Proses seleksi kandidat dalam tahapan rekrutmen karyawan menjadi hal yang selalu dilakukan oleh setiap perusahaan. Lalu bagaimana HRD perusahaan dapat menyeleksi ratusan hingga ribuan surat lamaran dalam waktu singkat? ATS sistem menjadi jawabannya.
Semakin besar perusahaan maka semakin banyak juga jumlah pelamar yang setiap harinya mengirimkan surat lamaran kepada perusahaan tersebut.
Namun, perlu diperhatikan pula bahwa divisi HRD memiliki keterbatasan waktu dalam melakukan tahap seleksi surat lamaran.
Oleh karena itu, penggunaan sistem ATS menjadi sangat penting saat ini baik oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang.
LinovHR kali ini akan membahas lebih jauh mengenai ATS sistem dari pengertiannya hingga keunggulannya.
Pengertian ATS Sistem
Pada dasarnya Applicant Tracking System (ATS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola seluruh tahapan rekrutmen karyawan. Dengan menggunakan ATS, perusahaan akan mendapatkan calon kandidat dengan lebih cepat dan sesuai dengan keinginan serta kebutuhan perusahaan.
Awalnya, penggunaan ATS sistem dibuat untuk perusahaan-perusahaan besar yang harus menangani ratusan hingga ribuan pelamar tiap harinya. Seiring berjalannya waktu, beberapa perusahaan yang masih berkembang pun menggunakan sistem pelacakan pelamar ini.
Hal ini karena sudah terbukti bahwa ATS merupakan solusi yang tepat bagi HRD untuk meringkas pekerjaannya sehingga dapat melakukan proses rekrutmen karyawan dengan lebih cepat dan efisien.
Secara umum ATS melakukan pengumpulan, penyortiran, pemindaian, dan kemudian memberi peringkat atas kecocokan kandidat dengan posisi pekerjaan yang mereka lamar. Hingga akhirnya HRD tidak lagi perlu untuk melihat surat lamaran atau CV kandidat yang jauh tidak sesuai dengan kualifikasi.
Baca Juga: Tata Cara Membuat CV ATS dengan Baik dan Benar
Bagaimana Cara Kerja ATS Sistem
ATS atau applicant tracking system berusaha untuk melakukan pemindaian terhadap resume dan CV yang telah submit pelamar dan menemukan kata kunci yang relevan sesuai dengan pekerjaan yang dilamar. Kata kunci ini menjadi hal yang penting agar sistem ATS dapat membaca serta memeringkat calon kandidat.
Perlu diketahui pula bahwa sistem ATS hanya dapat membaca resume dan CV yang telah dirancang sedemikian rupa atau dikenal dengan istlah ATS-friendly. Oleh sebab itu, resume dan CV yang tidak sesuaikan dengan perangkat ATS tidak akan terbaca dan secara otomatis akan gugur dalam proses seleksi.
Selain itu, ATS akan bekerja untuk melakukan penyimpanan file resume yang telah dikirim oleh kandidat ke database agar dapat dilihat kembali oleh HRD. Hal ini tentu sangat membantu HRD dalam melakukan monitoring terhadap seluruh surat lamaran yang masuk dan menyeleksinya dengan tepat.
Keunggulan Sistem ATS untuk Keperluan Rekrutmen Karyawan
ATS sistem dapat melakukan banyak hal dalam proses rekrutmen karyawan. Dimulai dari mengumpulkan hingga melakukan penilaian dapat diselesaikannya dengan cepat. Tim perekrut pun juga dapat berinteraksi dalam proses pengambilan keputusan secara real-time.
Berikut beberapa keunggulan yang perlu Anda ketahui jika menggunakan ATS sistem:
1. Otomatisasi dalam Melakukan Penyortiran
Melakukan penyortiran terhadap seluruh surat lamaran yang masuk tentu membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Dengan menggunakan ATS, penyaringan dokumen lamaran kerja dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus menghabiskan waktu berhari-hari membaca CV pelamar.
ATS bekerja berdasarkan kecocokan kata kunci sesuai dengan pengalaman, kompetensi, pendidikan, jenis jabatan, dan lainnya. Menggunakan ATS yang mengandalkan teknologi kecerdasan buatan memungkinkan melakukan pemeringkatan secara otomatis berdasarkan tingkat kecocokan pelamar dengan jabatan yang dilamar.
2. Meningkatkan Kualitas Rekrutmen
Tentunya dengan menggunakan sistem ATS dalam proses perekrutan karyawan akan meningkatkan kualitas rekrutmen perusahaan. Semakin sedikit campur tangan manusia dalam proses seleksi kandidat, semakin sedikit pula jurang bias rekrutmen yang umumnya terjadi.
ATS hanya melihat dan menilai tingkat kecocokan pelamar dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan. ATS tidak akan menilai hal-hal yang tidak relevan dengan proses rekrutmen seperti etnis, usia, agama, gender, dan lainnya yang mungkin tidak dibutuhkan dalam beberapa lowongan pekerjaan.
Baca Juga: Arti Headcount dan Pentingnya Headcount Planning dalam Perusahaan
3. Efisiensi Biaya
Semakin cepat perusahaan mendapatkan kandidat yang cocok dengan posisi pekerjaan yang dilamar maka semakin efisien waktu, tenaga, serta biaya yang dibutuhkan.
Dengan menggunakan ATS sistem, perusahaan juga dapat menekan angka turnover perusahaan karena kandidat yang direkrut kemungkinan besar akan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian akibat kekosongan jabatan atau mencari kembali karyawan pengganti.
Baca Juga: Mana yang Lebih Bagus Antara CV ATS dan CV Kreatif?
Manajemen Rekrutmen Karyawan Lebih Efektif dengan LinovHR
Proses rekrutmen karyawan memang harus dilakukan secara teliti dan hati-hati untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, hadir Software HRIS LinovHR yang dapat mengatasi segala persoalan rekrutmen perusahaan Anda agat menjadi lebih efektif.
LinovHR menyediakan Modul Recruitment yang dapat Anda manfaatkan untuk melakukan Manpower Planning, Recruitment Request, Career Announcement dan lainnya.
Anda dapat melakukan perencanaan perekrutan karyawan dengan menggunakan fitur Manpowering Planning dimana Anda dapat melihat daftar rencana yang sudah dibuat untuk membuka suatu lowongan tertentu.
Untuk melakukan pengelolaan rekrutmen dari proses penyerahan lamaran, tahap assessment, hingga proses interview, Anda dapat memanfaatkan fitur Stage. Hal ini akan mempermudah tugas HRD dalam memproses calon kandidat yang sesuai dengan posisi yang dilamar.
Dalam menu Candidate di Modul Recruitment, Anda dapat melakukan penyimpanan terhadap seluruh data kandidat yang telah mengirimkan surat lamarannya baik yang berasal dari career website maupun yang diinput secara manual.
Fitur-fitur tersebut pastinya membantu tugas Anda semakin menjadi lebih mudah ketika melakukan proses rekrutmen karyawan.
Dengan menggunakan Software HRIS dari LinovHR proses rekrutmen perusahaan Anda semakin jauh lebih cepat, efektif, dan dapat menekan biaya yang diperlukan.
