HRIS portal adalah salah satu produk dari hasil perkembangan yang terjadi dalam bidang teknologi yang dapat meningkatkan pengalaman karyawan khususnya HR dalam melakukan pekerjaannya.
Namun, apakah penggunaan portal HRIS dapat menjamin data rahasia yang dimiliki oleh perusahaan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas, ya!
Apa Itu HRIS Portal?
HRIS portal adalah dashboard khusus yang ada dalam perangkat lunak HRIS yang digunakan untuk mengelola administrasi yang berhubungan dengan karyawan.
HRIS sendiri adalah suatu sistem teknologi yang menggabungkan dua unsur yaitu sumber daya manusia dengan teknologi informasi, yang dapat membantu perusahaan dalam melacak, menyimpan, dan mengelola informasi SDM, seperti sistem payroll, perekrutan, pelatihan, hingga kinerja karyawan perusahaan secara otomatis.
Penggunaan portal HRIS dinilai dapat menghemat waktu yang dimiliki oleh perusahaan, terutama bagi divisi HR perusahaan.
Hal ini dapat terjadi karena seluruh kegiatan HR yang biasanya dilakukan secara manual, kini bisa dilakukan secara otomatis, cepat, dan tepat dengan penggunaan sistem dashboard HRIS.
Siapa Saja yang Memiliki Akses ke Portal HRIS?
Di dalam implementasinya, portal HRIS punya akses yang dapat diatur di mana nantinya hanya seseorang yang bertugas sebagai admin lah yang dapat mengakses secara penuh seluruh informasi yang ada.
Sementara untuk yang lainnya, hanya punya akses terbatas sesuai dengan kebutuhan mereka. Inilah yang membuat HRIS portal punya keamanan yang tinggi. Berikut ini siapa saja yang bisa diberikan akses pada sistem HRIS.
1. HR
Tujuan kehadiran sistem HRIS adalah untuk mempermudah seorang HR perusahaan dalam mengelola SDM perusahaan.
Maka dari itu, sebagian besar dari sistem ini tentu akan digunakan dan ditujukan kepada HR guna mempermudah seluruh pekerjaan mereka yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
Melalui sistem ini, HR perusahaan akan sangat dimudahkan dalam menyimpan seluruh informasi penting karyawan, seperti data diri, absensi, hingga penggajian karyawan di satu sistem yang terpusat.
2. Karyawan
HRIS portal pegawai juga bisa digunakan oleh para karyawan di suatu perusahaan yang berfungsi untuk melakukan sejumlah fungsi HR secara online melalui aplikasi atau website yang dilindungi dengan kata sandi masing-masing.
Melalui sistem HRIS ini, tentu para karyawan bisa melakukan berbagai aktivitas yang berhubungan dengan diri mereka sendiri di perusahaan, seperti mengelola data diri, melakukan kegiatan absensi, mengajukan cuti, menyimpan dokumen penting secara online.
Mereka juga dapat melihat kebijakan perusahaan, hingga melihat seluruh pengumuman perusahaan secara mudah.
Walaupun karyawan bisa masuk ke dalam portal HRIS, namun mereka hanya bisa mengakses data diri mereka saja, segala pengajuan juga nantinya akan melalui proses approval oleh HR.
3. Divisi Payroll
Selanjutnya, HRIS portal juga akan digunakan oleh divisi payroll perusahaan untuk memfasilitasi mereka dalam proses penggajian karyawan.
Melalui sistem HRIS, seluruh data kehadiran dan cuti yang dilakukan oleh karyawan sudah tercatat dalam sistem secara otomatis. Dalam hal ini, divisi payroll perusahaan dapat langsung memproses penggajian karyawan secara akurat dalam waktu yang singkat.
4. Manajer Pelaporan
Penggunaan portal HRIS ternyata juga dapat berfungsi sebagai penghubung antara atasan dan bawahan di suatu perusahaan.
Melalui portal HRIS, para pemegang kepentingan perusahaan dapat mengetahui seluruh proyek yang sedang dikerjakan oleh karyawan mereka dengan waktu yang mereka habiskan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
Selain itu, sistem HRIS juga dapat digunakan oleh para manajer dan para pemegang kepentingan lainnya untuk melakukan penilaian dan dalam memberikan feedback terhadap kinerja yang dimiliki oleh karyawan secara mudah dan objektif.
Kelebihan Menggunakan HRIS Portal
Melihat banyaknya perusahaan yang sudah merasakan kemudahan dari penggunaan HRIS portal, tentu tidak bisa terlepas dari kelebihan yang dimilikinya. Adapun beberapa kelebihan dari portal HRIS, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Produktivitas menjadi lebih meningkat karena seluruh tugas bisa dilakukan lebih cepat, mudah, tepat
- Meningkatnya loyalitas karyawan karena mereka merasa perusahaan hadir untuk mereka
- Membantu perencanaan karier karyawan dengan pengelolaan karyawan yang lebih matang
- Menghemat sumber daya dalam menjalankan pekerjaan dengan menghilangkan tugas-tugas repetitif
- Meminimalisir terjadinya kesalahan seperti human error yang dapat menghadirkan kerugian terhadap perusahaan
- Dapat memetakan keahlian dan merencanakan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan
- Mempercepat karyawan dalam melakukan pekerjaannya dan memastikan seluruh pekerjaan on time
- Penyimpanan seluruh data administrasi perusahaan akan terpusat di satu tempat. Ini akan mencegah adanya kebocoran data, data tercecer atau juga hilang
Baca Juga: Ini Dia Mengapa Perusahaan Harus Memiliki HRIS
LinovHR Pilihan HRIS Portal Terpercaya
Penggunaan HRIS portal dalam perusahaan memang akan menghadirkan banyak manfaat. Seluruh manajemen administrasi perusahaan bisa dikelola secara terpusat sehingga lebih aman.
Namun, Anda juga harus berhati-hati ketika memilih HRIS portal terbaik untuk perusahaan Anda. Pastikan bahwa HRIS portal dapat menjawab kebutuhan perusahaan dalam hal pengelolaan administrasi serta keamanan data.
Di Indonesia sendiri saat ini sudah banyak perusahaan di luar sana yang menyediakan HRIS portal dengan menawarkan fitur menarik yang dapat memberikan banyak kemudahan kepada perusahaan.
Adapun salah satu HRIS portal terbaik di Indonesia yang menawarkan inovasi tinggi dan kemudahan dalam penggunanya adalah LinovHR.
LinovHR sendiri adalah Software HRIS berbasis cloud yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar di Indonesia dan sudah dapat menjamin tingkat keamanan data yang tinggi bagi perusahaan yang menggunakannya.
Software HRIS LinovHR terdiri dari beberapa modul dan fitur menarik yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan yang berkaitan dengan administrasi SDM.
- Organization Management: Membantu untuk mengelola data perusahaan
- Personnel Administration: Berguna dalam pengelolaan database karyawan
- Recruitment: Perencanaan rekrutmen karyawan bisa dilakukan lebih terencana, rapi, dan terkelola dengan lancar
- Payroll: Software yang berguna untuk menghitung payroll karyawan secara otomatis, terdapat juga fitur untuk pengelolaan BPJS serta pajak
- Competency Management: Perusahaan dapat mendata dan menganalisis kompetensi yang dimiliki karyawan, data kompetensi ini akan membantu pengambilan keputusan terkait performa, kenaikan jabatan, perencanaan rekrutmen, serta pelatihan
- Performance Management: Memantau dan menilai performa yang dimiliki oleh karyawan
- Time & Attendance: Membantu HR dalam menyusun jadwal kerja, mengelola dan monitoring kehadiran karyawan
- Reimbursement: Mengelola kegiatan reimburse karyawan
- Succession Management: Merencanakan suksesi untuk posisi penting perusahaan
- Loan: Untuk mengelola aktivitas pinjaman karyawan
- Employee Self Service (ESS): Mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan absensi dan berbagai pengajuan mulai dari cuti, izin, reimburse. Karyawan juga bisa mengelola data diri mereka sendiri dan lainnya
- Learning Management System: Perusahaan bisa mengelola segala hal yang berkaitan dengan kegiatan pembelajaran atau pengembangan skill karyawan
- Career Path: Membantu perusahaan dalam mengatur jenjang karir yang dimiliki oleh karyawan
Melalui seluruh modul dan fitur yang disediakan oleh Software HRIS LinovHR, perusahaan Anda akan sangat dimudahkan dalam mengelola seluruh kegiatan administrasi dan operasional karyawan.
Pada penggunaan HRIS portal LinovHR sendiri, tidak semua karyawan di dalam perusahaan bisa mengaksesnya, karena dalam Software HRIS LinovHR perusahaan bisa menunjuk karyawan mana saja yang diberikan tanggung jawab untuk menjadi admin dalam menggunakan dan mengelola kegiatan administrasi karyawan.
Tertarik dengan seluruh kemudahan Software HRIS LinovHR? Segera gunakan sekarang juga!
