Perusahaan menyimpan banyak sekali data, mulai dari data karyawan hingga data bisnis. Tentu saja, data tersebut sudah tak bisa lagi disimpan secara manual. Perusahaan yang ingin terus berkembang sejatinya sudah harus mulai menggunakan database management system.
Pada ulasan LinovHR di bawah ini, Anda akan mengetahui alasan pentingnya penggunaan database management system di perusahaan. Jangan menunggu terlalu lama, silakan langsung menyimak artikelnya!
Apa Itu Database Management System?
Database management system adalah suatu teknologi yang digunakan untuk membuat dan mengelola database. Database itu sendiri merupakan kumpulan data atau informasi yang disimpan dalam sebuah sistem.
Melalui sistem manajemen database, pengguna bisa membuat, membaca, mengambil, melindungi, memperbarui, dan menghapus data yang ada di dalam database.
Sistem ini berperan sebagai user interface yang menghubungkan database dan pengguna atau end-user. Biasanya, pengguna sistem database adalah admin dan programmer.
Fungsi Database Management System
Database management system sangat penting karena sistem ini menyediakan akses bagi pengguna terhadap sekumpulan data yang telah di sentralisasi. Sistem manajemen database akan membuat pengguna mudah mengetahui dan mengakses data.
Secara umum, fungsi database management system adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan Pengguna dalam Mengakses Data
Fungsi adanya database management system yang pertama adalah memudahkan pengguna dalam mengakses data. Pengguna yang telah terdaftar dalam admin bisa mengakses dan mengelola data kapan saja dan di mana saja.
2. Sentralisasi Data
Adanya sistem database manajemen memungkinkan pengguna untuk mengakses banyak data dalam satu tempat. Ini karena data dalam sistem manajemen database sudah tersentralisasi.
3. Menjaga Keamanan Data
Keamanan data merupakan salah satu hal terpenting, apalagi mengingat kebocoran data dari berbagai perusahaan viral belakangan ini.
Melalui sistem manajemen database, admin bisa mengatur otorisasi pengguna secara spesifik. Admin bisa mengatur siapa saja yang diizinkan untuk mengakses dan mengubah database.
Tak hanya itu, sistem manajemen database juga dilengkapi dengan enkripsi data yang mengubah data menjadi karakter acak. Hal ini akan membuat data sulit dibaca, sehingga data-data penting dapat terlindungi dengan baik.
4. Mencegah Kerusakan Data
Data bisa saja rusak apabila tidak dijaga dengan baik. Oleh karena itu, sistem manajemen database memiliki fitur backup data secara otomatis. Fitur ini bermanfaat untuk menyalin data dari database management system ke media penyimpanan lain seperti cloud storage.
5. Memudahkan Penyimpanan Data
Fungsi terakhir dari database management system yang tak kalah penting adalah memudahkan penyimpanan data. Suatu sistem manajemen data yang baik harus bisa menyediakan berbagai pilihan entri data. Dengan demikian, sistem bisa menyimpan beragam jenis data.
Misalnya saja data berupa teks, gambar, video, bahkan sidik jari dan face recognition. Menggunakan sistem manajemen database akan memudahkan penyimpanan data yang memiliki beragam jenis tersebut.
Baca Juga: Cara Efektif Kelola Database Karyawan
Seberapa Penting Database Management System Bagi Perusahaan?
Ada banyak data dalam suatu perusahaan. Mulai dari data karyawan, data pelanggan, data bisnis, hingga data organisasi.
Mengingat banyaknya data tersebut, maka perusahaan perlu menggunakan database management system. Penggunaan teknologi sebagai penyimpanan data akan memudahkan perusahaan dalam mengelola data, sehingga perusahaan bisa lebih berkembang.
Mengapa perusahaan tak lagi bisa menggunakan cara manual untuk mengelola data? Pengelolaan data secara manual menggunakan kertas tak lagi efektif apalagi jika perusahaan sudah cukup berkembang.
Pengelolaan secara manual akan membuat data lebih sulit diakses dan diperbarui. Belum lagi, data yang disimpan pada kertas lebih mudah rusak dan bocor ke pihak lain.
Hal tersebut tidak akan terjadi jika perusahaan menggunakan database management system. Sistem ini akan membuat alur kerja di perusahaan menjadi lancar sehingga perusahaan lebih cepat bertumbuh. Proses bisnis pun lebih cepat dilakukan karena data bisa diakses dengan mudah.
Baca Juga: Penerapan Data Integrity di Dunia HR
Seperti Apa Database yang Baik?
Berbicara soal database, tentu saja perusahaan harus mengetahui database yang baik. Dengan mengetahui hal tersebut, perusahaan bisa memaksimalkan pengelolaan database agar lebih baik lagi.
Di bawah ini adalah beberapa kriteria dari database yang baik:
- Harus bisa menyimpan beragam jenis data dengan format yang berbeda-beda.
- Dapat diakses oleh banyak orang secara bersamaan tanpa mempengaruhi pengguna lainnya.
- Harus bisa diakses dan diperbarui dengan mudah, kapan saja dan di mana saja.
- Memiliki integritas yang menjamin akurasi dan konsistensi data di dalamnya.
- Database harus bisa menjaga keamanan data, baik dengan enkripsi atau pembatasan izin akses kepada pengguna.
- Mampu mencegah kerusakan data. Hal ini bisa dicapai dengan melakukan backup data secara rutin dan otomatis.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Penting Memiliki Skill Database Karyawan?
Kelola Database Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Database management system menjadi salah satu cara perusahaan untuk mengelola data penting perusahaan secara terpusat. Proses ini tentu akan lebih efektif daripada cara manual.
Di dalam implementasinya di perusahaan, database management system perlulah diterapkan kesemua lini bisnis termasuk juga dalam mengelola database karyawan.
Data karyawan menjadi salah satu rahasia perusahaan yang perlu dilindungi dan dikelola dengan baik. Pengelolaan data karyawan dengan baik akan sangat membantu dalam kelancaran pengelolaan karyawan. Misalnya ketika mengelola absensi, penilaian kinerja, dan penggajian.
Seperti yang sudah disinggung di atas, pengelolaan data dengan cara manual sudah tidak lagi efektif. Cara terbaik untuk mengelola data karyawan adalah dengan menggunakan aplikasi database karyawan dari LinovHR.
Aplikasi yang hadir dalam bentuk software HRIS ini memiliki berbagai modul yang bisa disesuaikan untuk kebutuhan penyimpanan data di setiap perusahaan.
Beberapa modul yang dimiliki software HR LinovHR adalah Payroll, Employee Self Service, Performance Management, dan Personnel Administration.
Pada modul Payroll, perusahaan bisa menyimpan data yang berkaitan dengan gaji karyawan. Lalu pada modul Employee Self Service, perusahaan bisa menyimpan data kehadiran dan izin cuti karyawan.
Sementara itu, modul Performance Management digunakan untuk menyimpan data penilaian kinerja karyawan. Lalu, modul Personnel Administration digunakan untuk menyimpan data pribadi karyawan.
Masih ada modul lainnya dari Software HR LinovHR yang tentunya akan bermanfaat dalam mengelola data di perusahaan. Anda bisa mengenal seluruh modulnya dengan mengikuti demo aplikasi gratis. Daftar sekarang!
