Ketika Anda mengajukan resign kepada perusahaan, bukan hanya surat pengunduran diri atau resign yang harus Anda urus namun juga persoalan handover pekerjaan. Handover ini biasanya juga disebut serah terima pekerjaan. Apa itu handover? Mengapa handover perlu dilakukan sebelum Anda resign?
Simak ulasan berikut!
Apa Itu Handover?
Handover dapat disebut juga serah terima pekerjaan. Hal ini biasa dan umum dilakukan oleh karyawan yang ingin resign.
Namun, bukan hanya untuk karyawan resign saja, handover juga bisa bersifat sementara. Contoh handover pekerjaan dalam kasus seperti ini biasanya terjadi pada karyawan yang ingin cuti melahirkan atau saat Anda berpindah ke kantor cabang lain untuk sementara.
Handover adalah proses wajib yang dilakukan selama masa peralihan posisi atau jabatan.
Jika Anda merupakan karyawan yang melakukan handover maka secara sederhana Anda akan menyampaikan hal-hal terkait pekerjaan seperti kebijakan dan peraturan yang berlaku, tugas dan tanggung jawab, lalu pekerjaan apa yang sedang berlangsung dan apa-apa saja yang harus diketahui.
Mengapa hal ini perlu dilakukan? Untuk karyawan yang mengajukan resign tentu agar tidak lagi merasa terbebani dan juga lega saat meninggalkan posisinya. Untuk karyawan pengganti yang akan menempati posisi tersebut, handover tentu akan sangat membantu untuk beradaptasi dengan jabatan dan pekerjaannya saat itu.
Biasanya proses handover ini dilakukan selama periode waktu tertentu. Karyawan baru akan bekerja di bawah bimbingan karyawan yang akan meninggalkan posisi tersebut. Hal ini mudah dilakukan dan menguntungkan kedua belah pihak.
Baca Juga: Jaga Performa Saat Bekerja! Inilah 8 Cara Mempertahankan Konsistensi Kerja
Bagaimana Cara Melakukan Handover?
Sebelum melakukan handover, agar berjalan dengan baik ada beberapa cara yang harus dilakukan. Beberapa diantaranya:
Diskusikan dengan Atasan (Manajer atau Supervisor)
Sebelum melakukan proses handover, Anda harus terlebih dahulu melakukan diskusi dengan atasan Anda bagaimana sebaiknya proses handover dilakukan.
Tentukan dengan detail arah dari handover, apa-apa saja yang harus dilakukan dan disampaikan. Selain dengan atasan, Anda juga bisa melakukan diskusi dengan rekan kerja Anda.
Siapkan File atau Dokumen yang Diperlukan
Saat serah terima posisi atau handover, pasti juga akan disertai serah terima file atau dokumen penting pekerjaan.
Jangan sampai Anda melewatkan bagian penting dari setiap dokumen tersebut. Selain itu Anda bisa memberikan catatan kecil untuk memudahkan pengganti Anda memahami dokumen atau file yang diberikan.
Buat Kerangka Jalannya Handover
Jika tidak ingin ketinggalan sesuatu hal yang kemungkinannya penting, jangan lupa untuk membuat kerangka atau jadwal berjalannya handover.
Hal ini akan memudahkan Anda dan agar tidak merasa keteteran saat Anda harus melakukan masa peralihan ini. Bisa dimulai dari mengikuti jadwal harian, lalu jadwalkan proses peralihan sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
Tentukan Durasi Peralihan
Durasi masa peralihan juga merupakan hal penting yang harus ditentukan. Misalkan Anda tentukan batas waktu selama 2 minggu penuh untuk mengarahkan, mengajari, dan mendampingi proses handover berlangsung.
Sisihkan Waktu untuk Bertemu dan Berdiskusi Langsung
Walaupun sudah dipersiapkan dengan matang dan dilakukan dengan baik, jangan lupa juga untuk menyisihkan waktu Anda bertemu dengan pengganti Anda dan berdiskusi secara langsung.
Sesi khusus ini akan memberikan karyawan pengganti kesempatan untuk bertanya, menjelaskan dan memberi tahu hal-hal yang mungkin tidak tertulis di peraturan terkait posisi yang nantinya juga akan memudahkan waktu beradaptasi karyawan baru.
Baca Juga: Kiat Menyelenggarakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien
Adakan Meeting untuk Review
Setelah dilakukan proses peralihan ini, maka selanjutnya yaitu adakan review dengan atasan Anda. Review dalam bentuk rapat ini bisa dilakukan untuk memantau jalannya proses handover dan mengevaluasi apa saja yang sudah disampaikan dalam proses handover ini.
Selain memastikan semua berjalan dengan baik, ini juga meminimalisir adanya miss informasi saat proses ini berlangsung.
Selain proses handover, hal penting lainnya adalah mengganti atau melakukan update informasi terkait pergantian karyawan. HRD harus cepat dan teliti dalam memasukkan data dan informasi sesuai pengelompokkan yang ada.
Modul Personnel Administration dari Software LinovHR dapat membantu pengelolaan data dan informasi karyawan dari suatu perusahaan.
Melalui modul ini, pengelolaan data dan dokumen karyawan perusahaan dapat dengan lebih baik dilakukan. Penggunaan modul ini juga akan meminimalisir adanya kesalahan data juga dokumen hilang dari setiap perusahaan.
Sehingga tidak ada lagi dokumen yang tercecer, hilang, atau berantakan. Ingin tahu lebih lengkap mengenai modul Personnel Administration?
Tidak hanya itu saja LinovHR juga memiliki banyak modul dan fitur yang dapat memudahkan proses kerja HR.
Mulai dari modul rekrutmen untuk mengatur proses rekrutmen karyawan, ESS untuk memudahkan manajemen kehadiran karyawan, modul payroll untuk mengelola gaji dan pajak karyawan hingga modul performance management untuk membuat penilaian karyawan menjadi lebih tepat.
Demikian ulasan singkat mengenai apa itu handover dan bagaimana cara melakukannya. Dibutuhkan kerjasama yang baik antara karyawan yang hendak pergi maupun karyawan pengganti sehingga kinerja tetap berjalan semestinya walau terdapat pergantian personil. Semoga dapat membantu!
