Di dalam dunia kerja, kita sudah tidak asing dengan istilah project. Biasanya, selain mengerjakan Business As Usual (BaU), sebagai karyawan kita juga akan dilibatkan dalam beberapa proyek perusahaan.
Contoh proyek perusahaan adalah menciptakan produk baru atau juga melakukan inovasi-inovasi lainnya. Tentu saja, proyek ini memiliki maksud dan tujuan tersendiri untuk meningkatkan profit perusahaan.
Bila BaU identik dengan rutinitas kerja, lalu sebenarnya seperti apa itu project atau proyek?
Simak artikel LinovHR ini!
Pengertian Project
Project adalah kegiatan yang berlangsung dalam waktu singkat dengan tenggat waktu mulai (disebut juga dengan kick off) dan selesai (closing) yang sudah ditentukan dari awal.
Selain itu, proyek bisa juga diartikan sebagai serangkaian kombinasi dari tujuan yang ditetapkan untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.
Baik itu sederhana atau rumit, besar maupun kecil, sebuah proyek akan dimulai lebih dulu dengan ide dan perencanaan kasar terkait hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan.
Biasanya, ada banyak pihak yang terlibat dalam pelaksanaan project. Mulai dari tim internal, lembaga, sampai pihak eksternal.
Di dalam tim internal, pembagian tugas akan dilakukan oleh seorang project manager. Pembagian tugas ini tentu saja untuk memudahkan pengerjaan.
Selain bertugas untuk membagi tugas, seorang project manager juga akan menjadi penanggung jawab jalannya proyek serta penghubung antara penyusun strategi dan kebijakan dengan tim.
Baca Juga: Project Manager: Tugas & Syarat Umum Menjadi Project Manager
Karakteristik Project
Project berbeda dengan pekerjaan rutin yang bisa karyawan kerjakan setiap harinya. Ia memiliki beberapa karakteristik yang menjadi cirinya, yaitu sebagai berikut.
1. Terikat Waktu
Karakteristik utama dari project adalah berlangsung sementara, di mana ada tanggal awal dan tanggal akhir yang menjadi tenggat waktu.
Awal project dimulai dari penuangan ide kemudian pengembangan konsep. Lalu, akhir proyek adalah saat semua tugas sudah dilakukan dan tujuan proyek sudah tercapai.
2. Memiliki Tujuan
Project adalah sebuah usaha untuk mencapai tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki.
Setelah tujuan tercapai, maka project pun selesai dan ditutup. Dari project tersebut akan lahir beberapa wawasan, produk, atau layanan baru.
Kemudian, hasil yang didapat itu akan dijadikan sebagai referensi lebih lanjut untuk kegiatan project berikutnya.
3. Memiliki Siklus Hidup
Siklus hidup proyek mewakili berbagai fase yang dilalui proyek dari kick off hingga closing. Semua proyek biasanya melalui empat fase yaitu:
- Inisiasi.
- Perencanaan.
- Penerapan.
- Penutupan.
Setiap fase dalam project memiliki bagian atau penanggung jawab tersendiri untuk memudahkan pemantauan dan evaluasi yang efektif.
4. Sebuah Entitas Tunggal
Suatu proyek terdiri atas beragam keterampilan, fungsi, peran, peserta, dan disiplin ilmu. Namun meski demikian, seluruh hal tersebut tetap menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan proyek bersama-sama.
5. Membutuhkan Kolaborasi Lintas Divisi
Pengerjaan proyek membutuhkan tim atau individu dengan keterampilan, peran, dan tanggung jawab yang berbeda. Oleh karena itu, proyek akan melibatkan kolaborasi lintas divisi guna mencapai tujuan atau solusi bersama.
Baca juga: Contoh Struktur Organisasi Proyek Beserta Penjelasannya
Tujuan Project
Tujuan proyek adalah untuk mencapai apa yang sudah ditentukan di akhir proyek. Ini bisa berarti hasil akhir dan aset yang didapatkan.
Selain itu, tujuan bisa juga bersifat abstrak seperti meningkatkan produktivitas atau motivasi karyawan.
Satu hal yang penting, tujuan dalam sebuah project haruslah hal yang dapat dicapai, terikat dengan waktu, spesifik, dan dapat diperkirakan di akhir saat project selesai.
Tujuan project sendiri berbeda dengan goals project. Secara umum tingkat goals lebih tinggi dari tujuan. Goals project sendiri haruslah menguraikan apa yang telah terjadi setelah project berhasil dan menyelaraskannya dengan keseluruhan tujuan bisnis.
Sedangkan tujuan project lebih terperinci dan lebih spesifik daripada goals. Tujuan lebih fokus pada hasil akhir yang spesifik dan faktual dari hasil akhir project.
Supaya Anda lebih paham, coba lihat contoh berikut ini:
- Tujuan project: Menambah 10 cara baru agar pelanggan dapat menemukan formulir feedback produk dalam waktu dua bulan ke depan.
- Goals project: Mempermudah tim customers service menerima dan menanggapi feedback pelanggan.
Baca Juga: 6 Cara Membuat Timeline Project, Lengkap dengan Contohnya!
Contoh Project
Ada banyak contoh project biasanya yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contohnya:
- Membuat produk atau layanan baru.
- Mengembangkan website untuk meningkatkan brand awareness.
- Mengurangi limbah sisa produksi sebesar 5%.
- Membuat materi promosi untuk berjalan di paruh kedua tahun 2022.
Itulah serba-serbi mengenai project. Terlibat dalam proyek di perusahaan bisa menjadi kesempatan untuk Anda meningkatkan keterampilan serta mendapatkan promosi.
Karena itulah ketika Anda terlibat dalam proyek, jangan lupa untuk memberikan yang terbaik!
