Dalam lingkungan kerja yang dinamis, penting bagi sebuah perusahaan untuk mengelola tim supaya perusahaan mampu bertahan di era yang kompetitif ini.
Salah satu pendekatan yang telah terbukti efektif dalam meningkatkan kinerja tim adalah GRPI model.
Seperti apakah bentuk pendekatan model ini? Simak artikel LinovHR berikut ini untuk memahami konsep lebih mendalam mengenai model GRPI dalam perusahaan!
Apa Itu GRPI Model?
GRPI model adalah suatu pendekatan pengembangan tim yang diperkenalkan oleh Richard Beckard pada awal tahun 1970an.
GRPI sendiri merupakan singkatan dari:
- Goals
- Roles
- Processes
- Interpersonal Relationship.
Dalam model ini, Beckard memberikan pemimpin organisasi suatu kerangka secara menyeluruh untuk mencapai kerja tim yang efektif dan efisien di tempat kerja.
Departemen SDM nantinya dapat menggunakan model ini dalam menyusun tim proyek dan mengidentifikasi serta menyelesaikan potensi masalah yang muncul dalam tim.
Elemen dalam GRPI Model
Model GRPI membantu organisasi dalam pengembangkan tim dan individu, dan membantu menutupi performance gap. Penggunaan model ini dapat memperjelas tujuan dan apa yang perlu dilakukan oleh karyawan sehingga mereka dapat memiliki kinerja yang lebih baik.
Para pemimpin perlu memahami empat elemen dalam GRPI model untuk menuju kesuksesan tim. Berikut adalah empat elemennya:
1. Goals atau Tujuan
Setiap proyek memerlukan tujuan akhir dan sasaran yang dimiliki bersama oleh seluruh anggota tim.
Tim harus menetapkan dan mendokumentasikan tujuan yang jelas sejak awal proyek dengan mendefinisikan hasil yang ingin dicapai.
Tujuan-tujuan ini bisa disusun dengan metode SMART, serta dipahami dalam konteks proyek yang sedang dikerjakan, lini bisnis, dan organisasi.
2. Roles atau Peran
Setelah tujuan ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menentukan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim.
Pembagian tanggung jawab yang jelas mengurangi potensi terjadinya konflik serta memastikan anggota yang terlibat tetap produktif dan berorientasi pada pencapaian tujuan.
Tak hanya itu, namun juga menjaga produktivitas, dan memastikan bahwa setiap anggota berkontribusi pada pencapaian tujuan proyek.
Dalam hal ini, pemimpin tim perlu secara berkala mengukur persepsi anggota tim terhadap peran mereka dan menjaga batasan yang jelas.
3. Process atau Proses
Setelah struktur dan peran tim ditetapkan, pemimpin tim perlu menguraikan rencana dan proses yang jelas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Tanpa rencana yang baik, dapat terjadi kesulitan dalam pengambilan keputusan, komunikasi, dan koordinasi kerja.
Cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan monitoring proses sepanjang jalannya proyek.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa tim bekerja dengan benar dan berkolaborasi sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.
4. Interpersonal Relationships atau Hubungan Antarpribadi
Elemen terakhir adalah hubungan antarpribadi pada anggota tim.
Membangun hubungan yang kuat dan saling menghormati antarindividu dalam tim adalah hal yang sangat penting.
Pemimpin dapat memfasilitasi hal ini dengan menetapkan proses manajemen konflik, mendorong komunikasi terbuka, dan menciptakan lingkungan yang mendukung umpan balik konstruktif.
Hubungan antarpribadi yang kuat dapat meningkatkan kepercayaan dan memberikan fleksibilitas untuk mencapai tujuan bersama dengan dukungan dari seluruh tim.
Manfaat GRPI Model
GRPI model menyediakan metode bagi para pemimpin untuk meningkatkan kinerja tim dan manajemen konflik yang lebih baik. Model ini memberikan sejumlah manfaat bagi tim dan organisasi, seperti:
1. Meningkatkan Kekompakkan, Produktivitas dan Kinerja Tim
Penetapan tujuan yang jelas sejak awal melalui GRPI model memastikan bahwa anggota tim bekerja secara kompak untuk mencapai tujuan mereka.
Dengan adanya struktur peran dan tanggung jawab, model ini memungkinkan pemimpin tim untuk menyiapkan alur kerja yang lebih matang.
Misalnya, alur kerja menjadi lebih efisien, komunikasi yang meningkat, dan adanya pengambilan keputusan dengan cepat.
Hal ini nantinya akan membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja tim secara keseluruhan.
2. Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi dalam Tim
GRPI Model menekankan pentingnya membangun hubungan interpersonal dan meningkatkan komunikasi antar anggota tim.
Dengan pemahaman yang jelas tentang peran dan kontribusi masing-masing anggota terhadap tujuan tim, kolaborasi dalam tim dapat ditingkatkan.
Selain itu, hal ini juga membantu untuk mencegah konflik, dan memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan secara efisien.
3. Peningkatan Akuntabilitas dan Kejelasan Masing-masing Peran
Peran dan tanggung jawab yang terdefinisikan dengan baik melalui GRPI model akan menjaga akuntabilitas anggota tim dan mengurangi ambiguitas.
Kejelasan ini mempermudah pemecahan masalah dan membuat anggota tim lebih bertanggung jawab terhadap tugas mereka.
4. Penyelarasan Tujuan Tim dengan Tujuan Perusahaan
GRPI membantu memposisikan tujuan tim dalam konteks misi dan sasaran perusahaan.
Dengan demikian, tim dapat memastikan bahwa pekerjaan mereka sesuai dengan rencana strategis jangka panjang perusahaan.
Penyelarasan ini tidak hanya meningkatkan pemahaman anggota tim tentang kontribusi mereka terhadap kesuksesan perusahaan. Akan tetapi, juga meningkatkan keterlibatan dan motivasi mereka untuk mencapai tujuan tim.
Hal tersebutlah nantinya yang akan meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan.
Keterbatasan GRPI Model
Meskipun memiliki sejumlah manfaat, namun GRPI model ternyata juga memiliki keterbatasan, yaitu:
1. Sifatnya Statis
Salah satu keterbatasan utama GRPI Model adalah sifatnya yang statis.
Maksud dari hal ini adalah model ini tidak memperhitungkan perubahan atau perkembangan tim dalam jangka panjang.
Karena itu, model ini kurang tepat untuk mengatasi masalah perkembangan tim atau operasi jangka panjang.
Selain itu, model ini juga memiliki sifat yang tidak fleksibel, serta kurang sesuai untuk situasi yang dinamis. Situasi dinamis adalah situasi di mana tim perlu beradaptasi dengan perubahan lingkungan atau tuntutan proyek.
Dengan ini, pemimpin tim harus secara teratur meninjau dan menyesuaikan tujuan, peran, proses, dan hubungan antarpribadi tim ketika beroperasi di situasi yang dinamis tersebut.
2. Kurangnya Unsur Kemanusiaan
GRPI cenderung melihat tim sebagai entitas rasional, sehingga kurang memperhatikan hubungan antarindividu di dalam tim.
Keterbatasan ini mencakup kurangnya perhatian terhadap aspek emosional dan hubungan personal yang dapat terbentuk seiring waktu di antara anggota tim.
Sebagai hasilnya, model ini mungkin kurang efektif dalam memahami dan mengelola pertumbuhan dan perkembangan individu.
Oleh karena itu, pemimpin tim dan manajer perlu menjaga kesadaran terhadap hal ini dan mengintegrasikan prioritas individualitas ke dalam struktur kerja tim, seiring dengan penerapan model ini.
Baca Juga: Apa Itu HR Operating Model dan Langkahnya
Bagaimana Tim Menerapkan GRPI Model
Berikut adalah langkah-langkah menerapkan GRPI model dalam tim dengan tepat:
1. Memahami Keadaan dalam Tim
Anggota tim dan pemimpin harus memahami kondisi tim saat ini. Maka dari itu, mulailah dengan mengumpulkan tim untuk mendiskusikan posisi mereka terkait empat komponen dalam model GRPI.
Selama diskusi, tujuan tim dan metrik keberhasilan harus dijabarkan bersama, serta tentukan juga bagaimana semua itu berhubungan dengan tujuan organisasi.
Mintalah anggota tim menjelaskan peran, tugas, dan pendekatan mereka terhadap komunikasi dan koordinasi, serta membahas aspek-aspek hubungan interpersonal.
2. Menetapkan Tujuan Tim yang Jelas
Setelah pemahaman keadaan tim, tim harus menetapkan tujuan dan sasaran tim. Tetapkan tujuan dengan metode SMART, dengan merinci pencapaian-pencapaian kecil yang perlu dicapai dan jabarkan pencapaian-pencapaian kecil yang perlu dilakukan di sepanjang jalan.
Detail dari langkah ini harus didokumentasikan dan disebarkan ke seluruh tim.
3. Menentukan Peran dan Tanggung Jawab Tim
Berikutnya, identifikasi peran yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sesuaikan dengan struktur tim yang ada.
Tetapkan peran masing-masing karyawan dengan tugas dan tingkat wewenang yang jelas.
Hindari juga tumpang tindih dalam pembagian pekerjaan atau tanggung jawab dengan meninjau peran secara menyeluruh.
4. Membangun Proses Tim yang Efektif
Selanjutnya, tentukan bagaimana anggota tim akan menjalankan peran mereka untuk mencapai tujuan.
Pemimpin tim harus menetapkan proses pengambilan keputusan, alur kerja, dan saluran komunikasi yang jelas.
Proses ini perlu ditinjau secara berkala untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
5. Membina Hubungan Tim Interpersonal
Setelah itu, pemimpin tim harus mendorong komunikasi terbuka, transparan, dan mendukung antar anggota tim.
Penanganan konflik dan membangun budaya tim inklusif, transparan, dan akuntabel akan meningkatkan pengalaman positif karyawan dan produktivitas tim.
6. Mengembangkan Rencana Implementasi
Setelah struktur dan proses tim diperbaiki, pemimpin tim harus menyusun rencana implementasi.
Dukungan dari pimpinan organisasi dan kesadaran anggota tim perlu diakomodasi, dan perubahan mungkin diterapkan secara bertahap.
7. Berkomunikasi dan Terlibat
Kemudian, pemimpin tim harus berkomunikasi dan terlibat dengan tim mereka dan setelah implementasi untuk mengurangi ketegangan dan meningkatkan pemahaman.
Permintaan umpan balik dari anggota tim juga perlu dilakukan untuk mengatasi tantangan dan melakukan perbaikan.
8. Memberikan Dukungan dan Sumber Daya Tim
Dalam menuju tujuan, pemimpin tim harus memberikan dukungan dan sumber daya yang diperlukan oleh anggota.
Hal ini bertujuan untuk memenuhi tanggung jawab, mengembangkan hubungan interpersonal, dan mencapai tujuan individu dan tim.
Selain itu, pemimpin juga harus memeriksa secara berkala dan memastikan bahwa seluruh kebutuhan karyawan atau anggota tim terpenuhi.
9. Pantau Kemajuan dan Terus Perbaiki
Setelah penerapan, kemajuan tim harus dipantau berdasarkan ukuran keberhasilan yang tercantum dalam elemen goals.
Pemimpin tim harus kembali ke model untuk mengevaluasi kontribusi struktur dan proses terhadap hasil, dan terus melakukan perbaikan sesuai kebutuhan tim.
Terapkan GRPI Model dengan Software HRIS LinovHR
GRPI model adalah salah satu metode yang membantu perusahaan untuk mencapai kinerja tim terbaik dengan pembagian peran yang jelas dan terdefinisikan. Selain itu, metode ini membantu perusahaan untuk menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat.
Di dalam implementasinya, analisis data human resource tentu saja diperlukan untuk membantu perencanaan serta penyusunan strategi. Kehadiran Software HRIS LinovHR tentu akan sangat membantu.
Software HRIS LinovHR menyediakan modul lengkap yang membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas human resource serta pengembangan tim dan organisasi.
Setiap modul dalam Software HRIS LinovHR juga sudah dilengkapi dengan fitur Report yang bisa diunduh sesuai dengan kebutuhan. Kehadiran fitur ini tentu akan sangat membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan serta strategi yang akan dilakukan.
Selain fitur Report, Software HRIS LinovHR juga memiliki modul Organization Management yang membantu perusahaan mendefinisikan job role dan struktur organisasi. Lalu, untuk memetakan skill dan kompetensi tiap unit kerja, juga bisa dilakukan dengan modul Competency Management.
Untuk melihat kecocokan karyawan dengan posisi mereka, perusahaan bisa melakukannya dengan modul Career Path yang memiliki fitur Role Match.
Lalu, untuk menetapkan dan memonitoring tujuan yang akan dicapai tim, bisa dilakukan dengan menggunakan fitur Goals & KPI dalam modul Performance Management.
Software HRIS LinovHR mempercepat dan menyederhanakan langkah-langkah tersebut melalui fitur-fitur yang mendukung perencanaan strategis, pengelolaan peran dan tanggung jawab, serta memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih efektif mencapai tujuan strategisnya sambil memastikan kekompakkan tim, akuntabilitas, dan produktivitas yang tinggi.
Ajukan demo gratisnya sekarang dan LinovHR dapat membantu perusahaan Anda mewujudkan tim yang efektif!
