Perjalanan dinas tentu tak asing bagi banyak karyawan khususnya bagi karyawan perusahaan multinasional yang mempunyai banyak cabang di berbagai tempat. Karyawan-karyawan ini membawa tugas penting demi perkembangan perusahaan.
Karena untuk kepentingan perusahaan, semua biaya pengeluaran selama perjalanan dinas ditanggung oleh perusahaan. Namun, tak jarang karyawan harus menggunakan dana pribadinya untuk keperluan tersebut dan nantinya akan diganti oleh perusahaan. Proses pengajuan penggantian ini sering disebut dengan klaim dinas perusahaan.
Jenis Perjalanan Dinas
Secara garis besar, perjalanan dinas terbagi menjadi dua jenis, yaitu dalam negeri dan luar negeri. Masing-masing jenis ini disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Umumnya perusahaan dengan skala besar sering melakukan berbagai perjalanan dinas. Jenis perjalanan dinas tersebut antara lain.
Perjalanan Dinas Dalam Negeri
Perjalanan dinas dalam negeri adalah perjalanan ke luar kota yang masih dalam cakupan satu negara, baik secara perorangan maupun kelompok. Penugasan dinas dilakukan untuk kepentingan perusahaan dan dilakukan atas perintah pimpinan perusahaan berwenang. Diperlukan pula surat dinas untuk menunjukkan bahwa perjalanan benar-benar dilakukan untuk keperluan perusahaan.
Perjalanan Dinas Luar Negeri
Perjalanan dinas ke luar negeri umumnya dilakukan karyawan dengan jabatan tertentu dan sangat penting bagi perusahaan. Mengingat biaya yang dibutuhkan cukup besar untuk menyerap anggaran keuangan. Belum lagi kompensasi dan perlindungan yang harus diberikan kepada karyawan ketika berada di luar negeri. Dengan demikian, perusahaan harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang sebelum mengirim karyawan ke luar negeri.
Biaya Apa Saja yang Ditanggung Klaim Dinas Perusahaan?
Perjalanan dinas mengharuskan karyawan pergi keluar kota atau bahkan luar negeri. Karyawan membutuhkan biaya tambahan untuk mendukung kinerjanya di luar kantor. Tentunya hal tersebut memerlukan biaya yang tidak sedikit. Akan tetapi, perusahaan menanggung semua pembiayaan tersebut melalui klaim dinas perusahaan. Biaya yang ditanggung perusahaan tersebut antara lain:
- Biaya penginapan,
- Biaya transport,
- Biaya konsumsi,
- Biaya pengepakan atau pengangkutan barang.
Baca Juga : Software Reimbursement, Solusi Kelola Klaim Kesehatan, Dinas & Lembur
Kendala dalam Pengelolaan Klaim Dinas Perusahaan
Pengelolaan klaim dinas perusahaan mengalami beberapa kendala yang cukup beragam. Salah satunya adalah belum selesai proses klaim diurus, karyawan harus berangkat perjalanan dinas lagi. Padatnya kegiatan dalam perusahaan ini membuat menumpuknya pengajuan klaim dan membuat HRD kewalahan dalam mengurusnya. Akibatnya, pencairan bisa terganggu dan karyawan semakin lama menerima haknya.
Contoh kendala lain adalah hilangnya dokumen atau bukti yang harus diserahkan karyawan jika mengajukan klaim, struk pembayaran makan, bukti tiket pesawat, bukti pembayaran penginapan, dan lainnya. Bisa saja dokumen tersebut tertinggal dan tidak terbawa kembali ke kantor.
Hal ini membuat pengarsipan perjalanan dinas terganggu. Masalah lain yang sering muncul adalah kesalahpahaman karena karyawan tidak memahami komponen yang bisa diganti. Hal ini disebabkan kebijakan perusahaan yang tidak dapat mengakomodasi kondisi lapangan dan membuat komponen biaya tidak dapat dikembalikan.
Baca Juga: Ketahui Prosedur Klaim Kesehatan Perusahaan Sebelum Jatuh Sakit!
Praktis & Akurat dalam Mengelola Klaim Dinas Perusahaan Bersama LinovHR
Dengan berbagai kendala yang telah disebutkan di atas, tentu memilih bertahan dengan proses pengelolaan klaim manual tidaklah efektif. Tanpa penggunaan sistem, proses pengelolaan klaim dinas perusahaan akan mengalami berbagai kendala. LinovHR melalui modul Reimbursement merupakan solusi praktis untuk mengatasi kendala pengelolaan klaim perjalanan dinas perusahaan.
Karyawan dapat langsung mengisi form online dan mengunggah bukti transaksi di luar kota. Kemudian secara real time informasi tersebut akan masuk ke sistem dan diterima oleh HRD. Semua itu bisa dilakukan tanpa menunggu kepulangan karyawan.
HRD akan memeriksa pengajuan klaim beserta buktinya. Jika sudah benar dan valid, maka informasi akan diteruskan ke bagian account payable untuk diproses. Dana klaim dinas perusahaan pun siap dicairkan.
SIstem terintegrasi dengan payroll. Jadi, pencairan dana dapat dibayarkan bersamaan dengan gaji maupun terpisah dan langsung dikirimkan kepada karyawan melalui transfer bank. Kepraktisan dan sederhananya pengajuan klaim dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan.
Demikian pula dari sisi HRD, penggunaan sistem dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi beban kerja. Ingin segera merasakan hal ini di perusahaan Anda? Hubungi LinovHR dan dapatkan uji coba gratis!
