Membuat nota penjualan adalah proses yang perlu dilakukan ketika Anda berbisnis baik untuk pencatatan suatu bisnis atau bagi para pelanggan.
Nota ini biasanya akan ditemui saat kita sedang melakukan transaksi, baik secara fisik maupun online. Jenisnya sendiri dapat bervariasi dalam konten dan formatnya karena tidak ada standar yang ditetapkan.
Seperti apa lengkapnya? Simak ulasan mengenai pengertian, jenis dan juga contoh nota penjualan berikut ini!
Pengertian nota penjualan
Nota penjualan adalah bukti dokumentasi bahwa pelanggan telah membayar dan barang /jasa telah diterima pelanggan. Di toko-toko pada umumnya, nota akan dicetak dari mesin kasir dalam bentuk gulungan kertas.
Apabila pelanggan menggunakan kartu kredit atau debit untuk transaksi, nota penjualan akan disertai dengan tanda terima dari bank penerbit.
Sementara di e-commerce, tanda terima penjualan akan disimpan secara elektronik di database komputer. Namun, biasanya nota juga tersedia untuk diunduh dan dicetak.
Perlu diperhatikan bahwa nota penjualan dan faktur adalah dua hal yang berbeda. Faktur diberikan kepada pelanggan sebelum proses pelunasan barang dan berfungsi sebagai instruksi pelanggan tentang berapa banyak mereka harus membayar, kapan jatuh tempo pembayaran, dan metode pembayaran mana yang dapat digunakan.
Sedangkan nota penjualan dikeluarkan saat penjualan selesai dan barang sudah dilunasi.
Oleh karena itu, nota paling sering dikeluarkan oleh perusahaan dagang. Sedangkan faktur biasanya lebih umum digunakan pada bisnis yang menyediakan jasa atau apabila menjual barang dalam jumlah besar.
Fungsi Nota Penjualan
Segala dokumen dalam perusahaan mempunyai fungsi yang sangat penting. Nota penjualan berfungsi sebagai catatan penjualan resmi untuk perusahaan. adapun fungsi lainnya adalah:
- Membantu melacak penjualan dan jumlah pendapatan yang diterima
- Memudahkan perhitungan akuntansi, arus kas, hingga laporan laba rugi
- Membantu perumusan bisnis yang lebih baik
- Sebagai persyaratan pencatatan dan pembayaran pajak
- Dokumen pendukung audit keuangan perusahaan
Jenis Nota Penjualan
Kemajuan teknologi membuat ada banyak cara untuk menerbitkan suatu dokumen, baik yang diterbitkan di atas kertas atau secara elektronik. Bahkan, ada pula dokumen yang ditulis dengan tangan. Apa saja jenis-jenisnya yang biasa digunakan dalam usaha?
1. Elektronik
Banyak mesin kasir sudah memiliki printer built-in untuk mencetak nota penjualan. Mesin ini juga biasanya memiliki perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk memprogram tarif dan kode pajak langsung sehingga semua penghitungan dilakukan secara otomatis.
Bagi anda yang ingin memiliki bisnis ramah lingkungan yang menggunakan lebih sedikit kertas, kini banyak mesin kasir yang memungkinkan untuk mengirimkan langsung nota penjualan ke email pelanggan.
Tak hanya menjadi ramah lingkungan, cara ini juga jauh lebih praktis dan hemat biaya administrasi karena tak perlu menyiapkan kertas atau tinta untuk mencetak nota.
Baca Juga: 7 Keuntungan Point of Sales untuk Perusahaan Dagang
2. Kertas
Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak sebagai cara membuat nota secara digital, menulis atau mengetiknya secara manual juga tetap dapat berfungsi.
Anda dapat menggunakan buku nota untuk mencatat seluruh transaksi dengan pelanggan. Buku nota ini dapat dibeli dengan mudah dari alat tulis dan biasanya menawarkan dua salinan per tanda terima. Salinan satu untuk pelanggan, yang lainnya untuk catatan perusahaan.
Cara Membuat Nota Penjualan
Sejak maraknya teknologi digital, begitu banyak cara yang mudah dalam membuat tanda terima penjualan. Namun, apapun format nota penjualan, selalu ada hal mendasar yang membuat tanda terima.
Berikut adalah cara mendasar dalam membuat nya.
1. Tulis detail bisnis
Anda perlu menuliskan nama bisnis, alamat, dan nomor kontak perusahaan atau bisnis Anda. Umumnya informasi ini dicantumkan di bagian atas. Tanpa informasi yang jelas, nota tidak akan valid dan sah.
Informasi yang detail juga membantu konsumen untuk mengajukan komplain jika barang yang diterima tidak sesuai dengan ketentuan.
2. Perhatikan penyusunan format yang benar.
Jika anda menyiapkan kwitansi sampel atau kwitansi kosong, pastikan ada spasi untuk tanggal / waktu, item, jumlah, total, dll. Secara garis besar, format nota penjualan yang Anda berikan kepada pelanggan minimal berisi informasi berikut:
- detail perusahaan termasuk nama, alamat, nomor telepon dan / atau alamat email
- tanggal transaksi
- daftar produk atau layanan yang dibeli beserta jumlahnya
- total biaya transaksi termasuk PPN dan diskon apabila ada.
- metode pembayaran – yaitu tunai, kartu kredit atau debit, dll.
- kebijakan pengembalian barang.
Baca Juga: Format dan Fungsi Nota Dinas dalam Perusahaan
3. Buat template nota penjualan
Nota penjualan mencerminkan seberapa profesional sebuah perusahaan. Buatlah tata letak yang rapi dan tepat yang mencerminkan seperti apa bisnis yang anda miliki. Di bawah ini adalah dua contoh template yang mungkin dapat menjadi inspirasi anda.
Contoh Nota Penjualan
Berikut ini LinovHR berikan contoh dari nota penjualan beserta link downloadnya.
Link Download Template Nota Penjualan
Anda dapat mendesain tanda terima penjualan dengan tangan, misalnya menggunakan buku nota penjualan. Selain itu, ada banyak template yang tersedia online yang dapat Anda unduh untuk digunakan. Anda dapat membuat template sendiri di Microsoft Word atau Excel.
Selain cara-cara di atas, program akuntansi khusus seperti RedERP yang dapat mengotomatisasi pembuatan berbagai dokumen keuangan.
RedERP merupakan Software ERP yang dapat membantu perusahaan mengintegerasikan serta mengotomatiasikan setiap kegiatan operasional bisnis menjadi satu sistem yang terpadu. hal ini agar terjadi peningkatan efektivitas serta produktivitas perusahaan.
Modul RedERP yang sangat lengkap seperti modul Pengadaan & Pengoperasian, Distribusi & Persedian, Akuntansi, Manajemen Aset, Manajemen Pelanggan & Penjualan, Manajemen Proyek. Selain itu kami siap untuk mengcustom erp software sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.
Tidak hanya menghemat biaya, anda juga dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan penghitungan dan pencatatan. Program-program akuntan ini akan sangat berguna apalagi apabila jumlah transaksi harian pada bisnis anda cukup banyak.
Nota penjualan adalah bagian yang tak terhindarkan dalam menjalankan bisnis baik Anda menjalankan toko kecil atau perusahaan besar.
Potongan kertas kecil yang penting ini menetapkan catatan penjualan yang terpercaya, sehingga Anda dapat menyimpan catatan yang akurat, melakukan pengembalian dan pengembalian dana yang ramah pelanggan, dan memelihara catatan pajak yang baik. Semoga informasi di atas dapat membantu Anda!
