Human Capital Management System, Teknologi untuk Pantau Kinerja Karyawan Anda

Besar atau kecil sebuah perusahaan, karyawan tetaplah menjadi salah satu aset yang harus dikelola dengan tepat. Bagaimana mengelola karyawan agar tetap menjadi aset yang memberikan kontribusi positif terhadap perusahaan? Seorang manajer personalia harus mengetahui segala informasi karyawan; mulai dari sejarah gaji yang diterima karyawan sampai data kinerja karyawan. Lalu, bagaimana Divisi Personalia dapat memastikan data informasi karyawan tersebut akurat dan mudah diakses saat dibutuhkan?

Human Capital Management System (HCMS) atau juga banyak dikenal dengan nama Human Resources Management System (HRMS) dan Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah sistem atau softwareyang dapat membantu Divisi Personalia dalam mengelola data informasi karyawan lebih terorganisir sehingga lebih mudah diakses.

Di era digital ini, HCMS terdengar sangat menjanjikan menjadi solusi dalam pengelolaan SDM. Kami mewawancarai beberapa manajer personalia dan beberapa praktisi HRD untuk mengetahui hal apa saja yang terbantukan dengan adanya HCMS serta apakah HCMS patut menjadi salah satu poin investasi perusahaan?

Heather Carpenter, seorang asisten Professor di Grand Valley State University’s School of Public, Nonprofit and Health Administration mengungkapkan “perubahan budaya mendasar dalam memahami sebuah keuntungan dari teknologi,”. Tidak tepat juga jika ada yang beranggapan bahwa HCMS hanya digunakan di perusahaan-perusahaan waralaba besar untuk menganalisis kompensasi karyawan, rekrutmen dan pelatihan, serta memantau tingkat retensi karyawan.

Kardas dari KardasLarsen, konsultan HR di Hartford, CT, mengatakan pentingnya sebuah metrik sebagai bahan evaluasi pekerjaan personalia sebagaimana mereka menerapkan program untuk karyawan perusahaan. Ia juga menambahkan “Jika Anda tidak dapat mengukur suatu program, Anda tidak akan pernah tahu apakah Anda berhasil atau tidak,”.

 

Human Capital Management System

Berikut ini 4 area pekerjaan Divisi Personalia yang dapat dibantu menggunakanHCMS:

 

1. Payroll

Proses penggajian atau dikenal umum dengan penyebutanpayroll adalah salah satu pekerjaan yang sangat penting dalam ruang lingkup pekerjaan Divisi Personalia atau ada beberapa perusahaan yang melimpahkan pekerjaan tersebut ke Divisi Keuangan. Banyaknya komponen dalam penghitungan gaji, seperti; pajak penghasilan, asuransi kesehatan, upah lembur, dan sebagainya, membuat pekerjaan ini menyita sebagian besar waktu dan tenaga para staf Divisi Personalia tiap bulannya.

 

Baca Juga:  Sistem Payroll Terbaik, Mengefisienkan Pekerjaan HRD

 

Beberapa perusahaan kecil menyewa jasa pihak ketiga untuk menguruspayroll mereka. Jika Anda sudah cukup dengan penerapan proses payroll perusahaan Anda saat ini, tidak ada salahnya juga mencoba software HCMS yang ditawarkan beberapa perusahaan terkemuka dalam upaya meningkatkan efisiensi kinerja Divisi Personalia.

 

2. Data Karyawan

Sistempayroll dapat memberikan data kepegawaian serta demografi karyawan secara sederhana, tetapi kebutuhan perusahaan sebenarnya juga mencakup sistem reportdengan cara yang berbeda. Contohnya, Writopia Lab menggunakan Google Docs untuk melihat data-data karyawannya, namun kini mulai mencoba Salesforce CRM dengan harapan dapat melihat data-data pendonor, para siswanya, dan juga karyawannya dalam satu wadah sistem.

PeopleSoft HCMS milik Oracle mungkin dapat menjadi pilihan sebagai solusi namu mahalnya sistem tersebut perusahaan dapat memaksimalkan penggunaandatabase MS Access dan Excel spreadsheet, ungkap Kardas lebih lanjut. Dengan pendataan karyawan berdasarkan usia, ras, dan jenis kelamin dapat membantu perusahaan mengelola karyawan untuk meningkatkan keragaman.

 

3. Rekrutmen

Kebutuhan perusahaan akan orang-orang berkualitas untuk mengisi posisi-posisi penting, membuat Divisi Personalia harus menseleksi ketat kandidat-kandidat yang telah melamar. Bayangkan jika kebutuhan perusahaan hanya 2 orang namun terdapat ratusan pelamar yang saling berkompetisi mengisi posisi tersebut. Tentunya hal ini menambah beban pekerjaan tersendiri bagi Divisi Personalia jika dijalankan secara manual.

Perusahaan-perusahaan dengan skala besar mungkin mudah menghindari persoalan rekrutmen tersebut dengan menggunakan jasa pihak ketiga. Beberapa manajer personalia setuju penggunaan sistem atausoftware membantu mengurangi beban proses perekrutan karyawan. Softwareakan menyaring data yang masuk, sehingga Divisi Personalia dapat memfokuskan fungsinya dalam meningkatkan strategi pengembangan keahlian karyawan.

 

 

4. Manajemen Kinerja dan Pelatihan

Hanya sedikit perusahaan yang bereksperimen dengan penggunaan teknologi dalam pelatihan karyawan serta proses penilaiannya. Sedangkan beberapa perusahaan yang tidak melibatkan teknologi dalam manajemen penilaian kinerja karyawannya mengakui terbebani dengan sistem penilaian konvensional yang banyak menggunakan kertas. Mereka berpikir penggunaansoftware terintegrasi akan membantu dalam manajemen penilaian kinerja karyawan tahunan. Idealnya, softwaretersebut juga dapat mengakomodir kebutuhan manajemen pelatihan karyawan internal maupun eksternal.

 

Apakah Perusahaan Anda membutuhkan HCMS?

Jika perusahaan Anda melimpahkan data karyawan ke jajaran direktur eksekutif, direktur operasional, atau siapapun yang sudah menjabat peranan lain di perusahaan, maka pendataan yang baik akan sangat membantu mereka.  HCMS  akan menjadi aset bagi perusahaan karena dapat meminimalisir tingkat frustasi dan tekanan yang dialami para level eksekutif atas penambahan tanggungjawab tersebut.

CL

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use theseHTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>