Dalam organisasi atau perusahaan, rapat menjadi forum untuk membicarakan, membahas, meninjau, atau memutuskan suatu hal yang berkaitan dengan organisasi atau perusahaan tersebut.
Rapat menjadi hal penting karena menyangkut kepentingan bersama. Hal itu berarti, rapat seharusnya dilakukan secara efektif agar tujuannya tercapai. Apalagi rapat tidak mungkin dilakukan setiap hari, sehingga rapat jangan sampai hanya membuang-buang waktu saja.
Ya, rapat kerap kali hanya membuang-buang waktu. Hal ini bukan isapan jempol belaka karena berdasar survei yang dikutip dari laman inc.com menunjukkan bahwa dari lebih 1.400 pekerja profesional, hanya 54% yang benar-benar memahami rapat dan tindakan apa yang harus mereka lakukan setelah mengikuti rapat tersebut.
Ini artinya, ada 46% yang mengganggap bahwa rapat yang mereka hadiri hanya membuang-buang waktu.
Ketidakefektifan rapat bisa terjadi karena peserta rapat melakukan hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat itu sendiri. Untuk itulah, hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat harus dihindari.
Lantas, apa saja hal-hal yang harus dihindari agar rapat menjadi lebih efektif?
1. Tidak Menyiapkan Materi
Rapat tentu dilakukan karena ada materi yang akan dibahas. Tetapi materi saja tidak cukup jika hanya berupa hal umum. Anda seharusnya membuat materi rapat lebih terperinci. Buat poin-poin atau sub pembahasan sehingga pembahasan tidak melebar terlalu jauh.
Anda juga bisa menyiapkannya melalui daftar pertanyaan:
- Apa yang ingin dicapai?
- Siapa yang bertanggung jawab?
- Bagaimana cara melakukannya?
Anda juga bisa menyiapkan terlebih dahulu daftar masalah yang dihadapi agar tidak lupa untuk disampaikan. Jika perlu, buatlah referensi terlebih dahulu agar peserta rapat memahami materi secara lebih baik.
2. Agenda Tidak Terperinci
Rapat membutuhkan waktu atau durasi pelaksanaan. Biasanya durasi rapat sudah ditentukan sejak awal atau di undangan rapat.
Tetapi pernahkan anda menghadiri rapat tetapi rapat sudah selesai jauh sebelum waktu berakhir yang ditentukan?
Terkadang waktu sisa itu akhirnya dihabiskan untuk membahas hal-hal tak penting atau rapat diselesaikan tetapi menjadi waktu kosong karena sudah terlanjur mengatur waktu sesuai jadwal.
Kondisi sebaliknya juga bisa terjadi dimana waktu rapat sudah habis padahal materi masih banyak yang belum dibahas. Akhirnya terpaksa harus mencari waktu lain untuk melaksanaan rapat lanjutan.
Semua hal itu bisa terjadi karena rapat tidak diagendakan secara rinci. Untuk itulah sebaiknya agenda rapat disusun secara jelas disertai perkiraan waktu pembahasan untuk tiap item materinya.
Sampaikan agenda rapat tersebut kepada semua peserta rapat agar ada kontrol diantara sesama peserta. Jangan lupa untuk meletakkan jam dinding di ruang rapat pada posisi yang mudah dilihat oleh semua orang.
Baca Juga: 5 Contoh Notulensi Rapat yang Bisa Digunakan
3. Membahas Hal di Luar Topik
Ada kalanya meskipun sudah menyiapkan materi atau topik yang harus dibahas, peserta justru terdistreksi untuk membahas hal lain.
Sesekali membahas hal diluar topik memang bisa menjadi cara ampuh untuk meregangkan ketegangan, tetapi harus bisa dikontrol. Untuk itulah, pimpinan rapat harus bisa melakukan manajemen waktu yang baik.
4. Mengundang Orang yang Tidak Dibutuhkan
Hal yang dibutuhkan dari rapat adalah kualitas, bukan kuantitas. Banyaknya peserta rapat tidak menjamin hal yang dibahas dalam rapat akan lebih cepat selesai.
Terpenting adalah peserta yang diundang adalah orang-orang yang memang dibutuhkan atau berkaitan langsung dengan materi yang dibahas.
Mengundang orang yang tidak begitu dibutuhkan memperbesar peluang adanya aktivitas lain. Mereka yang merasa tidak begitu memahami materi atau merasa suaranya tidak begitu penting akan membuatnya justru mengerjakan pekerjaan lain yang dirasa lebih penting.
5. Terdistraksi oleh Gadget
Di zaman gadget sentris seperti saat ini, sering kita melihat orang-orang yang masih memainkan smartphone atau gadget selama rapat berlangsung.
Terkadang hal tersebut dilakukan karena alasan yang memang mendesak, tapi tak jarang juga pada akhirnya hanya mengganggu konsentrasi saja.
Untuk itu, ada baiknya sebelum rapat semua peserta harus menyelesaikan semua hal terkait gadgetnya dan menonaktifkan sementara penggunaannya selama rapat berlangsung agar dapat lebih meningkatkan fokus.
Baca Juga: Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar
6. Menyiapkan Makanan untuk Rapat
Hal ini juga sering terjadi dimana rapat diadakan dengan menyiapkan makanan yang bebas dimakan selama rapat berlangsung. Menyiapkan makanan atau snack memang boleh saja terutama jika rapat dihadiri tamu penting yang perlu dijamu.
Selain itu bisa juga dilakukan jika rapat memerlukan waktu yang lama. Tetapi ada baiknya pengkonsumsian makanan dilakukan pada waktu khusus.
Hal tersebut justru penting agar rapat yang panjang memiliki jeda untuk peserta meregangkan otot.
7. Duduk di Sebelah Rekan Akrab
Tidak hanya di rapat, dimana pun sebenarnya kita akan cenderung duduk di dekat orang yang paling akrab dengan kita. Tetapi justru hal ini bisa juga berdampak buruk jika dilakukan di ruang rapat.
Duduk bersebelahan dengan rekan kerja yang akrab apalagi merupakan teman mengobrol justru akan meningkatkan godaan untuk mengobrol.
Bahkan hal-hal kecil yang tidak penting menjadi terasa penting untuk di diskusikan ketika itu berkaitan dengan rekan akrab.
Baca Juga: Panduan Membuat Notulensi Rapat yang Efektif
Itulah 7 hal yang sebaiknya dihindari ketika sedang rapat. Perlu diingat bahwa rapat tidak dilakukan setiap hari dan mengumpulkan orang-orang berkepentingan untuk rapat juga tidak selalu mudah. Oleh karena itu, hal-hal yang tak menunjang kepentingan rapat bisa ditanggalkan sejenak.
Kontrol dari semua peserta rapat terutama pimpinan rapat menjadi penting dalam hal ini.
