Procurement

Berkarir di Bidang Procurement ?Pahami Dulu Tentang Procurement!

Apakah Anda saat ini berminat untuk berkarir di bidang procurement?  Atau bahkan sudah memulai berkarir di bidang ini? Procurement merupakan salah satu proses operasional bisnis yang ada didalam perusahaan, penting untuk memahami berbagai hal tentang procurement, agar anda dapat melakukan tugas ini dengan baik, pembahasan berikut ini juga berguna untuk manajemen agar dapat menyiapkan sistem procurement yang efektif bagi perusahaan.

 

Pengertian Procurement

Ada baiknya memahami sesuatu sebelum menggali lebih dalam. Untuk mengetahui pengertian procurement, mari melihat definisinya sesuai dengan yang diungkapkan oleh para ahli dari beberapa sumber sebagai berikut: 

 

  • Marbun (2010). Procurement adalah sebuah upaya untuk mendapatkan suatu barang atau jasa yang diperlukan atau diinginkan. Dimana kegiatan mendapatkan barang atau jasa yang diinginkan tersebut dilakukan dengan dasar pemikiran logis dan sistematis yang mengikuti norma serta etika yang berlaku dan menggunakan metode dan proses yang baku.
  • Bastian (2010). Procurement merupakan perolehan barang, jasa dan juga pekerjaan publik yang dilakukan dengan cara dan dalam waktu tertentu. Barang atau jasa tersebut digunakan dengan tujuan menghasilkan yang terbaik kepada masyarakat. 
  • Siahaya (2013). Procurement adalah suatu upaya untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan atas dasar pemikiran sistematis serta logis dengan tetap mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai dengan metode praktek pengadaan suatu barang dan jasa. 

 

Dari beberapa pengertian di atas maka bisa kita ambil kesimpulan bahwa procurement adalah suatu kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Barang dan jasa tersebut bisa berupa mesin, peralatan usaha, bahan bangunan, material yang diperlukan untuk reparasi, dan tenaga jasa yang diperlukan oleh perusahaan tersebut. 

 

Tugas Procurement dalam Perusahaan

Berbagai macam tugas dan job desk pasti ada dalam setiap posisi jabatan di perusahaan. Begitu juga dengan procurement, Lalu Apa saja tugas bagian procurement? Berikut beberapa diantaranya:

 

Memilih dan Menjalin Hubungan dengan Pemasok

Tugas procurement adalah memilih pemasok yang tepat menjadi kunci keefektifan pengadaan barang dan jasa. Apabila terjadi kesalahan pemilihan maka proses pengadaan barang atau jasa akan terganggu. Proses pemilihan yang baik meliputi pemberian undangan untuk presentasi, evaluasi mendalam sebelum menjalin kesepakatan, kunjungan lapangan dan lain sebagainya. Perhatikan apakah hubungan dan kesepakatan yang terjalin merupakan jangka pendek atau jangka panjang.

 

Menerapkan teknologi yang sesuai

Termasuk di dalamnya adalah teknologi apa yang digunakan untuk pengadaan barang. Apakah teknologi yang lebih sederhana seperti telepon atau fax, atau teknologi yang lebih mumpuni seperti Sistem ERP yang mencakup bidang pengadaan (Procurement).

 

Melakukan pembelian

Untuk memenuhi kebutuhan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Pembelian bisa dilakukan dengan melakukan pembelian secara rutin, atau bisa juga melalui proses lelang atau melalui tender. Diperlukan ketelitian untuk melakukan pembelian yang tepat guna. 

 

Evaluasi para pemasok yang ada

Menilai dan mengulas apakah pemasok mampu menyediakan barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan. Apabila ada kekurangan karena supply chain masih belum maksimal, hasil evaluasi tersebut bisa menjadi masukan berharga bagi pemasok untuk meningkatkan kinerjanya. 

 

Baca Juga: 10 Tips Cara Mencari Supplier Terpercaya

 

Proses Procurement

Proses procurement bertujuan agar pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh suatu perusahaan dapat memenuhi semua kebutuhan bisnis. Dengan pengadaan barang dan jasa yang mencukupi maka semua lini dan departemen yang bergantung pada proses arus barang dapat terus berjalan dengan baik. 

 

Mencatat Apa Saja Barang dan Jasa yang Dibutuhkan

Perusahaan perlu mencatat apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan pada setiap departemen. Dari catatan tersebut kemudian dilakukan permintaan pengadaan barang dan jasa. Permintaan pengadaan dilakukan sesuai SOP yang berlaku pada masing-masing departemen atau perusahaan.

 

Mencari Sumber Barang dan Jasa

Dalam hal ini yang menjadi sumber barang dan jasa adalah pemasok. Berdasarkan permintaan barang dan jasa yang sebelumnya sudah dibuat, pihak perusahaan mencari pihak pemasok yang diperlukan menggunakan inquiry document yang akan diberikan kepada penyedia barang dan jasa. 

 

Memilih Vendor yang Tepat

Pihak perusahaan melakukan seleksi pemasok mana yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memilih pemasok, perusahaan bisa menggunakan cara lelang seperti berikut ini:

 

  • Pelelangan umum. Mengumumkan secara luas kebutuhan barang dan jasa sehingga perusahaan bisa memilih calon vendor sebanyak-banyaknya.
  • Pelelangan terbatas. Apabila pemasok yang diyakini dapat memenuhi pengadaan barang dan jasa cukup terbatas. 
  • Pemilihan langsung. Dilakukan dengan menunjuk langsung pemasok dari beberapa kandidat yang ada. Misalnya menunjuk salah satu pemasok dari yang sebelumnya sudah dikerucutkan menjadi hanya tiga pemasok yang lolos tahap prakualifikasi.
  • Penunjukan langsung. Bila pada pemilihan langsung masih ada beberapa kandidat, maka dalam penunjukan langsung hanya ada satu pemasok yang ditunjuk atau diminta secara khusus. 
  • Swakelola. Mengelola sendiri kebutuhan pengadaan barang dan jasa menggunakan tenaga kerja dan alat sendiri. 

 

 

Baca Juga: Memilih Distributor Berkualitas, Perusahaan pun Puas!

 

Membuat dan Memantau Pembelian

Setelah perusahaan selesai melakukan beberapa tahapan di atas, maka yang selanjutnya dilakukan adalah pembelian. Perusahaan membuat permintaan pembelian yang kemudian diberikan kepada pemasok untuk diproses oleh pihak pemasok. Pihak perusahaan sebagai pembeli memantau apakah proses pembelian berjalan lancar atau tidak. 

 

Penerimaan Barang atau Jasa

Pemasok atau distributor yang menerima pesanan akan mengirimkan barang sesuai pesanan. Perusahaan sebagai pembeli menerima barang atau jasa sesuai dengan order yang tertera pada permintaan pembelian. Jika ternyata barang tak sesuai, perusahaan berhak mengajukan komplain dan retur kepada pemasok sesuai perjanjian. 

 

Pembayaran 

Setelah barang atau jasa diterima maka pihak pembeli melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan nilai yang telah disepakati. Namun, biasanya perusahaan membayarkan uang muka atau down payment kepada pemasok sebesar 50%, baru sisanya dilunasi ketika barang diterima oleh perusahaan. 

 

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Setelah menyimak pembahasan ini mungkin ada sebagian dari Anda yang bertanya apa perbedaan antara purchasing dengan procurement. Secara umum, procurement adalah seluruh kegiatan pengadaan atau pembelian barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya saja pengadaan mesin, spare part, peralatan, jasa petugas kebersihan, jasa teknisi dan sebagainya.  Sedangkan purchasing adalah proses pembelian barang dan jasa. Proses pembelian ini berada di dalam jalur proses procurement. Dengan kata lain, purchasing adalah bagian dari procurement

Bila Anda merujuk kembali pada proses yang terjadi pada kegiatan procurement, maka purchasing dapat terjadi saat melakukan pembelian kepada vendor atau pemasok yang ditunjuk.  Hanya saja kegiatan purchasing tidak bergantung pada skala perusahaan. Pembelian atau purchasing adalah sebuah kegiatan yang rutin dan selalu dilakukan. Jika usaha dalam skala kecil maka tidak diperlukan adanya departemen procurement. Karena purchasing adalah kegiatan yang dilakukan siapapun terlepas dari besar atau kecilnya skala usaha. 

Pada dasarnya procurement adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Kegiatan ini dilakukan oleh departemen atau divisi pengadaan barang dan jasa dimana di dalam prosesnya terjadi kegiatan pembelian atau purchasing. Semoga pembahasan ini dapat membantu untuk lebih memahami berbagai proses yang ada dalam perusahaan Anda.  Salam sukses selalu!