Apa itu Tender? Pengertian, Fungsi dan Tahapannya

Tender merupakan suatu kegiatan yang penting bagi para pelaku bisnis yang tidak boleh diabaikan.

Melalui kegiatan ini, para pelaku bisnis memiliki kesempatan untuk menjalin kerja sama yang baik dengan pihak lain, yang pada akhirnya dapat meningkatkan nilai bisnis mereka dan membantu bertahan di pasar yang semakin kompetitif saat ini.

Namun, apa sebenarnya pengertian tender itu? Dan apa saja syarat dan tahapan yang harus diikuti dalam pelaksanaannya? Berikut ini LinovHR jabarkan penjelasan lengkapnya.

 

 

Pengertian Tender

Tender adalah rangkaian kegiatan penawaran dalam bisnis yang dilakukan dengan perjanjian khusus.

Kegiatan tender juga bisa diartikan sebagai metode efektif untuk mendapatkan kontrak jual beli dalam skala besar dan memperluas usaha yang dimiliki.

Tujuan dari kegiatan ini adalah melakukan seleksi, memperoleh, dan menentukan perusahaan atau organisasi yang paling layak dan pantas untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa tender erat kaitannya dengan memberikan wewenang kepada pihak lain untuk melaksanakan pekerjaan sesuai perjanjian yang ada.

 

Baca Juga: Mencari Supplier Terpercaya untuk Bisnis

 

Fungsi Tender

 

Memenangkan sebuah tender tidak hanya menguntungkan bagi perusahaan, tetapi juga merupakan sebuah pencapaian yang signifikan.

Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa tender biasanya terjadi dalam project besar perusahaan.

Memenangkan sebuah tender secara tidak langsung memberi peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan nilai atau reputasinya. 

Selain itu, kegiatan bisnis ini juga memiliki berbagai fungsi lain yang dapat memberikan keuntungan kepada semua pihak yang terlibat.

• Memberikan kesempatan kepada perusahaan atau lembaga penyelenggara untuk mendapatkan penawaran terbaik atas barang atau jasa yang mereka butuhkan dengan cara yang efektif.
• Mengurangi risiko bisnis, seperti penipuan dalam kerja sama, karena proses tender bersifat transparan dan terbuka.
• Memungkinkan penyelenggara untuk memperoleh penawaran terbaik dengan harga yang kompetitif.
• Potensi peningkatan omzet baik bagi vendor maupun penyelenggara.
• Menjadi rekam jejak atau catatan positif bagi vendor yang dipilih.
• Membuka potensi pendapatan bisnis di masa depan karena perusahaan penyelenggara cenderung bekerja sama dengan vendor yang kompeten dalam jangka waktu yang panjang.
• Memperluas relasi atau jaringan di tengah pasar yang kompetitif.

 

Perbedaan Tender dengan Lelang

 

Banyak orang yang sering keliru menganggap bahwa tender dan lelang adalah hal yang sama.

Meskipun keduanya melibatkan pihak penawar atau vendor dan pihak penyelenggara, sebenarnya kedua kegiatan ini memiliki perbedaan.

Tender dan lelang memiliki perbedaan dalam skala dan ruang lingkupnya. Secara umum, tender adalah bentuk kerja sama bisnis di mana pihak yang terlibat adalah perusahaan yang memiliki kepentingan dalam suatu proyek bisnis tertentu.

Di sisi lain, lelang bersifat lebih umum dan melibatkan proses penjualan barang kepada pihak yang memberikan penawaran harga tertinggi dan disetujui oleh pihak pemandu lelang.

Meskipun demikian, sejak tahun 2010, pemerintah telah mengatur bahwa tender dan lelang dianggap sebagai kegiatan yang sama melalui regulasi PERPRES Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

 

Persyaratan untuk Mengikuti Tender

Tentu saja ada sejumlah persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah vendor saat mereka ingin mengikuti sebuah tender proyek.

Berikut adalah beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh vendor:

 

1. Memiliki Legalitas 

Salah satu syarat yang sangat penting dalam penentuan vendor yang dapat mengikuti tender adalah perusahaan tersebut harus memiliki legalitas yang sah.

Artinya, hanya lembaga resmi yang keberadaannya dapat terbukti secara hukum yang dapat terlibat dalam proses ini.

Untuk memverifikasi hal ini, penyelenggara biasanya memeriksa dokumen seperti Akta Perusahaan, NPWP Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), atau dokumen resmi lainnya.

 

2. Penawaran yang Sesuai dengan Ketentuan dari Penyelenggara

Agar penawaran berhasil, ada baiknya Anda sebagai vendor mempelajari ketentuan yang diharapkan oleh pihak penyelenggara. Vendor perlu memeriksa ketentuan kesepakatan baik dari sisi etika maupun hukum.

Setelah memahami ketentuan yang ditetapkan oleh penyelenggara, vendor dapat mengajukan penawaran terbaik yang sesuai dengan ketentuan tersebut.

Tentu saja, harga yang diajukan juga harus wajar dan menarik bagi pihak penyelenggara.

 

3. Mampu Memenuhi Penawaran

Memenangkan proyek tender menandakan bahwa pihak penyelenggara memiliki kepercayaan terhadap perusahaan atau vendor yang bersangkutan

Seperti halnya kesepakatan lainnya, setelah terpilih, pihak vendor perlu memberikan persetujuan yang menunjukkan kesiapannya untuk memenuhi penawaran yang telah diajukan sebelumnya.

Dengan kata lain, vendor setuju untuk bertanggung jawab dan memenuhi komitmen terkait penawarannya kepada pihak penyelenggara.

 

Tahapan dalam Proses Tender

Terdapat dua macam prosedur tender yang perlu diperhatikan, yaitu open tendering procedure (prosedur tender terbuka) dan restricted procedure (prosedur tender terbatas).

 

1. Open Tendering Procedure

Open tendering procedure umumnya digunakan dalam sektor publik untuk memperoleh barang atau jasa yang relatif “sederhana”.

Dalam prosedur ini, pihak penyelenggara memberikan kesempatan kepada semua bisnis untuk mengajukan penawaran. Berikut adalah langkah-langkahnya:

• Penyelenggara mengirim undangan dan vendor menerima undangan untuk mengikuti tender.
• Pihak penyelenggara akan mengeluarkan pemberitahuan umum mengenai penilaian serta persyaratan proses tender yang berlangsung.
• Vendor mengajukan proposal untuk menunjukkan bahwa perusahaan mereka adalah pilihan terbaik, tetapi harus tetap mematuhi ketentuan yang berlaku.
• Jika ada undangan untuk presentasi proposal, vendor menjelaskan penawaran mereka secara langsung di hadapan pihak penyelenggara.
• Setelah tahap evaluasi, penyelenggara memilih dan menetapkan vendor yang berhasil memenangkan tender.

 

Dalam tender di sektor publik, biasanya vendor yang paling menguntungkan secara ekonomi atau yang memberikan penawaran yang paling menguntungkan secara ekonomi most economically advantageous tender (MEAT) akan dipilih.

 

2. Restricted Procedure

Restricted procedure digunakan untuk memilih komoditas yang lebih kompleks, biasanya dengan nilai kontrak yang lebih tinggi.

Pada prosedur ini, pihak penyelenggara menerapkan persyaratan yang lebih ketat untuk memastikan bahwa calon pemasok memenuhi syarat untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Pada proses ini, pihak penyelenggara akan menetapkan syarat kelayakan yang perlu dipenuhi. Tahap ini sering disebut sebagai kuesioner prakualifikasi (PQQ).

Di tingkat internasional, tahap ini juga dikenal sebagai seleksi kuesioner (SQ) atau PAS91 (terutama dalam pemilihan vendor di sektor industri konstruksi). 

Pada tahap PQQ atau SQ, perusahaan akan diminta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan terkait hal-hal berikut:

• Angka omzet (turnover) perusahaan.
• Kebijakan asuransi perusahaan.
• Ketidak-kolusi (non-collusion).
• Kualifikasi dan akreditasi.

 

Setelah itu, vendor yang lolos tahap PQQ atau SQ dapat melanjutkan ke tahap seperti pada prosedur tender terbuka, yaitu merespons undangan dengan proposal penawaran.

Vendor harus merespons undangan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.

Sebagai vendor, Anda harus menjelaskan dengan rinci bagaimana perusahaan akan melaksanakan kontrak dan memberikan alasan mengapa perusahaan Anda pilihan terbaik untuk menjalankan proyek.

Tahapan-tahapan tersebut memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana vendor dapat mengikuti prosedur tender terbuka atau terbatas dan berpeluang memenangkannya.

 

Kesimpulan

Sebagai bagian dari proses bisnis, mungkin beberapa dari Anda sudah akrab dengan istilah tender.

Berdasarkan PERPRES No. 12 Tahun 2021, tender adalah metode untuk memilih vendor yang akan menyediakan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa lainnya.

Proyek tender digunakan untuk mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan, dengan mengutamakan penawaran terbaik yang tersedia.

Biasanya pihak yang mengajukan penawaran akan menawarkan harga yang kompetitif dibandingkan dengan harga pasar.

Proses ini dapat dianggap sebagai simbiosis mutualisme karena pihak penyelenggara dapat memperoleh barang atau jasa dengan penawaran terbaik.

Sementara pihak yang mengajukan penawaran dapat memperoleh proyek dengan nilai yang signifikan, yang tentunya menguntungkan perusahaan.

Oleh karena itu, prosedur tender biasanya dijalankan dengan ketat, baik melalui prosedur terbuka atau terbatas. Vendor masih diwajibkan memenuhi persyaratan khusus yang telah ditentukan oleh pihak penyelenggara.