Berbicara tentang bisnis, biasanya tidak lepas dari soal transaksi. Bagi Anda yang telah lama berkecimpung di dunia bisnis, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice.
Saat bertransaksi, pembeli biasanya akan menerima invoice. Karena itu, Invoice adalah komponen yang penting dalam menjalankan sebuah bisnis.
Lalu, apa itu invoice? Simak pembahasan invoice dari LinovHR mulai dari pengertian, contoh invoice hingga peran pentingnya dalam bisnis.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli yang menyatakan jumlah total pembayaran untuk barang atau jasa. Invoice berguna sebagai alat untuk mencatat penjualan maupun meminta pembayaran dari pelanggan.
Umumnya, Invoice berisi informasi terkait nama perusahaan, tanggal transaksi, jenis, jumlah, dan harga barang, metode pembayaran, serta nomor invoice.
Nomor invoice merupakan bagian terpenting yang berguna untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya. Apabila tidak tercantum maka transaksi yang telah terjadi tidak dapat diperiksa sehingga mengakibatkan arus keuangan penjual menjadi kacau.
Baca juga: Apa Perbedaan Invoice Digital dan Elektronik?
Fungsi Penting Invoice untuk Bisnis
Invoice adalah bagian penting dalam menjalankan sebuah bisnis dan memiliki banyak manfaat. Berikut ini adalah sejumlah manfaat invoice bagi bisnis:
- Sebagai dokumen yang menyimpan informasi mengenai seluruh rincian pembelian. Berguna juga untuk menagih pembayaran kepada pelanggan sehingga bisnis atau perusahaan dapat dibayar tepat pada waktunya.
- Sebagai sumber informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan..
- Memudahkan pembukuan keuangan bisnis sehingga perusahaan dapat memantau perkembangan bisnisnya lebih jelas.
- Sebagai rujukan apabila barang yang telah dibeli ingin dijual kembali atau terjadi ketidaksesuaian antara pengiriman barang dan penagihan
Komponen dalam Invoice
Membuat invoice yang baik dan benar sangat penting jika Anda memiliki bisnis atau perusahaan karena hal tersebut dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda.
Dalam membuat invoice harus memuat seluruh komponen dari invoice itu sendiri, diantaranya seperti di bawah ini.
1. Informasi tentang Perusahaan
Sertakan informasi fundamental perusahaan, seperti nama perusahaan, serta informasi kontak terkait, yaitu nomor telepon, alamat, dan alamat email. Informasi ini harus ditampilkan dengan jelas di bagian atas invoice yang biasanya diletakkan pada sudut kiri atas.
2. Informasi tentang Pembeli
Seperti nama perusahaan klien, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Bagian ini biasanya diberi label “Tagih Ke:” dan harus berada di dekat bagian atas invoice dan di bawah informasi perusahaan Anda.
3. Nomor Invoice
Nomor invoice harus dicantumkan sebagai referensi penjual dan pembeli. Nomor invoice ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya. Yang pertama dikirim oleh perusahaan biasanya akan diberi No. 1, diikuti dengan No. 2 dan seterusnya.
4. Tanggal Transaksi
Anda juga harus menyertakan tanggalnya. Hal ini dapat membantu pembeli maupun penjual mengingat kapan pekerjaan selesai atau pembelian dilakukan. Tanggal juga berguna untuk menandai kapan jatuhnya masa tenggang untuk melakukan pembayaran.
5. Informasi tentang Produk atau Layanan
Setelah Anda menambahkan informasi-informasi dasar tentang pembeli atau perusahaan ke dalam invoice, saatnya untuk menambahkan informasi tentang produk atau layanan yang diberikan kepada pembeli.
Cara terbaik untuk merinci barang yang dibeli di Invoice adalah dengan menyajikannya dalam bentuk tabel. Ini membantu Anda menyajikan informasi dengan cara yang terorganisir sehingga pembeli Anda tidak melewatkan detail apa pun.
Anda dapat menyertakan beberapa di bawah ini:
- Nomor Seri
- Nama Produk
- Kuantitas produk
- Deskripsi Produk
- Harga produk
- Tarif per jam/hari (jika berlaku)
6. Total Pembayaran
Jumlah yang terutang oleh pembeli merupakan komponen penting dari invoice. Setelah daftar atau bagian yang menjelaskan rincian biaya dan pajak yang berlaku, jumlah yang harus dibayar biasanya ditampilkan di dekat bagian bawah.
7. Informasi tentang Pembayaran
Jelaskan bagaimana metode pembayaran dan persyaratan pembayaran yang berlaku. Hal ini mencakup masa tenggang untuk pembayarannya, apakah Anda membebankan denda keterlambatan, dan sebagainya. Mayoritas bisnis menetapkan pembayaran dalam waktu 90 hari sejak diterimanya atau disebut dengan istilah net-90.
Baca Juga: Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Jenis dan Contoh Invoice
Terdapat beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis. beberapa jenis invoice adalah sebagai berikut.
1. Invoice Tagihan Biasa
Ini adalah bentuk invoice paling umum yang dibuat oleh bisnis atau usaha kecil dan formatnya cukup fleksibel agar sesuai dengan sebagian besar industri dan siklus penagihan.
Invoice standar mencakup detail tentang penjualan seperti berikut ini:
- Nama bisnis/perusahaan dan informasi kontak
- Nama pembeli dan informasi kontak
- Nomor invoice
- Jumlah uang yang harus dibayarkan untuk produk/layanan
Contoh invoice biasa dapat Anda lihat di bawah ini:
2. Invoice Interim
Invoice interim atau dapat disebut juga sebagai invoice progress adalah salah satu jenis tagihan yang mana perusahaan dapat menagih klien dengan angsuran rutin atas pembelian barang. Hal ini dapat diterapkan karena pembelian dalam jumlah yang besar dan memakan waktu yang lama.
Sehingga, pembeli tidak hanya menerima satu faktur akhir yang total tagihannya besar di akhir melainkan dapat dilakukan berangsur.
Biasanya invoice ini digunakan oleh layanan pembuat situs web, karena memakan waktu yang lama dalam proses pembuatan web.
Contoh invoice interim dapat Anda lihat di bawah ini:
3. Invoice Proforma
Jenis invoice ini adalah tagihan penjualan sementara yang penjual kirimkan kepada pembeli sebelum menyediakan barang atau jasa.
Misalnya, jika Anda berperan sebagai penjual, Anda bisa mengirimkan dokumen transaksi ini kepada pembeli sebelum seluruh barang pesanan dikirim.
Pengiriman barang yang telah dibeli dilakukan secara berkala sesuai dengan perjanjian. Jika seluruh barang sudah sampai, penjual bisa memberikan bukti transaksi biasa sebagai bukti penagihan karena seluruh barang sudah diterima pembeli.
Contoh invoice proforma dapat Anda lihat di bawah ini:
Baca juga: Apa Itu Faktur Pembelian? Ini Pengertian, Manfaat, dan Komponennya
4. Invoice Pajak
Umumnya, pada transaksi pembelian barang dan jasa, pembeli akan dikenakan pajak yang dipungut oleh penjual. Invoice ini digunakan sebagai bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak yang telah melakukan penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak.
Biasanya, invoice ini dikeluarkan bersamaan ketika penjual mengirimkan invoice biasa sebagai bukti bahwa pihak penjual telah memungut pajak dari pembeli.
Contoh invoice pajak dapat Anda lihat di bawah ini:
5. Invoice Komersial
Invoice komersial atau ada yang menyebutnya dengan faktur konsuler adalah salah satu jenis invoice yang familiar dikalangan usaha kegiatan export dan import.
Dalam invoice komersial ini berisi keterangan tentang jumlah barang, harga barang dan jumlah yang harus dibayarkan.
Sebelum melakukan transaksi yang tertera dalam invoice, perwakilan negara yang melakukan impor, kantor kedutaan besar negara pengimpor di negara yang melakukan ekspor serta kantor konsuler harus memberikan persetujuan atau pengesahan atas dilakukannya transaksi tersebut.
Komponen penting yang termuat di invoice ini diantaranya:
- Nomor dan tanggal dokumen invoice komersial
- Nama pembeli (importir), penerima barang (consignee)
- Nama barang
- Harga per unit barang
- Harga total barang
- Cara penyerahan barang (CNF, CIF, FOB)
- Informasi lainnya seperti nomor kontainer, nama kapal/pesawat, serta tempat muat dan bongkar.
Berikut contoh invoice komersial:
Baca juga: Apa Itu Penjualan? Berikut Pengertian, Tujuan, Jenis, serta Manfaatnya
Cara Membuat Invoice
Berikut adalah langkah-langkah cara membuat invoice:
1. Identifikasi informasi pelanggan: Mulailah dengan mencantumkan informasi lengkap pelanggan pada invoice, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
2. Identifikasi informasi perusahaan: Cantumkan informasi perusahaan Anda, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
3. Tentukan nomor invoice: Berikan nomor unik pada invoice, yang akan memudahkan pelacakan dan pencatatan di kemudian hari.
4. Tentukan tanggalinvoice: Tentukan tanggal pembuatan invoice, dan pastikan bahwa tanggal tersebut sesuai dengan tanggal pengiriman barang atau jasa.
5. Cantumkan deskripsi barang atau jasa: Tuliskan deskripsi barang atau jasa yang dipesan oleh pelanggan, termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga.
6. Hitung total pembayaran: Jumlahkan semua harga barang atau jasa yang dipesan oleh pelanggan untuk mendapatkan total pembayaran.
7. Cantumkan metode pembayaran: Jelaskan metode pembayaran yang akan diterima, seperti transfer bank atau kartu kredit.
8. Cantumkan tanggal jatuh tempo: Berikan tanggal jatuh tempo pembayaran, yang akan memberikan batas waktu kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran.
9. Sertakan informasi pajak: Jika diperlukan, sertakan informasi pajak, seperti PPN atau PPH.
10. Tambahkan catatan tambahan: Tambahkan catatan tambahan, seperti instruksi pembayaran, atau informasi tambahan tentang produk atau jasa yang dipesan.
Demikianlah ulasan lengkap mengenai invoice dari LinovHR. Sebagai penjual ataupun pembeli, pastikan untuk selalu memiliki invoice dalam setiap transaksi Anda, ya!
