Training Need Analysis

Panduan Lengkap Membuat Training Need Analysis

Setiap perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal alias top performance dalam segi kemampuan, karakter, dan pemikiran. Untuk itulah, perusahaan biasanya membuat training atau pelatihan bagi karyawannya. Agar tepat sasaran, pelaksanaan pelatihan harus disesuaikan dengan kebutuhan apa yang di perlukan oleh perusahaan tersebut. Artinya, suatu perusahaan tidak bisa serta merta mengadopsi bentuk pelatihan dari perusahaan lainnya karena kebutuhannya berbeda. Dalam upaya penetuan pelaksanaan pelatihan yang tepat sasaran itulah dilakukan sebuah Training Need Analysis (analisis kebutuhan pelatihan).

Training Need Analysis (TNA) merupakan suatu proses identifiasi dan analisis tentang kebutuhan pelatihan atau program pengembangan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam sebuah organisasi atau perusahaan dengan tujuan akhir adalah peningkatan performa SDM.

Dalam menyusun TNA, terdapat beberapa pendekatan analisis yang harus diperhatikan. Sebagaimana yang disadur dari laman hr-guide, pendekatan tersebut dibagi menjadi:

  1. Analisis Organisasi
  2. Analisis Individu
  3. Analisis Kompetensi Kerja
  4. Analisis Performa
  5. Analisis Konten
  6. Analisis Kesesuaian Pelatihan
  7. Analisis Biaya-Manfaat.

Dari analisis-analisis tersebut itulah yang dijadikan panduan dalam membuat Training Need Analysis sebagaimana tahapan berikut ini.

 

1.     Menentukan Hasil yang Diharapkan

Seperti yang sudah disinggung di awal, pelatihan dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau organisasi. Ini artinya dalam membuat TNA juga harus ditentukan keberhasilan seperti apa yang diinginkan. Untuk menentukan hasil yang diharapkan ini bisa disesuaikan dengan masalah apa yang hendak diselesaikan dan hal apa yang ingin diperbaiki. Hal lain yang juga bisa dipertimbangkan adalah perilaku atau kepribadian seperti apa yang diharapkan dimiliki karyawan untuk mencapai misi perusahaan.

Dalam menentukan hasil yang diharapkan ini juga berkaitan dengan pendekatan berbasis analisis organisasi. Hal ini karena melalui analisis organisasi dapat diketahui bahwa organisasi memiliki respon akan dinamika bisnis. Perusahaan memiliki peluang perubahan rencana strategis yang harus diantisipasi termasuk melalui pelatihan.

 

2.     Melibatkan Karyawan

Agar proses TNA benar-benar tepat sasaran, perusahaan harus terbuka pada karyawannya untuk menyampaikan tujuan apa yang diharapkan dari pelatihan yang akan dilakukan. Hal ini penting agar setiap karyawan memahami proses pelatihan yang meraka jalani serta keuntungan apa yang akan mereka dapat. Dengan demikian, keterlibatan karyawan ini akan membuat mereka lebih menghargai akan setiap pelatihan yang diberikan perusahaan.

 

Baca Juga: Employee Self Service & Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis

 

3.     Mengidentifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan

Melibatkan karyawan dalam proses TNA juga berguna untuk mengidentifikasi kompetensi apa yang sudah dimiliki karyawan dan apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi tersebut. Gap atau kesenjangan yang didapatkan inilah yang menjadi rujukan atau dasar dalam memutuskan kebutuhan pelatihan yang harus disiapkan sehingga hasilnya juga maksimal.

Hal ini juga berkaitan dengan pendekatan analisis kompetensi kerja. Identifikasi kebutuhan kompetensi selayaknya didasarkan pada masing-masing jabatan karena setiap posisi membutuhkan kompetensinya sendiri. Identifikasi ini bisa dilakukan dengan beberapa metode seperti observasi, wawancara dengan pemegang jabatan, dan wawancara dengan ahli.

 

Baca Juga: 8 Langkah Praktis dalam Menerapkan Sistem Manajemen Kompetensi

 

4.     Menentukan Metode Terbaik

Setelah mengetahui apa yang diharapkan dari pelatihan dan mengetahui kompetensi apa yang dibutuhkan karyawan, artinya perusahaan bisa menentukan metode apa yang terbaik untuk digunakan. Ada beberapa macam metode pelatihan yang dikenal yaitu on the job training, mentoring dan coaching, ceramah, buku dan e-book, serta e-learning.

Dalam menentukan metode pelatihan terbaik juga dibutuhkan modul. Modul ini bisa dibuat oleh perusahaan sendiri (building) atau membeli modul pelatihan dari pihak lain. Alternatif terbaik adalah dengan menggabungkan keduanya dimana modul pelatihan bisa disusun oleh pihak ketiga (konsultan) dan juga melibatkan unsur karyawan dari perusahaan.

 

5.     Memperhatikan Biaya, Waktu, dan Tenaga yang Dibutuhkan

Pelatihan yang melibatkan karyawan tentunya membutuhkan biaya, waktu, serta tenaga lebih. Hal ini juga harus diperhatikan agar pelatihan tidak mengganggu terlalu banyak akan proses produksi di perusahaan. Bagaimanapun, pelatihan membuat waktu kerja menjadi tidak aktif, biaya yang tidak sedikit, kebutuhan panitia, dan persiapan lainnya yang harus diperhitungkan.

 

Kelima hal diatas menjadi panduan penting dalam membuat Training Need Analysis agar pelatihan menjadi sebuah program yang berdampak positif, bukan menjadi program yang pragmatis. Untuk itulah, TNA selayaknya dipandang sebagai aktifitas yang kritis dan terukur agar memberikan rekomendasi yang baik pula bagi pelaksanaan pelatihan karyawan.