Sheet. Kegunaan ini tentunya sangat bermanfaat terutama bagi pelajar dan pekerja.
Adapun kegunaan Google Sheet yang bisa Anda dapatkan adalah:
- Membuat tabel
- Membuat grafik
- Menganalisis data
- Mengedit dokumen secara kolaboratif
- Mengedit dokumen secara online dan offline
Baca Juga: Langkah-langkah Membuat Tabel di Word
Dasar-Dasar Penggunaan Google Sheet
Cara menggunakan Google Sheet cukup mudah. Sebagai langkah awal, pengguna harus memiliki akun Gmail terlebih dahulu. Setelah itu, barulah pengguna dapat membuat dan mengedit spreadsheet.
Jika Anda adalah pemula dalam Google Sheet, Anda perlu memahami dasar-dasar penggunaannya.
Berikut ini adalah caranya:
1. Membuat dan Mengedit Worksheet
Setelah membuka Google Sheet, halaman worksheet akan langsung muncul. Anda bisa langsung membuat atau mengedit worksheet pada halaman tersebut.
Pada setiap worksheet, ada row, column, dan cells. Row merupakan baris menurun sedangkan column merupakan baris mendatar. Sementara itu, cells adalah satu kotak tabel yang merupakan gabungan keduanya.
Apabila satu worksheet dinilai kurang, Anda bisa menambah worksheet lain. Caranya adalah meng-klik tanda ‘+’ pada bagian bawah Google Sheet yang sejajar dengan tulisan ‘Sheet 1’.
2. Melakukan Analisis Data
Data yang ada di dalam Google Sheet bisa dianalisis melalui visualisasi grafik atau bagan. Caranya mudah, cukup menuju tab Insert lalu pilih Chart.
Lalu, pilih jenis grafik atau bagan yang diinginkan. Setelah itu, data yang sudah dipilih sebelumnya pun akan otomatis menjadi grafik atau bagan yang lebih mudah dipahami.
3. Membagikan Dokumen
Keunggulan utama Google Sheet yaitu bisa membagikan dokumen dengan mudah. Untuk membagikan dokumen, klik tombol Share di bagian atas Google Sheet.
Pemilik dokumen bisa memberi batasan apakah pengguna lain bisa mengedit atau hanya melihat dokumen saja.
4. Melakukan Import File
Keunggulan lainnya dari Google Sheet adalah bersifat fleksibel. Anda dapat membuka dokumen dengan format .xls yang dibuat di Microsoft Excel pada Google Sheet. Caranya yaitu melakukan import file dengan klik tab File lalu memilih Import. Setelah itu, file Excel siap dimasukkan untuk dapat diakses dan diedit secara kolaborasi.
Cara Menggunakan XLOOKUP Google Sheet
Setelah Anda mengetahui dasar-dasarnya, kini Anda bisa masuk ke tahap selanjutnya. Salah satu fitur Google Sheet tingkat menengah dan profesional yang biasa digunakan pekerja adalah XLOOKUP.
XLOOKUP adalah fitur Google Sheet yang digunakan untuk mencari data tertentu berdasarkan baris.
Rumus XLOOKUP adalah:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
Penjelasan rumus tersebut yaitu:
- lookup_value merupakan nilai data yang akan dicari
- lookup_array merupakan range lokasi data yang akan dicari
- return_array merupakan range data yang dikembalikan
- If_not_found merupakan argumen yang bersifat opsional. Anda bisa memasukkan kondisi data yang dicari. Jika tidak ada data yang memenuhi kondisi, hasilnya adalah #N/A
- match_mode merupakan argumen yang bersifat opsional. Match_mode akan mengontrol bagaimana fungsi menemukan data yang sesuai kondisi. Pilihannya adalah 0, -1, 1, dan 2.
- search_mode merupakan argumen yang bersifat opsional. Search_mode akan mengontrol bagaimana fungsi menemukan data. Pilihannya adalah 1, -1, 2, -2.
Contoh XLOOKUP adalah sebagai berikut:
Dari contoh di atas, XLOOKUP digunakan untuk mencari data penjualan produk kaus kaki biru (blue socks) pada bulan Februari. Untuk mencari nilai tersebut, rumus yang dipakai yaitu =XLOOKUP(F2,A2:A5,C2:C5).
Pada rumus tersebut, F2 menunjukkan nilai data yang akan dicari. Sementara itu, A2:A5 adalah range tempat data berada dan C2:C5 adalah range tempat hasil atau nilai yang ingin ditunjukkan.
Kelemahan Penggunaan Google Sheet untuk Menghitung Payroll
Di banyak perusahaan, Google Sheet biasanya digunakan untuk menghitung payroll atau penggajian karyawan. Meski Google Sheet memiliki fitur yang mendukung untuk menghitung gaji, ternyata perhitungan gaji dengan Google Sheet juga memiliki kekurangan.
Inilah dia kekurangan menggunakan Google Sheet untuk menghitung payroll:
1. Ada Kemungkinan Human Error
Penggunaan Google Sheet dalam menghitung gaji membutuhkan ketelitian. Ini karena human error mungkin saja terjadi dalam memasukkan formula atau nilai gaji.
Akibatnya tentu fatal bagi perusahaan karena bisa menyebabkan kerugian.
2. Tidak Efisien
Google Sheet tidak efisien untuk digunakan menghitung payroll. Perhitungan gaji karyawan yang dihitung menggunakan aplikasi ini akan memakan lebih banyak waktu, tenaga, dan pikiran. Padahal, waktu dan tenaga yang ada bisa digunakan untuk mengerjakan tugas lainnya.
3. Konsolidasi Gaji Sulit Dilakukan
Konsolidasi gaji yang mencakup gaji karyawan pada cabang berbeda atau pada perusahaan induk atau anak akan terlalu sulit untuk dilakukan menggunakan Google Sheet. Data yang terkumpul nantinya akan terlalu banyak sehingga menyulitkan dalam mencari data.
Aplikasi Google Sheet mungkin bisa sangat membantu pekerjaan yang berhubungan dengan tabel dan perhitungan. Apalagi ia bisa diakses secara online, pasti akan sangat memudahkan dalam proses kerja dan berbagi file.
Namun, walau tampilan Google Sheet sama seperti Microsoft Excel, Google Sheet sebaiknya tidak digunakan untuk menghitung payroll. Penghitungan payroll tentu harus dilakukan dengan komprehensif, tepat, dan cepat.
Akan lebih baik jika menggunakan Software Payroll LinovHR yang bisa menghitung penggajian karyawan secara otomatis dan akurat.
Melalui software tersebut, perhitungan gaji karyawan dapat dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga karyawan yang bertugas menghitung payroll pun akan lebih produktif.
Kesimpulan
Google Sheet memiliki banyak keunggulan untuk membantu pekerjaan karyawan agar menjadi lebih praktis. Tetapi meskipun memiliki banyak keunggulan google sheet juga mempunyai beberapa kekurangan, dimana kekurangan itu harus ditutupi dengan bantuan software atau aplikasi lain.
Itulah artikel mengenai Google Sheet. Semoga setelah membaca tulisan ini, Anda semakin paham dengan Google Sheet dan cara menggunakannya.
