rapat kerja

Kiat Menyelenggarakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien

Rapat kerja atau dikenal sebagai raker merupakan hal krusial yang patut dilaksanakan oleh perusahaan agar dapat mengevaluasi pekerjaan yang dikerjakan maupun pekerjaan lanjutan.

Pada perusahaan besar, raker cukup sering dilaksanakan. Bisa tiap minggu di hari Senin pagi ataupun sekali di awal bulan, tepatnya pada minggu pertama. Namun di perusahaan kecil, biasanya cukup dilaksanakan satu bulan sekali bahkan tiga bulan sekali.

Penting sekali untuk mengadakan rapat kerja sebagai evaluasi pekerjaan, mengingat visi dan tujuan yang telah dibentuk, serta menentukan target kedepannya.

Masih banyak yang salah membentuk rapat kerja sehingga rapat kerja berjalan tidak efektif. Oleh karena itu, disini Anda akan dibantu agar rapat kerja Anda dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Bagaimana caranya? Ikuti langkah dibawah ini!

 

Kiat Menyelenggarakan Rapat Kerja 

 

1. Membuat Agenda Rapat

Hal pertama yang wajib Anda lakukan adalah mengagendakan rapat kerja dari jauh-jauh hari. Hal ini digunakan untuk menginfokan tempat dan waktu pelaksanaan nanti serta meluangkan waktu untuk mengikuti raker ini. Sehingga orang-orang yang diharapkan untuk ada, dapat mengikuti raker ini.

Agenda rapat ini juga dapat memberikan informasi terkait poin pembahasan dan tujuan mengapa rapat ini diadakan, sehingga para hadirin dapat menyiapkan diri dan data yang diperlukan. Dengan membuat agenda rapat, akan membuat rapat lebih efektif dan berjalan dengan baik.

 

2. Menentukan Jenis Rapat 

Menentukan jenis rapat juga penting agar para hadirin tau, apakah rapat kerja ini mengusung formal atau diskusi atau lainnya. Terdapat beberapa jenis rapat yang dapat Anda pakai untuk rapat kerja.

 

  • Status Update Meetings : rapat yang fokus untuk update dan sharing terkait penugasan yang diberikan agar tidak ada kekeliruan antar pekerja.
  • Information Sharing Meetings : rapat yang lebih fokus pada pemberian informasi yang dapat membantu dalam pengerjaan, bisa karena ada tambahan hal baru, atau lain sebagainya.
  • Decision Making Meetings : rapat dengan tujuan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi dan diskusi dari beberapa rapat sebelumnya.
  • Problem Solving Meetings : rapat yang cukup kompleks karena harus mengidentifikasi dan memecahkan masalah agar pekerjaan dapat terus berjalan sesuai timeline.
  • Innovation Meetings : rapat yang lebih fokus dalam brainstorming untuk mengumpulkan ide atau terobosan yang dapat membantu pimpinan membentuk project baru atau mengembangkan project yang sudah ada.
  • Team-building Meetings : biasanya kick-off meeting atau all-hands meeting yang fokus dalam membangun tim.

 

Baca Juga: 5 Contoh Peraturan Perusahaan yang Bisa Diterapkan

 

3. Menentukan Topik dan Poin Pembahasan

Menentukan topik dan poin pembahasan akan membantu Anda untuk menjalankan rapat lebih efektif karena hanya membahas dari yang sudah ditentukan. Terkadang dalam rapat, ada berbagai percakapan yang keluar dari topik sehingga rapat hanya menjadi debat kusir. Bahkan akhirnya keputusan menjadi sulit diambil.

Dengan menentukan topik dan poin pembahasan dari awal, dapat membantu para hadirin mempelajari materi yang akan dibahas dan didiskusikan dalam meeting.

 

4. Menunjuk Para Petugas yang Membantu Jalannya Rapat

Pembagian tugas dalam rapat kerja dapat membantu lancarnya selama rapat kerja. Dibutuhkan satu atau dua notulensi untuk menulis diskusi selama raker serta petugas IT untuk memastikan screen, lampu, suara, dan hal teknis lainnya selalu on.

 

5. Wajib On-time

Seringkali raker dimulai telat sehingga hal ini sangat merugikan dari segi waktu dan efisien. Oleh karena itu, Anda memastikan para hadirin datang 10 menit sebelum rapat dimulai untuk mempersiapkan diri dan berbincang sejenak.

 

6. Kontrol Rapat dengan Baik

Saking serunya rapat terkadang tanpa sadar, rapat dapat berubah menjadi percakapan informal. Oleh karena itu, penyelenggara rapat dapat membantu untuk mengontrol dengan cara menjadi moderator agar rapat berjalan sesuai dengan rencana awal dan memfokuskan kembali sesuai dengan topik pembicaraan.

 

Baca Juga:  Manager Harus Tahu! One on One Meeting Khusus Bersama Karyawan

 

7. Gunakan Durasi yang Cukup

Durasi yang panjang membuat raker terlihat bosan dan tidak efektif. Cukup menggunakan waktu yang singkat dan hanya membahas sesuai dengan poin yang ada sehingga para hadirin juga masih menyimak pembahasan tersebut dan menghasilkan keputusan bersama dengan baik.

 

8. Membuka Sesi Tanya Jawab

Karena ingin mempersingkat waktu, bukan berarti tidak ada sesi tanya jawab. Sesi ini cukup penting dalam raker, karena dapat banyak ide dan cara pikir lain sehingga keputusan yang diambil tepat sasaran dan sesuai dengan keinginan banyak pihak.

Sesi tanya jawab dapat dibatasi misal cukup lima penanya karena sesi ini yang suka membuat durasi begitu panjang. Serta yang akan menjawab dapat menjawab dengan singkat dan to the point.

 

Baca Juga: Cara Mudah Membuat Minutes of Meeting (MOM)

 

Kesimpulan

Menciptakan suasana rapat kerja yang efektif dan efisien dapat membantu Anda untuk mengembangkan perusahaan. Pintar-pintar untuk memilih jenis rapat yang ingin Anda terapkan, dan ikuti langkah diatas dapat membantu Anda untuk membentuk raker yang dinamis, efektif, dan efisien. Semoga membantu.