Dalam dunia kerja, banyak cara yang dapat kita gunakan untuk berkomunikasi. Salah satunya dengan memanfaatkan memo.
Apakah Anda sudah mengetahui apa itu memo? Jika belum, simak artikel ini untuk mengetahui ulasan lengkapnya dan cara membuatnya dengan benar.
Pengertian Memo
Memo adalah sebuah pesan singkat yang biasanya digunakan untuk menyampaikan keputusan atau prosedur ke seluruh pegawai ataupun pihak dalam suatu organisasi atau perusahaan. Memo juga dikenal sebagai memorandum atau pengingat.
Berbeda dengan email, memo adalah pesan yang Anda kirim kelompok besar, seperti seluruh karyawan di departemen Anda atau perusahaan.
Memo biasanya disampaikan dari pimpinan kepada pimpinan atau dari pimpinan kepada karyawannya. Sebuah memo juga dapat dikirim ke orang atau perusahaan yang memiliki hubungan dekat atau lama, seperti klien kerja, vendor, atau konsultan.
Memo seringkali digunakan karena memiliki banyak keunggulan seperti:
- Sangat sederhana untuk ditulis dan dipahami
- Singkat dan to the point
- Hemat waktu dan biaya
- Menjangkau banyak orang
Fungsi Memo
Seperti yang telah disebutkan di awal, dalam dunia kerja salah satu fungsi memo adalah untuk menulis informasi agar terhindar dari miskomunikasi.
Adapun isinya dapat berupa keputusan, arahan/instruksi, prosedur, saran, ataupun tugas-tugas tertentu.
Terkadang, terdapat beberapa informasi atau arahan yang lebih akurat jika disampaikan dengan tulisan dibanding dengan cara lisan.
Selain fungsi di atas, memo juga memiliki fungsi lain, yakni:
- Memberikan informasi ke banyak orang sekaligus. Misalnya, terdapat pengumuman mengenai jadwal rapat, perubahan jadwal secara mendadak, atau pemberitahuan acara khusus
- Menjadi media untuk memberikan informasi yang spesifik
- Menjadi media untuk menetapkan keputusan, kebijaksanaan, ataupun persetujuan yang disetujui oleh pihak-pihak terkait
- Untuk menetapkan tugas/tanggung jawab dengan menyebut pihak-pihak terkait yang diberikan tanggung jawab tersebut
- Menjadi ringkasan hasil rapat. Selain sebagai pengingat tentang apa yang telah didiskusikan, memo juga bisa diberikan kepada yang tidak hadir rapat sehingga mereka dapat mengetahui isi dari rapat tersebut
Baca Juga: Hindari 7 Hal ini agar Rapat Jadi Lebih Efektif
Cara Membuat Memo yang Benar
Setelah mengetahui mengenai pengertian dan fungsinya, hal selanjutnya yang perlu Anda ketahui adalah cara membuat memo yang benar. Memo dapat ditulis dalam bentuk kertas maupun elektronik.
Walaupun dapat dikatakan memorandum merupakan surat yang tidak resmi, tetapi perlu diingat bahwa memo bukanlah seperti SMS atau postingan di blog. Jadi, Anda harus menulisnya dengan sopan dan profesional.
Sebelum menulisnya, terdapat hal-hal yang perlu anda perhatikan sebagai berikut:
- Selalu gunakan kata yang jelas dan mudah dimengerti
- Tulislah dengan ringkas, jangan membuang waktu pembaca
- Hindari bahasa gaul, gunakanlah bahasa yang formal dan sopan
- Gunakanlah huruf kapital untuk memberikan penekanan pada detail yang penting
- Tidak memerlukan tanda tangan untuk mengakhirinya
- Selalu akhiri dengan kata-kata yang sopan
- Baca dan cek kembali sebelum mengirimnya
Selanjutnya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat memorandum yang benar.
-
- Mulailah dengan Header. Mulailah dengan header/tajuk yang jelas berisi penerima yang dituju, pengirim, tanggal, dan subjek.
- Tulis kalimat pembuka atau pengantar. Bagian ini ditulis menggunakan kalimat deklaratif untuk mengumumkan topik utama.
- Sertakan paragraf isi. Anda dapat menulis pada bagian isi mengenai poin diskusi yang menguraikan atau membuat daftar gagasan utama dari topik memorandum. Untuk membuatnya lebih mudah dibaca, tulislah paragraf secara pendek.
- Sertakan paragraf isi. Anda dapat menulis pada bagian isi mengenai poin diskusi yang menguraikan atau membuat daftar gagasan utama dari topik utama memo. Agar lebih mudah dibaca, tulislah dalam paragraf pendek dan uraikan informasi menjadi bagian yang lebih kecil.
- Akhiri Anda dengan ringkasan. Penting untuk mengakhiri dengan inti/ringkasan dari informasi yang Anda sampaikan.
- Tutup dengan nama, alamat email, dan nomor telepon. Anda perlu menyertakan informasi ini untuk jika ada yang perlu menghubungi Anda.
Baca Juga: Catat Tugas Karyawan Menggunakan Fitur Worksheet ESS LinovHR
Daftar Contoh Memo
Berikut ini adalah contoh yang bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam membuat memo yang baik dan benar:
MEMO
Jakarta, 30 November 2021
Dari: Direktur Utama PT. Rakyat Sentosa
Kepada: Staff Keuangan
Tolong Anda persiapkan laporan keuangan tahun ini. Laporan ini akan saya gunakan sebagai bahan evaluasi dengan para direksi pada rapat bulanan di tanggal 10 Desember 2021, pukul 09.00 WIB, di lantai 3.
Laporan keuangan tersebut sangat perlu untuk dipersiapkan, maka dari itu saya sangat berharap agar Anda dapat menyiapkan laporan tersebut secepat mungkin. Saya memberikan tenggat waktu untuk menyelesaikan laporan tersebut tiga hari dari sekarang, yaitu pada tanggal 3 Desember 2021. Saya juga meminta laporan dalam bentuk soft copy dan tolong kirimkan ke email saya. Sekian dan terima kasih.
Sentosa Rahmat
081284322305
Sentosa10@gmail.com
MEMO
Jakarta, 30 November 2021
Dari: Manager keuangan PT. Bintang Ilmu
Kepada: Bagian keuangan unit 1
Tolong Anda persiapkan laporan keuangan tahun ini, termasuk data pengeluaran bulan ini. Laporan dan data-data tersebut akan menjadi salah satu bahan evaluasi pada rapat rutin tahunan pekan depan. Saya berharap Anda dapat menyiapkannya dengan lengkap beserta soft copy dari dokumen tersebut.
Rapatnya akan diadakan seminggu lagi dari sekarang, yaitu pada hari Selasa, 7 Desember 2021. Maka dari itu saya mengharapkan Anda dapat mempersiapkannya dengan cepat. Sekian dan terimakasih.
Baharuddin
081244857201
Baharudin2904@gmail.com
Demikianlah ulasan lengkap mengenai memo. Semoga dapat bermanfaat dan selamat mencoba!
