Serah terima pekerjaan atau handover adalah hal yang umumnya dilakukan ketika seseorang resign. Namun, selain karyawan resign, proses serah terima pekerjaan juga dapat berlaku ketika menggantikan rekan kerja mengajukan cuti panjang seperti cuti melahirkan.
Biasanya karyawan tersebut juga menyertakan surat serah terima pekerjaan agar proses resign atau cuti yang dilakukan berjalan lancar.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana cara membuat surat handover ketika hendak resign.
Artikel ini akan membahas tips melakukan proses handover dengan baik hingga contoh surat yang diperlukan.
Tips Serah Terima Pekerjaan Berjalan Lancar
Walau terdengar mudah, terkadang melakukan serah terima pekerjaan tidaklah mudah. Oleh sebab itu, Anda perlu mengetahui beberapa langkah yang baik dilakukan agar proses handover dapat berjalan lancar.
1. Diskusikan Rencana Handover dengan Manajer
Agar proses serah terima dapat berjalan dengan lancar, maka tentunya Anda harus mendiskusikan hal tersebut kepada manajer atau supervisor. Ini penting dilakukan untuk mengetahui detail proses handover Anda dapat dilaksanakan.
Pada umumnya, manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas proses serah terima pekerjaan. Dengan meminta bantuan manajer, proses handover akan berjalan lancar, Anda juga jadi lebih tahu pekerjaan apa yang harus Anda selesaikan.
2. Siapkan Dokumen yang Diperlukan
Ada baiknya Anda menyiapkan berbagai dokumen yang diperlukan ketika ingin melakukan resign.
Salah satu dokumen penting dalam proses serah terima adalah surat serah terima pekerjaan. Di mana Anda harus tahu bagaimana cara membuatnya dengan baik dan benar.
3. Luangkan Waktu untuk Mentoring Pengganti Anda
Agar pekerjaan yang Anda tinggalkan dapat tetap lancar, maka Anda perlu melakukan mentoring kepada pengganti Anda. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga produktivitas kinerja perusahaan.
Anda perlu memberikan gambaran umum mengenai situasi dan budaya kerja dalam perusahaan. Anda juga pastikan dapat memberikan bantuan ketika pengganti Anda menemui kesulitan.
4. Buat Tenggat Waktu
Seperti mengerjakan pekerjaan biasanya, melakukan handover juga harus memiliki masa tenggat waktu. Hal ini agar proses serah terima Anda tidak berjalan berlarut-larut lamanya.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa proses serah terima juga harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan saat itu.
Jangan Anda terburu-buru meninggalkan perusahaan, sementara pengganti Anda belum dapat bekerja secara efektif.
Apa Itu Surat Serah Terima Pekerjaan?
Surat serah terima pekerjaan adalah surat yang dibuat untuk memberikan informasi seputar serah terima suatu pekerjaan. Biasanya surat ini dibuat ketika karyawan ingin melakukan resign dari kantornya.
Namun tidak terbatas pada hal tersebut, surat ini bisa saja dibuat karena adanya pergantian jabatan atau selesainya karyawan bekerja sesuai dengan masa kontraknya.
Surat ini perlu dibuat agar setiap pekerjaan yang ditinggalkan dapat dilanjutkan oleh pekerja pengganti. Sehingga mereka dapat tahu pekerjaan apa saja yang perlu mereka lakukan. Tentu ini akan sangat mempermudah dan mempercepat proses serah terima pekerjaan.
Isi dari surat ini umumnya data pekerjaan apa saja yang telah selesai dikerjakan. Supaya di kemudian hari tidak terjadi kerancuan pekerjaan.
Baca Juga: Apa Saja Hak Karyawan Resign Sesuai dengan UU Ketenagakerjaan 2021
Format Surat Serah Terima Pekerjaan Karena Resign
Surat serah terima pekerjaan karena resign mempunyai format tersendiri. Secara umum, surat ini memuat pernyataan tertulis dan ditandatangani oleh dua belah pihak atas kesepakatan yang terjadi yaitu serah terima jabatan.
Surat ini juga dapat digunakan sebagai pengingat pada serah terima periode yang akan datang.
Berikut ini format surat serah terima jabatan yang perlu Anda ketahui:
- Keterangan bagi pihak yang melakukan serah terima. Seperti nama, jabatan, alamat rumah, hingga keterangan lainnya yang relevan dengan pekerjaan.
- Hal yang ditransaksikan atau diserahkan. Seperti nama atau posisi jabatan.
- Waktu terjadinya serah terima jabatan.
- Tempat terjadinya serah terima jabatan.
- Tanda tangan karyawan yang melakukan serah terima jabatan.
Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan Karena Resign
Berikut contoh surat serah terima pekerjaan karena resign yang dapat Anda contoh:
PURWASARI INDAH JAYA
Jl. Protokol, No. 23, Jakarta Barat
Telp. (021) 981233 Fax. (021) 987621
Website: www.purwasariindah.com Email: purwasariindah@gmail.com
SURAT SERAH TERIMA JABATAN
Pada Hari Senin tanggal 14 Januari 2022, telah dilakukan serah terima jabatan antara:
Nama: Ahmad Marcos
TTL: Jakarta, 19 Agustus 1983
Jabatan: Manajer Marketing
Alamat: Jl. Curut, Gg. Musholla
Pada selanjutnya yang bersangkutan akan disebut sebagai Pihak Pertama.
Nama: Mahmud Fierza
TTL: Semarang, 11 Januari 1985
Jabatan: Marketing Leader
Alamat: Jl. Rapopo, No. 71
Kemudian yang bersangkutan selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Kedua.
Berdasarkan kesepakatan pihak yang berkepentingan dari PT. Purwasari Indah Jaya yang berkaitan dengan adanya pengunduran diri, maka Pihak Pertama secara resmi menyerahkan jabatannya kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua juga telah resmi menerima jabatan yang diberikan atau yang diserahkan oleh Pihak Pertama.
Beberapa ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan oleh pihak pertama dan pihak kedua akan dijabarkan pada penjelasan di bawah ini:
Pihak Pertama yang pada sebelumnya menjabat sebagai Manajer Marketing telah secara resmi menyerahkan jabatannya kepada Pihak Kedua yang sebelumnya menjabat sebagai Marketing Leader. Surat serah terima jabatan ini berlaku mulai tanggal 15 Januari 2022 yang secara otomatis menandakan bahwa Pihak Kedua sudah bisa menduduki dan bekerja mengisi jabatan baru yang diamanahkan kepadanya.
Pihak Kedua saat ini sudah memiliki otorisasi dalam melakukan perencanaan dan rancangan kegiatan sesuai dengan jabatan yang diemban.
Demikianlah surat serah terima pekerjaan ini dibuat untuk memudahkan kedua belah pihak.
Jakarta, 14 Januari 2022
Pihak Pertama Pihak Kedua
(Ahmad Marcos)(Mahmud Fierza)
Surat serah terima jabatan pastinya akan membantu HRD dalam mengelola data karyawan, seperti menghapus data karyawan resign dan memasukkan data karyawan baru. Proses yang memang terdengar sederhana tapi pada kenyataanya perlu ketelitian dan memakan banyak waktu.
Tapi sekarang proses tersebut bisa dibuat lebih sederhana yaitu dengan menggunakan Software HRIS milik LinovHR.
Jika dengan cara manual, HR perlu memasukan data secara manual satu persatu dan masih perlu memasukkan data tersebut sesuai dengan posisi karyawan. Tentu proses tersebut memakan banyak waktu.
Ini tidak akan HR alami jika sudah menggunakan Software HRIS LinovHR. Dengan salah satu fiturnya yaitu Aplikasi Data Karyawan, Anda dapat input informasi karyawan melalui filter personal details. Ada juga fitur employee yang membantu Anda mengelola data karyawan.
Selain itu, modul ini juga akan membantu HR mencatat kehadiran, mengelola payroll, dan reimbursement.
Dengan begitu, seluruh administrasi SDM perusahaan Anda dapat dikerjakan jauh lebih optimal di satu software saja.
Segera mudahkan kelola data karyawan Anda dengan Software HRIS LinovHR!
