Meeting atau pertemuan digunakan untuk membahas suatu topik atau masalah dalam perusahaan untuk mengejar keberhasilan bisnis perusahaan.
Semua karyawan akan memiliki kesempatan untuk membahas dan mengevaluasi tujuan dan sasaran, memperbarui informasi terbaru, dan berkomunikasi antar departemen dalam rangka menciptakan perpaduan proses yang harmonis .
Sebuah pertemuan yang efektif dan menyenangkan bisa berjalan jika terencana dengan baik. Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu menjalankan pertemuan yang baik dan akhirnya menghasilkan waktu yang terbuang percuma.
Akibatnya, peserta dapat merasa bosan dan kehabisan ide.
Untuk dapat menjalankan pertemuan yang efektif, dibutuhkan manajemen yang baik dari semua peserta. Ada beberapa tips yang bisa dilakukan agar meeting dapat berjalan efektif dan cepat mencapai tujuan maupun penyelesaian.
Apa saja yang bisa dilakukan oleh perusahan?
1. Punya Tujuan Jelas
Apakah hal ini diperlukan untuk menghasilkan ide-ide baru, untuk mengumpulkan informasi, atau untuk membuat keputusan? Faktor penting untuk pertemuan yang sukses adalah memiliki tujuan yang jelas dan agenda yang konkret.
Mulailah meeting (Kickoff Meeting) dengan sasaran dan tujuan yang jelas, maka semua kegiatan akan selesai dengan sukses.
2. Persiapan yang Matang
Kunci keberhasilan manajemen rapat adalah persiapan. Semua informasi yang akan dibahas perlu diketahui oleh semua peserta.
Maka, sediakan agenda berupa; daftar topik yang akan dibahas, deskripsi singkat tentang tujuan, daftar orang yang menghadiri, siapa yang akan memimpin, serta waktu dan lokasi.
Cara ini akan menjadikan semua orang yang terlibat lebih sigap dan menyediakan dokumen yang diperlukan.
Baca Juga: 7 Aplikasi untuk Memperbaiki Manajemen Waktu
3. Libatkan Orang Tertentu
Apakah semua orang ini benar-benar perlu menghadiri pertemuan? Tujuan meeting adalah untuk membuat keputusan atau mencari ide, bukan untuk sekedar berbagi informasi.
Jika dihadiri oleh orang yang tidak tepat atau relevan, akan ada banyak pemikiran yang berlebihan dan menyita begitu banyak waktu.
Belum tentu pikiran dan perspektif tersebut adalah solusi terbaik untuk masalah yang ada. Maka, libatkan orang tertentu yang berkontribusi paling penting dalam pembahasan suatu project. akan dibahas.
4. Hargai Setiap Ide dan Kreativitas
Pengalaman dan pengetahuan karyawan adalah sumber daya yang berharga karena berperan bagi pengembangan perusahaan.
Meeting yang sukses akan menghasilkan kreativitas dan energi dari interaksi yang aktif. Dengan mengambil pendekatan yang lebih kreatif, sesi ini dapat menjadi produktif dan menginspirasi pada saat yang bersamaan.
5. Fokus
Terkadang, hal terberat untuk dilakukan adalah fokus. Seseorang harus mengarahkan meeting kepada kembali ke topik yang sesuai rencana dan menjaga satu ruangan tetap fokus. Hindari penggunaan gadget dan smartphone jika tidak diperlukan.
Ketidakfokusan dianggap berbahaya bagi keberhasilan suatu project. Saat memiliki fokus yang jelas, akan lebih mudah untuk menetapkan langkah dan menindaklanjutinya.
6. Stop Multitasking
Multitasking adalah bukti kehidupan modern dalam masyarakat yang membahayakan karena akan meningkatkan stres dan dinilai kurang efektif. Lebih menakutkan lagi, Harvard Business Review melaporkan bahwa multitasking menyebabkan penurunan 40% dalam produktivitas.
Bagaimana mencegah peserta melakukan multitasking dalam meeting? Tetapkan peran yang tepat sebelum memulai.
Multitasking juga menyebabkan peserta tidak fokus dalam membahas hal penting yang seharusnya diperhatikan lebih detail.
Baca Juga: Mengenal Town Hall Meeting dan Cara Melakukannya
7. Jangan Terlalu Lama!
Setelah 30 menit pertemuan, biasanya perhatian tim tidak akan setajam di awal. Hal ini bukan karena mereka bosan, melainkan karena ada banyak informasi yang butuh diproses.
Semakin lama pertemuan, semakin banyak informasi yang diperlukan untuk diproses dan akan menyita energi untuk berpikir.
Memiliki pertemuan singkat adalah komponen penting untuk meningkatkan efisiensi tim. Usahakan jangan menjadwalkan pembahasan mengenai hal apapun lebih dari satu jam.
Karyawan akan dengan senang hati dan memahami bahwa memimpin pertemuan menghargai waktu mereka.
8. Sediakan Sesi Tanya Jawab
Pertemuan adalah tempat yang sangat baik untuk melatih keterampilan sesi tanya jawab. Untuk memastikan keterlibatan anggora yang lebih bermakna, pertimbangkan untuk memperpanjang sesi tanya jawab agar sesuai dengan lamanya pertemuan.
Sesi tanya jawab bisa menciptakan siklus yang baik dan membantu membangun tim yang antusias. Kiat lain adalah mengumpulkan pertanyaan tentang topik sebelumnya dibahas.
Maka, tim akan memiliki waktu untuk mempertimbangkan jawaban dari gagasan di akhir pertemuan.
9. Follow Up Hasil Keputusan
Follow up adalah kebiasaan profesional yang vital dan juga penting dalam konteks pekerjaan. Adalah hal yang umum bagi seorang individu memiliki interpretasi yang berbeda tentang apa yang terjadi.
Maka, untuk mengantisipasi hal tersebut, dokumentasikan hasil tanggung jawab yang diberikan, tugas yang didelegasikan, dan deadline yang ditugaskan.
Kirimkan catatan hasil pertemuan semua anggota yang terlibat. Dengan begitu, semua anggora akan memiliki pemahaman yang sama tentang kesepakatan dan terus menindaklanjutinya hingga mencapai resolusi.
Sekian tips meeting yang efektif untuk perusahaan. Dengan demikian, tujuan perusahaan pun lebih cepat dan efektif untuk tercapai. Semoga dapat membantu!
