Dalam dunia bisnis yang terus berubah, mengelola sumber daya manusia (SDM) kini bukan lagi sekadar tugas rutin, melainkan sebuah tantangan kompleks yang memerlukan pendekatan terencana dan berbasis data.
Dalam konteks ini, kamus kompetensi menjadi instrumen penting yang memberikan struktur dan panduan bagi pengelolaan SDM yang efektif.
Kamus kompetensi bukan hanya daftar keterampilan dan pengetahuan, tetapi juga peta jalan yang merinci karakteristik pribadi dan perilaku yang diinginkan dalam anggota tim.
Dengan fokus pada “kamus kompetensi,” kita dapat menggali langkah-langkah mendalam untuk menjadikan alat ini sebagai sumber daya yang sangat berharga dalam strategi pengelolaan SDM.
Artikel ini akan membahas lengkap kamus kompetensi secara lebih rinci.
Baca Juga: Mengenal Peta Kompetensi, Cara Efektif Menilai Keterampilan Karyawan
Pengertian Kamus Kompetensi
Kompetensi adalah bagian dari perkembangan perusahaan yang lebih besar dan harus dirumuskan dengan jelas. Perumusan kompetensi dalam perusahaan tertuang di kamus kompetensi.
Secara sederhana, kamus kompetensi adalah sejenis daftar atau list jenis, definisi, dan deskripsi kompetensi untuk setiap tingkat jabatan di setiap divisi. Kompetensi yang dimaksud terdiri dari dua jenis, yaitu kompetensi manajerial dan kompetensi teknis.
Kompetensi manajerial disebut juga dengan soft skills yang berkaitan dengan kemahiran seseorang dalam mengelola orang lain, contohnya kepemimpinan, kerja tim, komunikasi, problem solving, dan lainnya.
Sedangkan kompetensi teknis hampir serupa dengan hard skill, contohnya kemampuan mengoperasikan komputer, programming, desain, dan sebagainya.
Kamus kompetensi disusun dengan menjelaskan definisi dari setiap kompetensi yang mengarah kepada key behaviors yang dibutuhkan untuk mengarahkan ke kompetensi tersebut.
Lalu, kompetensi juga akan diuraikan secara deskriptif berupa tingkat kecakapan mulai dari dasar, menengah, hingga level yang paling tinggi. Setiap tingkatan harus diuraikan dengan detail dan berfokus pada key behaviors.
Baca Juga: Gap Kompetensi & Penilaian Kompetensi untuk Pengembangan Kinerja
Pentingnya Menyusun Kamus Kompetensi
Keberadaan kamus kompetensi sangat penting bagi HRD. Daftar kompetensi yang detail dan rinci membantu HRD dalam memproses rekrutmen, penilaian kinerja, dan manajemen suksesi.
Dalam ruang lingkup rekrutmen, daftar kompetensi digunakan untuk menggaet kandidat unggulan lebih cepat dibandingkan dengan kompetitor dan menyaring kandidat yang masuk.
Dengan begitu perusahaan hanya mendapatkan kandidat akhir yang berkualitas dan cocok dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini juga sangat berguna untuk mengurangi kesalahan dalam rekrutmen.
Sementara dalam aspek penilaian kinerja, daftar kompetensi bersama hasil penilaian kinerja tahunan dan KPIs dapat dikolaborasikan untuk menentukan apakah kinerja karyawan dalam suatu perusahaan sudah cukup baik atau tidak.
Semua daftar kompetensi yang telah dibuat sebelumnya akan dicocokkan dengan kondisi karyawan saat ini sehingga didapatkan kesimpulan mengenai perkembangan karyawan.
Namun, HRD juga harus mempertimbangkan faktor lain seperti KPIs dan hambatan apa saja yang terjadi selama periode penilaian tersebut.
Manajemen suksesi erat kaitannya dengan pencalonan karyawan untuk mengisi posisi-posisi penting dalam perusahaan. Untuk mengisi posisi penting, diperlukan kompetensi yang lebih tinggi dari posisi lain di bawahnya. Akan tetapi, uraian pekerjaan dan tanggung jawab yang diemban pun juga lebih berat.
Penggunaan daftar kompetensi yang terperinci dapat membantu HRD untuk menyusun program pelatihan dan pengembangan karyawan agar karyawan potensial mampu mengisi posisi yang dipersiapkan.
Sehingga semua posisi-posisi penting di perusahaan diisi oleh orang-orang dengan tingkat kompetensi tinggi.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Kompetensi dan Langkah Penerapannya
Cara Menyusun Kamus Kompetensi
Dibutuhkan keterlibatan pihak HRD, manager, dan karyawan untuk menyusun semua kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.
Beberapa tahapan yang harus dilalui untuk menyusun kamus kompetensi adalah:
1. Pahami Tujuan
Pemahaman yang baik terhadap sebuah tujuan akan mematangkan perencanaan. HRD harus memahami tujuan dari penyusunan kompetensi.
Jangan sampai HRD salah memahami tujuan dan konteks kompetensi justru melebar dan melewatkan yang terpenting.
2. Riset
Mungkin seorang HRD yang handal sangat paham bagaimana cara mengelola orang lain, tetapi belum tentu mampu memahami kinerja divisi lain yang mempunyai tanggung jawab dan tugas berbeda.
Untuk itulah diperlukan riset yang mendalam melalui komunikasi dengan karyawan, melakukan survei kepada karyawan dan manajemen, benchmarking dengan perusahaan lain, dan melihat kondisi lingkungan bisnis.
3. Tentukan Kompetensi
Langkah penting selanjutnya menentukan kompetensi dari data dan informasi riset sebelumnya. Tentukan tiap kompetensi dari posisi dan jabatan karyawan dengan beberapa tingkatan. HRD dapat menentukan tingkat kompetensi pada setiap posisi karyawan.
4. Implementasi
Setelah selesai menentukan kompetensi, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan semua daftar kompetensi tersebut. Pastikan bahwa manajer dan karyawan sama-sama memahami kompetensi yang diharapkan dari mereka.
Namun, informasi dalam kamus kompetensi terdiri dari informasi konfidensial. Jadi pastikan pula karyawan hanya mengetahui apa yang harus dikerjakannya dan tidak harus mengetahui semua informasi.
5. Tinjau Perkembangan
Dengan meninjau kompetensi yang dibutuhkan dalam setiap posisi dan membandingkannya dengan kecakapan karyawan saat ini dalam peran tersebut, HRD dapat mulai membangun kekuatan karyawan, diikuti dengan menentukan kesenjangan keterampilan yang ada dan merencanakan pembelajaran berkelanjutan.
Peninjauan berkala juga berguna untuk memastikan bahwa tidak ada kompetensi yang terlewat satu pun.
Susun Kompetensi yang Dibutuhkan Karyawan Secara Sistematis dengan LinovHR
Penerapan manajemen kompetensi di dalam perusahaan seringkali menghadapi banyak kendala. HRD sering kesulitan mendokumentasikan daftar kompetensi yang dibutuhkan.
Oleh sebab itu, dibutuhkan sistem yang dapat membantu HRD menyusun kamus kompetensi. LinovHR melalui modul Competency Management dari LinovHR adalah solusi otomatisasi sistem manajemen kompetensi yang efektif. Modul Competency Management LinovHR membantu mengukur dan menyusun dengan jelas kompetensi apa saja yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
LinovHR sebagai salah satu vendor penyedia Software HRD berpengalaman dalam membantu implementasi sistem manajemen kompetensi melalui modul Competency Management.
Di dalam software ini, HRD dapat membuat kamus kompetensi lalu mengelompokkan setiap kompetensi dengan rinci dan jelas. Untuk informasi selengkapnya, hubungi LinovHR sekarang juga!
