Pada dasarnya ketika perusahaan melakukan aktivitas transaksi bisnis, diperlukan sebuah invoice atau faktur sebagai bukti informasi dari barang yang dibeli. Namun, terdapat faktur yang dinamakan proforma invoice dimana hal tersebut berbeda dengan invoice yang biasa.
Umumnya, setiap pelanggan akan mendapatkan dua jenis faktur yang berbeda ketika sedang membeli barang. Yaitu faktur proforma dan faktur biasa.
Faktur proforma diberikan ketika barang belum diterima oleh pelanggan dan faktur yang biasa akan diberikan ketika barang telah diterima oleh pelanggan.
Untuk mengetahui lebih jauh apa itu proforma invoice, simak ulasan artikel berikut ini!
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice adalah faktur atau invoice yang diberikan kepada pelanggan oleh penjualnya sebelum melakukan pengiriman barang.
Faktur ini pada dasarnya diberikan untuk memastikan bahwa penjual dan pembeli berada pada pengertian yang sama terkait perjanjian dan harga barang atau jasa.
Tentunya dengan pemberian faktur proforma, pelanggan memiliki gambaran umum mengenai biaya produk dan skema yang diperlukan untuk menuntaskan transaksi yang telah berlangsung.
Dokumen faktur proforma ini sifatnya hanya sementara saja ketika penjual atau pemasok belum mengirimkan barangnya. Hal ini berarti pihak pembeli atau konsumen hanya dapat membaca informasi yang tertera pada faktur sebelum mengkonfirmasikan harga, total tagihan, dan jumlah biaya yang harus dilunasi.
Oleh sebab itu, sifat utama dari faktur proforma adalah sebagai pengingat pembeli untuk memantau dan mengkonfirmasi atas kebenaran barang atau jasa yang dipesan.
Kegunaan Proforma Invoice
Kegunaan yang umum dari faktur proforma tentunya adalah sebagai pengingat dan meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli terhadap proses transaksi yang berlangsung. Dengan adanya faktur ini, baik penjual maupun pembeli tidak dapat melakukan kecurangan sehingga bisa merugikan salah satu pihak.
Beberapa kegunaan lain dari faktur proforma sebagai berikut:
- Sebagai penunjuk harga. Faktur proforma yang diterbitkan oleh penjual berguna sebagai penunjuk harga atau informasi kepada pelanggan yang nantinya harus dilunasi oleh pihak pembeli.
- Perkiraan jumlah oleh penjual. Dengan menerbitkan faktur proforma, maka pihak penjual nantinya dapat memperkirakan jumlah barang atau jasa yang nantinya akan dibeli oleh konsumen.
- Untuk membantu pembeli mengonfirmasi barang. Selain berguna bagi pihak penjual, proforma invoice yang diberikan kepada pihak pembeli berguna untuk mengonfirmasi kesesuaian barang yang dipesan serta jumlahnya.
- Sebagai rujukan keuangan. Faktur proforma yang diberikan oleh penjual nantinya dapat dijadikan rujukan dalam catatan keuangan baik oleh penjual maupun pembeli. Selain itu, faktur proforma dapat digunakan sebagai pengingat bagi pembeli akan jumlah barang yang nantinya mereka terima dari penjual.
- Jaminan. Faktur proforma dapat digunakan sebagai jaminan atas potensi kesalahan yang mungkin terjadi selama proses transaksi berlangsung.
Manfaat Proforma Invoice
Menerbitkan faktur proforma tentunya memiliki cukup banyak manfaat dalam bisnis. Beberapa manfaat dari menggunakan faktur proforma adalah sebagai berikut:
- Melakukan perubahan jumlah. Terkadang pembeli kerap melakukan perubahan jumlah barang yang mereka pesan. Dengan memanfaatkan faktur proforma, penjual tidak perlu lagi membuat invoice yang terpisah dan hanya perlu memperbaiki invoice sementara.
- Ketika barang rusak dalam perjalanan. Jika barang yang dikirimkan oleh penjual rusak saat diterima, Anda tidak perlu mengirimkan faktur yang asli kepada pelanggan. Dengan memanfaatkan faktur proforma, Anda dapat membuat penyesuaian dengan mengubah faktur proforma menjadi faktur penjualan yang asli.
- Untuk keperluan importir. Seorang importir umumnya membutuhkan faktur proforma untuk mendapatkan izin impor atau untuk membayarkan sejumlah dana. Selain itu, faktur ini bermanfaat bagi penjual untuk memasok bea cukai agar produk yang dikirimkan dapat dikeluarkan di pelabuhan masuk.
- Sebagai rujukan yang valid. Jika pembeli adalah orang atau perusahaan yang ingin menjual lagi barang yang dipesan, maka dengan faktur ini dapat digunakan sebagai rujukan yang valid. Hal ini menunjukkan bahwa produk yang dibeli berasal dari produsen tertentu dan terbukti keasliannya.
Baca Juga: Ketahui Apa Saja Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Apa Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice Biasa?
Invoice umumnya merupakan dokumen yang menyatakan jumlah total yang harus dibayar dari suatu transaksi. Sementara itu proforma invoice lebih kepada pernyataan yang diterbitkan penjual untuk menyediakan produk pada tanggal dan waktu tertentu.
Namun, terdapat beberapa perbedaan lainnya dari faktur dan faktur proforma sebagai berikut:
| Proforma Invoice | Invoice | |
| Arti | Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan dengan tujuan memastikan pengertian antara penjual dan pembeli terkait harga dan jumlah produk | Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan dengan tujuan mengkonfirmasi harga dan meminta pelunasan pembayaran |
| Penerbitan | Sebelum pemesanan atau sebelum diterima pembeli | Sebelum pembayaran atau sesudah menerima barang |
| Tujuan | Proposal penjualan yang memungkinkan proses transaksi masih mungkin terjadi atau tidak terjadi | Menginformasikan jumlah biaya yang harus dibayarkan serta mengikat secara hukum |
| Format | Mencakup semua hal yang ada pada invoice, namun harus disertai label “proforma” | Terdapat logo perusahaan, kontak, alamat penagihan, dan jumlah biaya yang harus dilunasi |
| Akuntansi | Hanya memberi gambaran umum mengenai jumlah yang akan jatuh tempo dan waktu pembayarannya | Sebagai cadangan dokumen untuk keperluan audit akuntansi dan diperlukan untuk membayar tagihan dagang |
Format dalam Pembuatan Proforma Invoice
Faktur proforma atau invoice pengganti sementara ini tentunya harus memuat beberapa informasi yang harus disertakan kepada pembeli. Sehingga, pihak penjual dapat menyampaikan beberapa informasi penting kepada pembeli terkait proses transaksi yang sedang berlangsung.
Berikut terdapat beberapa informasi yang perlu disertakan sebagai format dalam pembuatan faktur proforma.
1. Identitas Pengirim
Hal yang perlu Anda perhatikan ketika membuat faktur proforma adalah nama identitas pengirim atau penjual. Informasi ini sangat penting bagi pembeli untuk mengetahui kepada siapa mereka sedang melakukan transaksi.
2. Tanggal
Tanggal merupakan informasi yang selalu harus ada pada setiap faktur. Informasi ini berguna sebagai penanda kapan kegiatan transaksi tersebut dijalankan.
3. Detail Produk
Menampilkan detail atau rincian produk merupakan format yang harus Anda sertakan dalam faktur proforma. Anda perlu memasukkan informasi terkait produk seperti deskripsi produk, jumlah barang, jumlah pajak, dan tentunya harga dari total produk yang dipesan.
Selain itu, Anda juga harus menampilkan rincian dan tanggal pembayaran jatuh tempo yang sesuai dengan perjanjian.
4. Informasi Tambahan
Informasi tambahan barangkali diperlukan jika pihak penjual harus menyampaikan beberapa informasi lainnya yang dirasa penting seperti informasi penjualan serta informasi pemesanan.
Kapan Menggunakan Proforma Invoice?
Waktu yang tepat untuk menggunakan dan menerbitkan proforma invoice adalah sebelum penjualan dan pembayaran yang dilakukan oleh pihak pembeli. Artinya, pembeli masih dapat mengubah produk dan jumlah barang yang akan mereka pesan sehingga penjual tidak membuat invoice yang baru.
Faktur proforma juga dinilai lebih kepada proposal yang digunakan oleh penjual sehingga penjualan yang dilakukan masih mungkin atau tidak mungkin terjadi.
Itulah penjelasan tentang proforma invoice yang perlu Anda ketahui. Tentunya baik invoice biasa maupun proforma invoice penting untuk digunakan oleh penjual dan pembeli ketika sedang dalam tahap proses transaksi bisnis.
