Pada dasarnya, HR tanggung jawab untuk mengelola SDM, mulai dari rekrutmen, penilaian performa pegawai, perencanaan program pengembangan karyawan, pengelolaan kompensasi dan benefit, hingga mengupayakan budaya kerja yang efektif.
Dalam hal ini, project management sangat dibutuhkan guna membantu HR menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
HR project management adalah aspek kunci dalam pengelolaan SDM yang bertujuan untuk mengoordinasikan, mengelola, dan mengawasi beragam proyek yang berkaitan dengan tenaga kerja di perusahaan.
Lantas, bagaimana cara menjalankannya dengan tepat? Simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui pembahasan lebih dalamnya!
Apa Itu HR Project Management?
Pada dasarnya, setiap tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh HR dapat dikatakan sebagai sebuah proyek.
Mulai dari merekrut dan memberikan pelatihan karyawan, melakukan performance appraisal, melakukan rekap data absensi untuk perhitungan payroll, hingga memfasilitasi budaya tempat kerja yang positif.
Hal ini memerlukan pengelolaan efektif sehingga project management dapat diterapkan untuk menyelesaikan setiap tugasnya.
Bicara soal HR project management, ini adalah kombinasi dari dua bidang, yakni HR dan project management.
Sejatinya, HR project management mengintegrasikan praktik project management ke dalam berbagai proyek di bidang SDM.
Untuk itu, keterampilan manajemen proyek sangat penting dimiliki oleh HR karena membantu para profesional SDM meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka.
Mengapa HR Project Management Penting?
HR project management bersifat krusial karena sebagian besar pekerjaan di bidang SDM dapat dikategorikan sebagai suatu proyek.
Melalui manajemen proyek yang baik, tim HR dapat merencanakan dan melaksanakan berbagai inisiatif, seperti program rekrutmen, pelatihan karyawan, survei keterlibatan karyawan, serta evaluasi kinerja dan kompensasi.
Dalam hal ini, kemampuan leadership dan keterampilan manajemen proyek membantu memastikan keberhasilan proyek.
Manajemen juga dapat mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan efisiensi proyek secara keseluruhan, dengan mengurangi biaya dan risiko.
Manfaat HR Project Management
HR project management membawa sejumlah manfaat bagi perusahaan, seperti yang dirangkum berikut ini:
1. Meningkatkan Kerja Sama
HR project management membantu mengatur tanggung jawab, memungkinkan komunikasi yang lebih efisien di antara anggota tim, terutama saat proyek melibatkan berbagai departemen.
2. Pemanfaatan Sumber Daya Ekonomi
Dengan memberikan pandangan menyeluruh tentang proyek, HR project management memungkinkan penggunaan sumber daya seperti waktu dan uang dengan lebih efisien.
3. Menjaga Konsentrasi dan Konsistensi
Dengan memecah tujuan proyek menjadi tugas yang lebih kecil dan terukur, HR project management membantu menjaga konsentrasi dan motivasi tim. Sehingga, performa tim menjadi lebih optimal.
4. Membantu Mengelola Flow Kerja yang Efektif
HR project management juga dapat memberikan pemahaman tentang tugas setiap stakeholder dalam proyek sehingga setiap orang yang terlibat dapat bekerja dengan alur yang efektif.
5. Memberi Pemahaman dengan Gambaran Besar
Kemampuan manajemen proyek memungkinkan HR untuk memberikan informasi yang lebih akurat tentang status proyek kepada pimpinan dan menjelaskan bagaimana hal tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Baca Juga: Project Management: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Harus Dimiliki
Tips Efisien Menjalankan Project Management HR
Berikut adalah beberapa tips yang dapat diterapkan untuk menjalankan HR project management secara efisien:
Proses Decision Making Berbasis Data
Proses decision making berdasarkan data adalah kunci kesuksesan dalam manajemen proyek SDM.
Ini artinya manajemen HR menggunakan informasi dan fakta yang kredibel dalam mengembangkan kebijakan dan strategi pengelolaan SDM.
Contohnya, mengandalkan software digital untuk membuat analisis kebutuhan SDM yang tepat, menyusun program training sesuai dengan kebutuhan, dan mengukur kinerja karyawan secara objektif.
Manajemen Risiko yang Tepat
Manajemen risiko dalam proyek SDM merupakan proses identifikasi risiko yang dapat muncul selama proyek berjalan. Dengan begitu, manajemen dapat mengembangkan strategi untuk mengatasinya.
Risiko yang muncul dalam pengelolaan SDM sangatlah beragam. Mulai dari kehilangan karyawan berpengalaman hingga cyber attack yang bersifat masif.
Dengan manajemen risiko yang tepat, tim HR mampu menangani berbagai tantangan yang mungkin muncul serta memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar.
Menyusun Rencana yang Matang
Dalam menjalankan proyek, tim HR harus menetapkan tujuan proyek dengan jelas, menguraikan strategi untuk mencapainya, hingga membagikan peran serta tanggung jawab yang tepat kepada anggota tim.
Penting juga untuk mempertimbangkan masalah yang mungkin muncul selama proyek, seperti perubahan dalam kebijakan perusahaan atau perubahan dalam prioritas bisnis.
Dengan perencanaan yang matang, Anda dapat membimbing dan memberikan arah yang jelas, serta memberikan insight yang diperlukan untuk mengatasi kendala yang timbul.
Fokus pada Tim
Untuk memastikan kesuksesan proyek HR, berikan perhatian kepada kontribusi dan motivasi anggota tim. Pastikan anggota tim juga memiliki peran yang sesuai dengan keahlian mereka dan merasa dihargai.
Kemudian, hindari juga memberikan terlalu banyak pekerjaan kepada satu orang atau beralih tim tengah jalan, sebab dapat mengganggu produktivitas.
Oleh karena itu, prioritaskan kerja sama dan koordinasi dalam tim untuk mencapai tujuan proyek dengan efisien.
Kembangkan HR Project Management dengan Software HRIS LinovHR
HR project management merupakan aspek penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di sebuah perusahaan.
Pasalnya, manajemen SDM yang optimal dapat mendorong karyawan mencapai potensi maksimal, sehingga turut berkontribusi terhadap perkembangan bisnis.
Untuk mengimplementasikan HR project management yang efektif dan efisien, penggunaan Software Human Resource Information System (HRIS) seperti LinovHR akan menjadi solusi yang tepat.
Software HRIS LinovHR dilengkapi fitur dan modul menarik dan saling terintegrasi untuk memungkinkan manajemen proyek di bidang SDM yang tepat di perusahaan.
- Organization Management: Mendukung pengelolaan data perusahaan dengan lebih efisien. Mulai dari memvisualisasikan hierarki organisasi, mencantumkan profil perusahaan, mengorganisir tingkatan jabatan dan klasifikasi job description.
- Personnel Administration: Mengelola database karyawan secara terperinci, mulai dari informasi detail karyawan, posisi dan tanggung jawab, gaji dan tunjangan, histori dan pengalaman kerja, hingga aset perusahaan yang diterima. Nantinya, data ini dibutuhkan juga untuk proses penggajian melalui modul Payroll.
- Recruitment: Memungkinkan perencanaan rekrutmen karyawan yang lebih terstruktur, tertata, dan efisien. Melalui modul ini, manajemen dapat melakukan manpower planning, recruitment request, talent management, dan mengunggah lowongan kerja melalui website dan proses rekrutmen lainnya.
- Payroll: Kegiatan penggajian seperti perhitungan payroll, pembayaran gaji beserta komponennya secara rutin maupun periodik, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan payroll bisa dilakukan dengan software ini.
- Competency Management: Memungkinkan perusahaan untuk memantau dan menganalisis kompetensi karyawan. Data kompetensi ini berguna dalam proses decision making terkait performa, promosi, rekrutmen, dan pelatihan.
- Performance Management: Menyusun penentuan target kerja, penilaian kinerja pegawai hingga pembuatan laporan atau hasil review karyawan, akan dapat dilakukan dengan cepat, tepat serta akurat.
- Time & Attendance: Membantu HR dalam menyusun jadwal kerja dan mengelola serta memantau kehadiran karyawan.
- Reimbursement: Mengelola proses penggantian biaya yang diajukan oleh karyawan, yang nantinya juga terintegrasi dengan modul Payroll.
- Succession Management: Merencanakan penggantian untuk posisi penting di perusahaan
- Loan: Untuk mengelola aktivitas peminjaman yang diajukan karyawan.
- Employee Self Service (ESS): Mempermudah karyawan dalam mengurus absensi, cuti, izin, reimbursement, serta pengelolaan data pribadi dan lainnya.
- Learning Management System (LMS): Memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua aspek yang terkait dengan pendidikan dan pengembangan kompetensi karyawan.
- Career Path: Membantu perusahaan dalam merencanakan perkembangan karir karyawan secara lebih terstruktur
Dengan LinovHR, organisasi dapat mengelola proyek SDM, mengotomatisasi tugas administratif yang repetitif, serta mempermudah analisis data yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Hal ini tentunya memudahkan tim HR untuk berfokus pada strategi pengembangan sumber daya manusia dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Ingin menjadikan HR project management lebih efisien? Ajukan demo sekarang juga dan saksikan perubahan yang positif dalam meningkatkan pengelolaan SDM perusahaan Anda!
