HR help desk merupakan salah satu solusi yang penting bagi perusahaan modern dalam mengelola sumber daya manusia. Dengan keberadaannya, perusahaan dapat mengoptimalkan proses manajemen SDM secara efisien dan efektif.
Di tengah dinamika lingkungan kerja yang terus berkembang, teknologi ini memberikan kemudahan akses bagi karyawan dan manajemen untuk menyelesaikan berbagai permasalahan terkait tenaga kerja dengan cepat dan tepat.
Keberadaannya tidak hanya meningkatkan produktivitas tim HR, tetapi juga membawa manfaat besar dalam meningkatkan kepuasan karyawan serta memperkuat hubungan antara perusahaan dan anggota timnya.
Simak artikel LinovHR di bawah ini untuk ketahui mengapa Anda membutuhkan HR help desk!
Apa Itu HR Help Desk?
HR help desk adalah sebuah sistem atau layanan yang disediakan oleh departemen HR dalam sebuah organisasi yang berfungsi memberikan bantuan untuk karyawan.
Teknologi ini akan memberikan bantuan dan solusi terhadap berbagai permasalahan yang berkaitan dengan karyawan dan manajemen perusahaan tanpa perlu berkutat dengan email.
Melalui HR help desk software, karyawan dan manajemen dapat mengakses informasi, mendapatkan bantuan, serta menyelesaikan berbagai masalah terkait dengan ketenagakerjaan.
Layanan ini mencakup berbagai hal, mulai dari masalah perizinan, cuti, atau masalah penyesuaian data dan dokumen kebijakan perusahaan, dan lainnya.
HR help desk software bertujuan untuk menyediakan akses yang mudah dan efisien bagi karyawan dan manajemen untuk mendapatkan bantuan dan solusi terkait dengan persoalan SDM.
Selain itu, software ini juga memainkan peran penting dalam memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan dengan memberikan layanan yang responsif dan mendukung.
Penggunaanya tidak hanya menjadi sebuah sistem pendukung, tetapi juga menjadi salah satu komponen strategis dalam manajemen sumber daya manusia yang modern dan efektif.
Mengapa Perusahaan Butuh HR Help Desk?
Perusahaan memerlukan HR help desk karena keterlibatan rendah dan ketidakpuasan karyawan dapat mengakibatkan penurunan produktivitas dan profitabilitas.
Menurut Gallup, perusahaan dengan karyawan yang kurang terlibat memiliki:
- Tingkat absensi yang lebih tinggi hingga 81%,
- Produktivitas 18% lebih rendah, dan
- Profitabilitas 23% lebih rendah
Jika, dibandingkan dengan perusahaan yang memiliki tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi. Keterlibatan yang rendah dan ketidakpuasan karyawan dapat merugikan perusahaan.
Namun, masalah ini dapat diatasi dengan menerapkan sistem standar untuk menangani permintaan karyawan.
HR help desk memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kepuasan karyawan dengan memastikan bahwa mereka didengar dan dilayani dengan cepat.
Hal tersebut berdampak positif pada keterlibatan karyawan, absensi yang lebih rendah, peningkatan produktivitas, dan akhirnya, profitabilitas yang lebih baik.
Hal yang Bisa Diatasi oleh HR Help Desk
Dalam menghadapi dinamika kompleks pengelolaan sumber daya manusia, HR help desk menjadi solusi integral yang memungkinkan perusahaan untuk mengatasi berbagai tantangan dengan efisien dan efektif.
Berikut adalah beberapa hal yang dapat diatasi oleh tools tersebut:
1. Kehidupan Keluarga
Seorang karyawan dahulunya adalah seorang single. Namun sekarang mereka telah berkeluarga dan menjadi orang tua, karyawan tersebut perlu mengetahui tentang tunjangan dan kebijakan cuti.
Hal mengenai keluarga ini dapat menjadi topik yang sensitif di tempat kerja, dan karyawan tersebut bisa saja ragu untuk mengajukan pertanyaan tersebut ke HR. Sebagai gantinya, mereka menggunakan knowledge base internal di dalam aplikasi helpdesk untuk mencari tahu kebijakan perusahaan.
Meskipun perwakilan HRD akan dengan senang hati menjawab pertanyaan ini, knowledge base tersebut memberikan privasi yang diinginkan karyawan tersebut.
2. Employee Onboarding
Beberapa karyawan baru akan segera memulai pekerjaan mereka secara bersamaan dan semuanya akan bekerja secara remote, beberapa di zona waktu yang berbeda.
Sebelum perusahaan memiliki layanan help desk HR, perwakilan HRD akan menghubungi setiap karyawan baru secara individual untuk menangani semua email dan dokumen yang masuk dan keluar.
Berkat portal HR help desk, para karyawan baru dapat mengunggah informasi mereka dan melacak proses onboarding mereka.
Waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dokumen yang relevan menjadi lebih sedikit, dan para karyawan baru dapat memulai pelatihan mereka lebih cepat dibandingkan jika mereka menggunakan rangkaian email.
3. Survei Karyawan
Seorang manajer HR di sebuah perusahaan menggunakan perangkat lunak help desk untuk mensurvei semua karyawan.
Tingkat kepuasan tinggi di setiap departemen kecuali satu. Karena penasaran untuk mempelajari lebih lanjut, manajer tersebut meneliti lebih dalam tiket yang dikeluarkan di departemen itu.
HR manager menemukan bahwa manajer tim tersebut secara rutin membuat permintaan yang tidak masuk akal dan bahkan membuat beberapa pernyataan yang terang-terangan tidak pantas di tempat kerja.
Jika perilaku tersebut dibiarkan terus berlanjut, itu bisa berarti masalah besar bagi perusahaan. Manajer HR pun langsung menangani masalah tersebut, dan setelah survei lain yang dikirim beberapa bulan kemudian, kepuasan dalam tim dipulihkan kembali.
Fitur yang Ada dalam HR Help Desk
Sebagai teknologi yang hadir untuk mempermudah tugas HR dalam membantu memberikan solusi kepada karyawan, tentu saja ada beberapa fitur penting yang dimiliki dari help desk HR, beberapa di antaranya adalah:
1. Ticketing System
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan atau pertanyaan melalui berbagai saluran komunikasi seperti email, telepon, atau platform daring.
Dengan sistem ini, karyawan dapat dengan mudah mengakses bantuan yang mereka butuhkan tanpa terbatas oleh saluran komunikasi tertentu.
2. Self-service
Teknologi help desk HR memungkinkan implementasi fitur self–service yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan masalah mereka sendiri.
Melalui basis pengetahuan yang disediakan, karyawan dapat menemukan jawaban atas pertanyaan umum atau mendapatkan panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah tertentu tanpa perlu melibatkan tim HR.
3. Laporan dan Analitik
HR help desk dilengkapi dengan fitur pelaporan dan analisis yang memungkinkan tim HR untuk memantau dan menganalisis berbagai metrik terkait layanan HR.
Dengan data yang dihasilkan oleh fitur ini, tim HR dapat mengidentifikasi tren, menganalisis kinerja layanan, dan membuat keputusan strategis untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan.
4. Integrasi
Teknologi ini dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang digunakan dalam perusahaan, seperti sistem manajemen kinerja atau sistem kehadiran karyawan.
Integrasi ini memungkinkan aliran kerja yang lebih efisien dan terkoordinasi antara departemen yang berbeda, sehingga meningkatkan efektivitas operasional perusahaan secara keseluruhan.
5. Otomatisasi Alur Kerja
Alat bantu tersebut menyediakan fitur alur kerja otomatis yang memungkinkan penyelesaian permintaan atau pertanyaan karyawan secara lebih cepat dan efisien.
Dengan otomatisasi proses-proses tertentu, seperti pengalokasian tiket atau penjadwalan pertemuan, tools yang tepat dapat membantu mengurangi waktu tanggapan dan meningkatkan kepuasan karyawan melalui penanganan yang lebih cepat dan tepat.
Baca Juga: Mengenal HRIS Portal: Apakah Terjamin Keamanannya?
Keuntungan HR Help Desk
HR help desk merupakan investasi strategis bagi perusahaan karena menyediakan berbagai keuntungan yang signifikan bagi pengelolaan SDM.
Berikut adalah beberapa keuntungan HR helpdesk yang penting:
1. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Dengan teknologi ini, karyawan dapat dengan mudah mengakses bantuan dan solusi untuk berbagai masalah atau pertanyaan yang mereka miliki.
Pelayanan yang responsif dan tepat waktu dari HR help desk membantu meningkatkan kepuasan karyawan karena mereka merasa didengar dan didukung oleh perusahaan.
2. Meningkatkan Proses Onboarding Karyawan
HR helpdesk dapat mempercepat proses onboarding karyawan baru dengan menyediakan panduan, formulir, dan informasi yang diperlukan secara terpusat.
Dengan demikian, karyawan baru dapat lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja dan mulai berkontribusi secara efektif.
3. Meningkatkan Produktivitas Tim
Dengan menyediakan akses mudah dan cepat terhadap informasi dan bantuan, HR helpdesk membantu mengurangi waktu yang dihabiskan oleh karyawan dan tim HR untuk menyelesaikan masalah administratif atau teknis.
Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas inti mereka, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
4. Membantu dalam Penyelesaian Masalah secara Proaktif
Tidak hanya merespons permintaan atau masalah yang diajukan oleh karyawan, tetapi juga dapat membantu dalam mendeteksi dan menangani potensi masalah sebelum mereka menjadi lebih besar.
Dengan melacak tren permintaan dan mengidentifikasi pola-pola tertentu, HR help desk memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan preventif yang diperlukan.
5. Menyediakan Wawasan yang Dapat Dijalankan
Dengan fitur pelaporan dan analisis yang dimiliki oleh HR help desk, perusahaan dapat memperoleh wawasan yang berharga tentang kinerja layanan HR dan kebutuhan karyawan.
Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan strategis dalam upaya untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan efisiensi operasional secara keseluruhan.
HRIS LinovHR HR Help Desk Software Terbaik
Memiliki teknologi khusus yang dapat membantu manajemen SDM di perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien adalah salah satu investasi cerdas.
Dengan bantuan teknologi ini, HR tidak lagi hanya sibuk mengerjakan tugas administratif tapi juga bisa berperan menjadi business partner.
HRIS LinovHR adalah sebuah tools helpdesk yang menawarkan fitur lengkap dengan teknologi terkini. Menawarkan modul yang lengkap, mulai dari proses onboarding karyawan, sampai dengan proses offboarding. Semua bisa diselesaikan secara langsung di dalam satu aplikasi.
Sudah dilengkapi juga dengan aplikasi ESS yang mendukung karyawan untuk secara aktif mengajukan berbagai kebutuhan mereka, seperti cuti, izin, perubahan informasi pribadi, reimburse, loan, dan masih banyak lainnya.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat meraih manfaat besar dalam mengelola sumber daya manusia dengan lebih baik.
Jangan ragu untuk gunakan HRIS LinovHR dan rasakan perubahan positif dalam pengelolaan SDM perusahaan Anda!
Ajukan demo gratisnya sekarang juga!
