Data dan informasi karyawan merupakan hal yang harus dijaga oleh perusahaan. Sebab, kebocoran data dan informasi karyawan bisa berakibat fatal terhadap kredibilitas dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Agar dapat mengelola, menyimpan, dan menjaga data dan informasi karyawan dengan aman, perusahaan dan HRD memanfaatkan HR database management. Diharapkan implementasi teknologi dalam penyimpanan data dan informasi karyawan dapat meningkatkan keamanan data.
Secara sederhana, HR database management adalah sebuah perangkat lunak yang mampu mengolah serta menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman dan sistematis. HR Database digunakan oleh HRD untuk menyimpan informasi pribadi yang berkaitan dengan karyawan mereka. Kumpulan data dan informasi karyawan tersebut dapat membantu HRD dalam melakukan administrasi, contohnya penggajian, menyusun pelatihan atau mengelola rekrutmen. Data yang disimpan dapat mencakup segala sesuatu berkaitan personil dalam internal perusahaan mulai dari detail karyawan hingga informasi tentang manajer.
Memilih HR Database Management
Mengapa bisnis membutuhkan HR Database Management? Proses administrasi HRD melibatkan banyak data dan informasi karyawan, khususnya perusahaan multinasional yang memiliki banyak cabang. Dengan kumpulan data dan informasi Dengan bantuan sistem, kinerja HRD bisa lebih cepat dan efektif walau ditunggu-tunggu oleh deadline. Misalnya, jika seorang karyawan melaporkan sakit selama beberapa hari dalam setahun, bisa diselidiki mengapa karyawan tersebut sering izin sakit.
Penggunaan database juga membantu perusahaan untuk membuat laporan demi menjaga transparansi dan pertanggungjawaban, contohnya adalah laporan payroll. Kerusakan data dan informasi pun dapat diminimalisir karena data tersimpan secara elektronik, bukan secara fisik yang jauh lebih mudah hilang atau rusak. Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu mengembangkan sistem database sendiri. Perusahaan dapat memilih vendor penyedia HR database management. Pertanyaannya adalah, bagaimana cara memilih HR database management system yang baik dan cocok untuk perusahaan? Berikut beberapa kriteria yang harus diperhatikan perusahaan:
Keamanan
Hal pertama yang wajib diperhatikan perusahaan adalah faktor keamanan. Bukan hanya aman dari pihak eksternal yang hendak meretas atau memanipulasi data, tetap juga aman dari pemanfaatan data untuk kepentingan di luar perusahaan. Jangan sampai data dan informasi karyawan disalahgunakan untuk kepentingan lain di luar pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan.
Baca Juga: Pentingnya Memperhatikan Privacy Policy Sebelum Menggunakan Software
Akses
Salah satu tujuan utama dari penggunaan database adalah mempermudah akses secara online. Pastikan bahwa database dapat diakses dengan aman dimana saja dan kapan saja. Kemudahan akses dapat membantu HRD dan manajerial untuk menentukan keputusan strategis yang bersifat mendadak. Selain itu, kemudahan akses database online ikut mendukung trend work from home yang mulai populer kembali sejak merebaknya pandemi COVID-19 di seluruh dunia.
Integrasi
Data dan informasi yang tersimpan dalam database akan digunakan untuk pengelolaan SDM. Contohnya saja proses penggajian atau payroll yang membutuhkan data kehadiran dan informasi lain dari karyawan. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem dapat terintegrasi dengan proses lainnya dalam administrasi.
Layanan Pelanggan
Penggunaan database kadang kala sering membingungkan karyawan. Apalagi jika perusahaan baru saja mengimplementasikan teknologi. Vendor penyedia database harus menyediakan layanan pelanggan yang sigap dan tanggap untuk membantu perusahaan beradaptasi atau berkonsultasi saat mengalami kesulitan dalam penggunaan database.
Pengalaman Vendor
Umumnya pengalaman menjelaskan tentang bagaimana kemampuan sebuah vendor. Semakin berpengalaman sebuah vendor, semakin handal vendor tersebut. Pilihlah vendor yang berpengalaman dalam menyediakan database management system dan telah menangani banyak client.
Tampilan Antar Muka
Seperti yang dijelaskan, tidak semua perusahaan dapat beradaptasi dengan cepat dengan implementasi teknologi. User interface atau tampilan antar muka yang mudah digunakan dapat membuat karyawan beradaptasi lebih mudah dan cepat. Agar dapat mengetahui bagaimana tampilan antar muka HR database system, perusahaan dapat mengajukan demo simulasi kepada karyawan.
Baca Juga: Mempercepat Proses Medical Reimbursement Bersama LinovHR
Fleksibilitas
Pemanfaatan teknologi diharapkan dapat membuat kinerja menjadi fleksibel. Ini pula yang diharapkan oleh perusahaan. Penggunaan database harus fleksibel melalui berbagai perangkat keras dan tidak membutuhkan perangkat keras jenis tertentu yang justru menambah pengeluaran perusahaan.
LinovHR menyadari bagaimana pentingnya data dan informasi karyawan dalam sebuah perusahaan. Untuk itulah LinovHR menyediakan modul personnel administration yang mendukung HR database management agar perusahaan dapat mendukung penyimpanan dan pengolahan data karyawan. LinovHR menjaga data dan informasi karyawan dengan aman dan hanya menggunakan data karyawan untuk kepentingan pengelolaan SDM. Jadi, HRD dapat mengelola database karyawan lebih aman dengan bersama LinovHR. Hubungi LinovHR untuk informasi lebih lanjut melalui tautan berikut ini linovhr.com/contact-us/ !
