Kesehatan karyawan adalah hal yang penting. Sebab, karyawan yang sehat baik jasmani maupun rohani adalah karyawan yang mampu memberikan kinerja terbaiknya.
Banyak perusahaan memberikan benefit selain gaji dan tunjangan berupa layanan kesehatan dengan sistem reimburse atau dikenal juga sebagai klaim kesehatan perusahaan.
Hal ini bertujuan untuk mensejahterakan dan meningkatkan kualitas hidup karyawan. Sehingga karyawan mampu bekerja dengan baik dan optimal.
Kebijakan klaim kesehatan perusahaan cukup beragam. Umumnya kebijakan ini disesuaikan dengan jabatan, status dan lama karyawan bekerja di perusahaan.
Karyawan akan menggunakan dana mereka pribadi terlebih dahulu untuk menjalani pengobatan, setelah itu dana akan diganti oleh perusahaan. Namun, besaran penggantiannya cukup beragam tergantung bagaimana kebijakan perusahaan.
Ada perusahaan yang membayarkan pencairan dana dari benefit ini bersamaan dengan penggajian, tetapi ada juga yang memberikannya secara terpisah.
Prosedur Klaim Kesehatan Perusahaan
Prosedur klaim kesehatan perusahaan dalam perusahaan cukup beragam. Namun, umumnya karyawan akan mengajukan klaim melalui divisi Human Resource Department (HRD).
Berikut langkah-langkahnya:
- Karyawan akan mengisi form klaim dan menyertakan bukti berupa resep obat, diagnosa dokter, bukti pembayaran, dan sebagainya.
- Selanjutnya, form akan diserahkan kepada HRD dan akan diperiksa apakah pengajuan sudah sesuai ketentuan dan menyertakan bukti yang valid.
- Jika form dan bukti dinyatakan sesuai ketentuan dan valid, form akan dimasukkan ke dalam tabel pengajuan dan akan diserahkan kepada account payable atau HR payroll untuk diproses.
- Pengajuan harus menunggu pengajuan lain yang terlebih dahulu diproses. Setelah giliran tiba, pengajuan akan diproses dan dana kesehatan siap dicairkan.
Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR
Hambatan dalam Pengelolaan Klaim Karyawan
Prosedur pencairan klaim kesehatan perusahaan bukannya tak mengalami hambatan. Proses persetujuan manual yang berlapis membuat pencairan dana sering kali terlambat, khususnya jika jumlah karyawan yang mengajukan klaim dalam satu periode cukup banyak.
Sementara jumlah staf HRD dalam perusahaan cukup terbatas dibandingkan jumlah seluruh karyawan dalam perusahaan.
Keterlambatan dalam pencairan dana sering kali membuat karyawan kecewa dan akhirnya menurunkan tingkat kepercayaan kepada perusahaan.
Hambatan lain yang menjadi perkara tetapi tampak sederhana adalah penyimpanan dokumen. Pengajuan klaim yang memerlukan formulir membuat penumpukan dokumen fisik yang akan memakan ruang dan tidak efisien dalam penyimpanannya.
Akibatnya rekapitulasi pengajuan pun agak rumit dan merepotkan Padahal rekapitulasi pengajuan klaim cukup penting guna evaluasi rutin HRD.
Selain itu, hambatan selanjutnya yang cukup familiar adalah hilangnya bukti klaim kesehatan. Hal itu disebabkan penyimpanan masih berupa fisik dan rentan mengalami kerusakan. Hilangnya bukti tersebut tentu akan menyulitkan kinerja HRD dan merugikan karyawan.
Tak hanya itu, karyawan kadang kala sering mengalami kehilangan bukti untuk keperluan reimburse karena tak segera mengajukan reimburse saat itu juga.
Hal ini tentu menjadi pembelajaran bagi pihak perusahaan untuk mencari jalan keluar pengajuan klaim yang lebih sederhana, hemat waktu, dan akurat.
Baca Juga: Peraturan Mengenai Cuti Sakit Karyawan Sesuai Undang-Undang
LinovHR: Mempermudah Proses Klaim Kesehatan Perusahaan
Bertahan dengan prosedur klaim manual tidaklah tepat. Selain memakan banyak waktu, pengolahan klaim menggunakan cara manual juga tidak efektif dan efisien. Padahal kinerja HRD dalam mengelola administrasi karyawan dituntut cepat dan akurat.
Hal ini disebabkan beban kerja HRD yang cukup banyak mencakup pengelolaan karyawan hingga perencanaan strategis serta implementasi dan evaluasinya. Untuk itu, diperlukan sebuah sistem yang mampu menyederhanakan prosedur klaim kesehatan perusahaan, mulai dari pengajuan, proses, hingga pencairannya.
LinovHR melalui Aplikasi Payroll dapat mengubah proses klaim kesehatan perusahaan yang mulanya berjalan lama dan kurang efektif menjadi lebih sederhana dan mudah.
Karyawan dapat langsung mengajukan klaim dengan mengisi form digital dan mengunggah foto bukti dalam modul reimbursement. Lalu ketika diunggah, informasi tersebut akan langsung diterima oleh HRD dan dapat langsung diperiksa.
Selesai diperiksa dan disetujui, HRD akan meneruskan informasi tersebut kepada account payable atau HR payroll untuk kemudian diproses pencairannya.
Tidak hanya menyederhanakan proses klaim kesehatan perusahaan, LinovHR juga memudahkan penyusunan report atau laporan klaim dengan bantuan sistem dan database.
Report klaim sangat berguna untuk menganalisis dan memastikan apakah semua proses pengajuan berjalan sesuai prosedur atau tidak.
Dengan begini, proses klaim dapat menjadi sederhana, akurat, dan praktis tanpa melibatkan dokumen fisik yang mengganggu.
Segera hubungi LinovHR untuk informasi selengkapnya!
