Sebagai pebisnis handal, pernahkah Anda mendengar istilah korespondensi?
Secara etimologi, korespondensi berasal dari Bahasa Inggris, yaitu correspondence atau dari Bahasa Belanda, yaitu correspondentie, yang memiliki arti suatu hubungan atau kegiatan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Hubungan dalam bisnis yang terkait dengan pihak-pihak yang ada biasanya bersifat resmi dan dilakukan cara surat-menyurat.
Oleh sebab itu, maksud lain dari korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat. Untuk memahami tentang korespondensi lebih lanjut, simak penjelasan artikel berikut ini.
Apa Itu Korespondensi?
Korespondensi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak dengan saling berkiriman surat, atau secara singkat korespondensi merupakan kegiatan surat-menyurat antar pihak satu ke pihak lainnya yang terkait.
Surat sendiri merupakan satu dari banyaknya media pada saluran komunikasi tertulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi untuk pihak lain, yang biasanya berisi keterangan, pemberitahuan, perintah, pernyataan, permintaan atau laporan.
Informasi bisa berupa surat elektronik atau e-mail, atau dapat ditulis atau diketik dalam secarik kertas atau konvensional.
Dalam setiap proses komunikasi bisnis maupun komunikasi biasa pasti setiap pesan yang dikirim oleh pengirim tentu sangat diharapkan pengertian dan pemahamannya tentang informasi yang diberi tersebut.
Bila pengirim surat ingin agar suratnya dibalas, pengirim juga akan memberikan langkah tertentu sesuai dengan yang pengirim kehendaki. Itulah tujuan umum setiap pengirim surat, yaitu agar ada reaksi yang timbul dari pembaca atau penerima suratnya, tepat seperti yang diharapkan.
Sedangkan, sebagai pihak yang mempunyai wewenang atau berhak untuk menandatangani surat atas nama perorangan maupun perusahaan, memiliki sebutan sebagai koresponden.
Kriteria korespondensi juga biasanya dibungkus dalam bentuk yang menarik dengan bahasa yang mudah dimengerti, serta dapat dipahami secara langsung pada intinya atau tidak bertele-tele.
Korespondensi di dalam suatu perusahaan, lembaga, instansi maupun organisasi pun terbagi atas dua bagian. Berikut penjelasannya.
- Korespondensi ekstern: Surat-menyurat yang dilakukan oleh perusahaan atau bagian-bagiannya dengan pihak luar adalah.
- Korespondensi intern: Surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu perusahaan, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang atau bagian-bagian lainnya adalah.
Ciri-Ciri Korespondensi Bisnis
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, korespondensi bisnis adalah kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dengan mengutarakan beberapa point dari inti pembahasan yang dilakukan melalui surat-menyurat, yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut.
1. Bersifat Informasi atau Persuasi
Korespondensi ini memberikan surat yang isinya informasi atau persuasi agar pihak penerima atau perusahaan menjadi tertarik dan mau menjalin kerjasama dengan pihak pengirim yang terkait dengan berbagai hal, layaknya produk baru, keunggulan, harga, dan lain sebagainya.
Ciri korespondensi yang satu ini memang pada dasarnya lebih terbuka dan jelas bahwa tujuannya ingin perusahaan mendapatkan relasi yang lebih banyak, sehingga nantinya bisnis atau industri dapat berjalan dengan lebih baik dan bisa memperoleh banyak laba karena telah bekerja sama dengan baik dan terbuka.
2. Memiliki Bagian Standar
Surat pada korespondensi ini memang harus selalu ditetapkan dan memiliki bagian-bagian standar, seperti kop surat, pembuka, isi, penutup surat, tanda tangan penulis dan lain sebagainya, yang bertujuan supaya surat terlihat memenuhi syarat, juga adanya jaminan bahwa surat tersebut terbentuk dari pihak atau perusahaan yang resmi atau legal.
3. Memiliki Satu Pesan Inti
Penulisan surat bertujuan untuk menyampaikan satu pesan inti atau pesan tunggal agar pihak penerima pesan mengetahui isi pesan tersebut dengan baik, dan mempermudah kedua belah pihak, karena pengirim surat bisa fokus terhadap pesan yang ingin disampaikan, sedangkan penerima surat lebih mudah memahami maksud atau tujuan dari pesan yang diterima.
4. Gaya Bahasa Formal
Karena masing-masing penulisan surat sudah mempunyai kaidah aturan tersendiri, maka menggunakan bahasa yang formal tentu saja menjadi kewajiban.
Karena itu, surat yang ditujukan kepada perusahaan atau organisasi, penulisannya harus menggunakan bahasa baku dan tidak boleh menggunakan bahasa tidak sopan atau bahasa gaul sehari-hari.
Baca Juga: Pentingnya Studi Kelayakan Bisnis agar Tidak Salah Mengambil Keputusan
Jenis Korespondensi
Selain ciri dan manfaatnya yang beragam, korespondensi juga memiliki berbagai jenis. Adapun penjelasan jenis-jenis korespondensi.
1.Surat Pribadi
Hal ini ditandai dengan surat-surat ditulis oleh individu atau perorangan yang dikirim untuk pihak lain yang sifatnya sahabat, kekeluargaan, dan lain sebagainya.
Perbedaan surat pribadi dengan surat resmi juga dapat dilihat dari penulisannya yang lebih santai dan tidak terikat dengan beragam aturan formal.
2. Surat Dinas Pribadi
Surat yang satu ini adalah salah satu jenis surat setengah resmi yang nantinya akan dikirim pihak individu atau perorangan kepada lembaga, instansi, maupun perusahaan terkait kepentingan kerja sama dan lain sebagainya.
3. Surat Dinas Swasta
Surat resmi yang dibuat dari instansi maupun perusahaan bisnis dan ditujukan kepada karyawan, relasi, atau pelanggannya adalah surat dinas swasta, di mana bentuk surat ini biasanya berupa penugasan kerja, produk, dan lain sebagainya.
4. Surat Dinas Pemerintah
Yang terakhir adalah, surat dinas pemerintah yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal seperti surat dari tugas kantor, maupun instansi dinas yang juga memiliki fungsi penting, diantaranya adalah untuk dokumen yang bersifat tertulis, bukti sejarah, surat keputusan, sebagai arsip dan lain-lain.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Tugas yang Benar
Kesimpulan
Korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis karena ilmunya yang sangat penting. Adanya korespondensi yang memadai tentu akan menjamin proses surat-menyurat dengan lancar sehingga perkembangan bisnis dapat berjalan dengan laju yang cepat serta siap mencapai profit yang maksimal.
Karena dalam menjalankan kegiatan operasional sebuah perusahaan, tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat, bahkan kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan jantung dari kegiatan kerja sama suatu perusahaan dengan yang lainnya. Semoga artikel ini bermanfaat, dan selamat berbisnis!
