Procurement: Pengertian, Proses, Prinsip dan Perbedaannya dengan Purchasing

Apakah Anda saat ini berminat untuk berkarir di bidang procurement? Atau bahkan sudah memulai berkarir di bidang ini?

Procurement merupakan komponen kunci dalam manajemen rantai pasok yang esensial bagi banyak industri, terutama FMCG (fast-moving consumer goods).

Agar anda dapat melakukan tugas ini dengan baik, pembahasan berikut ini juga berguna untuk manajemen agar dapat menyiapkan sistem procurement yang efektif bagi perusahaan.

Pengertian Procurement

Secara singkat, procurement adalah kegiatan pengadaan dan pembelian barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Kegiatan ini mencakup analisis kebutuhan perusahaan, pencarian vendor, negosiasi, proses pembelian dan pembayaran, hingga pencatatan riwayat pengadaan seperti faktur, bukti pembayaran, dan dokumen terkait lainnya.

Procurement menjadi elemen penting dalam menjalankan sebuah bisnis dan perusahaan. Kepentingannya terletak pada kemampuannya untuk membantu perusahaan menemukan vendor dan memenuhi kebutuhan dengan harga yang bersaing.

Selain itu, procurement juga berperan vital dalam mempertahankan hubungan baik antara perusahaan dan vendor yang sudah terpercaya.

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Procurement dan purchasing adalah dua istilah yang saling berhubungan. Procurement mencakup proses pengadaan barang dan jasa dari vendor atau pihak ketiga.

Sementara itu, purchasing adalah rangkaian proses untuk membeli barang dan jasa. Meskipun kedua istilah ini memiliki pengertian yang mirip, fungsi dan metode keduanya berbeda.

Kegiatan procurement memerlukan informasi lengkap, termasuk detail barang dan jasa yang dipesan, anggaran yang tersedia, serta rekam jejak vendor dalam memenuhi pesanan.

Sebaliknya, purchasing merupakan kegiatan yang lebih sederhana yang melibatkan tugas-tugas seperti memesan, membeli, menerima, dan menyelesaikan pembayaran.

Jenis-Jenis Procurement

Terdapat beberapa jenis procurement yang diklasifikan sesuai dengan kebutuhan pengadaan barang yang dilakukan oleh perusahaan.

1. Direct procurement adalah kegiatan pengadaan yang menghasilkan produk akhir dari sebuah perusahaan. Contohnya adalah perusahaan retail yang menjual produknya secara grosir.

2. Indirect procurement adalah pengadaan barang yang dibutuhkan demi berjalannya sebuah perusahaan dalam kegiatan sehari-hari, namun tidak secara langsung digunakan untuk menghasilkan produk akhir sebuah perusahaan. Contohnya adalah furnitur yang digunakan oleh perusahaan iklan maupun konsultan.

3. Good procurement merupakan kegiatan pengadaan barang fisik, atau dapat berupa subscription suatu software. Jenis pengadaan barang ini dapat mencakup direct dan indirect procurement.

4. Service procurement merupakan pengadaan layanan atau jasa yang berbasis sumber daya manusia. Suatu perusahaan mengadakan pengadaan jenis ini di bagian yang tidak dapat mereka penuhi secara internal, seperti layanan kebersihan atau layanan keamanan.

Baca Juga: 10 Tips Cara Mencari Supplier Terpercaya

Proses Procurement

Proses procurement bertujuan agar pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh suatu perusahaan dapat memenuhi semua kebutuhan bisnis.

Dengan pengadaan barang dan jasa yang mencukupi maka semua lini dan departemen yang bergantung pada proses arus barang dapat terus berjalan dengan baik. 

1. Mencatat Apa Saja Barang dan Jasa yang Dibutuhkan

Perusahaan perlu mencatat apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan pada setiap departemen. Dari catatan tersebut kemudian dilakukan permintaan pengadaan barang dan jasa. Permintaan pengadaan dilakukan sesuai SOP yang berlaku pada masing-masing departemen atau perusahaan.

2. Mencari Sumber Barang dan Jasa

Dalam hal ini yang menjadi sumber barang dan jasa adalah pemasok. Berdasarkan permintaan barang dan jasa yang sebelumnya sudah dibuat, pihak perusahaan mencari pihak pemasok yang diperlukan menggunakan inquiry document yang akan diberikan kepada penyedia barang dan jasa. 

3. Memilih Vendor yang Tepat

Pihak perusahaan melakukan seleksi pemasok mana yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memilih pemasok, perusahaan bisa menggunakan cara lelang seperti berikut ini:

• Pelelangan umum. Mengumumkan secara luas kebutuhan barang dan jasa sehingga perusahaan bisa memilih calon vendor sebanyak-banyaknya.
• Pelelangan terbatas. Apabila pemasok yang diyakini dapat memenuhi pengadaan barang dan jasa cukup terbatas. 
• Pemilihan langsung. Dilakukan dengan menunjuk langsung pemasok dari beberapa kandidat yang ada. Misalnya menunjuk salah satu pemasok dari yang sebelumnya sudah dikerucutkan menjadi hanya tiga pemasok yang lolos tahap prakualifikasi.
• Penunjukan langsung. Bila pada pemilihan langsung masih ada beberapa kandidat, maka dalam penunjukan langsung hanya ada satu pemasok yang ditunjuk atau diminta secara khusus. 
• Swakelola. Mengelola sendiri kebutuhan pengadaan barang dan jasa menggunakan tenaga kerja dan alat sendiri. 

4. Membuat dan Memantau Pembelian

Setelah perusahaan selesai melakukan beberapa tahapan di atas, maka yang selanjutnya dilakukan adalah pembelian. Perusahaan membuat permintaan atau penawaran dari pembelian yang kemudian diberikan kepada pemasok untuk diproses oleh pihak pemasok. Pihak perusahaan sebagai pembeli memantau apakah proses pembelian berjalan lancar atau tidak. 

5. Penerimaan Barang atau Jasa

Distributor yang menerima pesanan akan mengirimkan barang sesuai pesanan. Perusahaan sebagai pembeli menerima barang atau jasa sesuai dengan order yang tertera pada permintaan pembelian. Jika ternyata barang tak sesuai, perusahaan berhak mengajukan komplain dan retur kepada pemasok sesuai perjanjian. 

6. Pembayaran 

Setelah barang atau jasa diterima maka pihak pembeli melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan nilai yang telah disepakati. Namun, biasanya perusahaan membayarkan uang muka atau down payment kepada pemasok sebesar 50%, baru sisanya dilunasi ketika barang diterima oleh perusahaan. 

Baca Juga: 8 Contoh KPI untuk Tim Procurement atau Purchasing

Prinsip-prinsip Procurement

Seperti yang telah dijelaskan diatas, procurement merupakan proses di mana perusahaan menyediakan sumber daya tertentu untuk bisnis mereka.

Seringkali, untuk mencapai hal tersebut, perusahaan harus bekerja sama dengan pemasok atau vendor yang berkualitas.

Namun, proses kerja sama ini tidak boleh dianggap remeh. Agar saling menguntungkan, kedua belah pihak harus mengikuti prinsip-prinsip procurement.

Lalu, apa saja prinsip-prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh perusahaan dan pemasok? Berikut penjelasannya berdasarkan dari Cayman Islands Government.

• Akuntabilitas: Mekanisme yang efektif harus diterapkan agar para pemimpin dan eksekutif dapat menjalankan tanggung jawab pribadi mereka terkait risiko dan pengeluaran dalam proses pengadaan.

• Persaingan Sehat: Proses pengadaan di sektor publik harus dilakukan melalui persaingan yang sehat, kecuali terdapat justifikasi khusus sesuai dengan peraturan yang berlaku atau kebijakan pemerintah.

• Konsistensi: Kebijakan pengadaan harus seragam dan konsisten di seluruh sektor publik.

• Efektivitas: Lembaga-lembaga sektor publik harus memaksimalkan kontribusi terhadap tujuan komersial, regulasi, dan sosial-ekonomi pemerintah secara seimbang sesuai dengan kebutuhan pengadaan.

• Nilai Terbaik: Proses pengadaan harus dilakukan untuk mencapai kombinasi optimal antara biaya, kualitas, dan keberlanjutan selama siklus hidup proyek.

• Perlakuan Adil: Pemasok harus diperlakukan secara adil dan tanpa diskriminasi yang tidak adil, termasuk perlindungan kerahasiaan komersial jika diperlukan. Lembaga sektor publik tidak boleh memberlakukan beban atau batasan yang tidak perlu pada pemasok atau calon pemasok.

• Integrasi: Kebijakan pengadaan harus memperhatikan dampaknya terhadap kebijakan Kabinet secara keseluruhan.

Tugas Staff Procurement dalam Perusahaan

Berbagai macam tugas dan job desk pasti ada dalam setiap posisi jabatan di perusahaan. Begitu juga dengan procurement. Lalu Apa saja tugas bagian procurement? Berikut beberapa di antaranya:

1. Memilih dan Menjalin Hubungan dengan Pemasok

Tugas procurement adalah memilih pemasok yang tepat menjadi kunci keefektifan pengadaan barang dan jasa. Apabila terjadi kesalahan pemilihan maka proses pengadaan barang atau jasa akan terganggu.

Proses pemilihan yang baik meliputi pemberian undangan untuk presentasi, evaluasi mendalam sebelum menjalin kesepakatan, kunjungan lapangan dan lain sebagainya. Perhatikan apakah hubungan dan kesepakatan yang terjalin merupakan jangka pendek atau jangka panjang.

2. Menerapkan Teknologi yang Sesuai

Termasuk di dalamnya adalah teknologi apa yang digunakan untuk pengadaan barang. Apakah teknologi yang lebih sederhana seperti telepon atau fax, atau teknologi yang lebih mumpuni seperti Sistem ERP yang mencakup bidang pengadaan (Procurement). 

3. Melakukan Pembelian

Untuk memenuhi kebutuhan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Pembelian bisa dilakukan dengan melakukan pembelian secara rutin, atau bisa juga melalui proses lelang atau melalui tender. Diperlukan ketelitian untuk melakukan pembelian yang tepat guna. 

4. Evaluasi para pemasok yang ada

Menilai dan mengulas apakah pemasok mampu menyediakan barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan.

Apabila ada kekurangan karena supply chain masih belum maksimal, hasil evaluasi tersebut bisa menjadi masukan berharga bagi pemasok untuk meningkatkan kinerjanya. 

Baca Juga: Apa itu Cost Control? ini Pembahasan Lengkapnya!

Pada dasarnya procurement adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Kegiatan ini dilakukan oleh departemen atau divisi pengadaan barang dan jasa di mana di dalam prosesnya terjadi kegiatan pembelian atau purchasing. Semoga pembahasan ini dapat membantu untuk lebih memahami berbagai proses yang ada dalam perusahaan Anda.  Salam sukses selalu!