Panduan Lengkap Membuat Training Need Analysis

Setiap perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal alias top performance dalam segi kemampuan, karakter, dan pemikiran.

Untuk itulah, perusahaan biasanya membuat training atau pelatihan bagi karyawannya. Agar tepat sasaran, pelaksanaan pelatihan harus disesuaikan dengan kebutuhan apa yang di perlukan oleh perusahaan tersebut.

Artinya, suatu perusahaan tidak bisa serta merta mengadopsi bentuk pelatihan dari perusahaan lainnya karena kebutuhannya berbeda.

Dalam upaya penetuan pelaksanaan pelatihan yang tepat sasaran itulah dilakukan sebuah Training Need Analysis (analisis kebutuhan pelatihan).

Training Need Analysis (TNA) merupakan suatu proses identifiasi dan analisis tentang kebutuhan pelatihan atau program pengembangan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam sebuah organisasi atau perusahaan dengan tujuan akhir adalah peningkatan performa SDM.

 

 

Apa Itu Training Need Analysis?

Training need analysis adalah sebuah proses sistematis untuk mengidentifikasi jenis pelatihan apa yang diperlukan karyawan di perusahaan. Kemudian akan dijelaskan terkait cara penerapannya.

Namun, sebelum semua rangkaian program pelatihan dijalankan, proses ini harus dilakukan terlebih dahulu oleh HRD. Sehingga dapat meminimalisir adanya implementasi pelatihan yang tidak efektif.

Tentu, jika pelatihan tidak berjalan dengan efektif, program training yang dilakukan tidak akan tepat guna.

 

Dalam menyusun TNA, terdapat beberapa pendekatan analisis yang harus diperhatikan. Sebagaimana yang disadur dari laman hr-guide, pendekatan tersebut dibagi menjadi:

1. Analisis Organisasi
2. Analisis Individu
3. Analisis Kompetensi Kerja
4. Analisis Performa
5. Analisis Konten
6. Analisis Kesesuaian Pelatihan
7. Analisis Biaya-Manfaat.

 

Mengapa Perusahaan Harus Melakukan Training Need Analysis?

 

Training need analysis umumnya dirancang untuk membantu HRD dalam mengidentifikasi perbedaan antara keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dengan performa yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Dalam hal ini, HR Specialist berperan penting dalam membantu perusahaan untuk mengidentifikasi aspek-aspek tersebut.

Berdasarkan hasil dari identifikasi ini, selanjutnya HRD dapat merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan tujuan perusahaan.

 

Salah satu modul yang dapat digunakan sebagai outcome dari proses Training Need Analysis adalah modul Learning Management System (LMS).

Modul LMS LinovHR memungkinkan organisasi untuk efektif mengelola program pelatihan dengan menyediakan berbagai fitur yang mendukung seluruh siklus pelatihan.

 

Pentingnya Training Need Analysis

Saat ini, training needs analysis menjadi suatu hal yang penting diterapkan bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Ini berkaitan dengan manfaat yang akan didapatkan dari implementasinya.

 

Adapun beberapa manfaat yang akan didapatkan, di antaranya:

1. Dapat mengetahui skala prioritas dari pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan. Mana hal yang harus dilakukan terlebih dahulu atau sebaliknya.
2. Dapat mengetahui masalah kesenjangan skill karyawan lebih dini, sebelum nantinya menjadi masalah yang lebih besar.
3. Untuk menentukan karyawan mana yang berhak dan wajib mengikuti pelatihan.
4. Membantu HRD melakukan planning pelatihan bagi karyawan di kemudian hari.
5. Untuk memastikan apakah pelatihan masih perlu dilakukan atau tidak, berdasarkan sisa jarak kesenjangan skill dan performa yang dimiliki karyawan.

 

Tingkat Training Need Analysis

 Terdapat tiga tingkatan training need analysis yang perlu Anda ketahui, di antaranya:

 

1. Analisis Organisasi

Tingkatan ini dilakukan dengan menganalisis kinerja dan melihat kebutuhan organisasi yang akan muncul di masa depan.

Dalam melakukan analisis ini, penting kiranya untuk mempertimbangkan bagaimana faktor internal dan eksternal dapat berpengaruh pada kebutuhan pelatihan.

Analisis kebutuhan di tingkat ini dimulai dengan meninjau rencana strategis dan operasional organisasi.

Pada tahap ini, organisasi dapat mengajukan pertanyaan tentang siapa yang memerlukan pelatihan, siapa yang akan melakukan pelatihan, bagaimana bentuk pelatihan yang akan dilakukan, atau di mana pelatihan yang paling dibutuhkan.

 

2. Analisis Operasional

Tingkat selanjutnya yaitu analisis operasional. Ini akan dilakukan peninjauan terhadap pekerjaan dan tugas karyawan dalam kategori pekerjaan dengan skill yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja pekerjaan yang sukses.

Tentunya hal itu dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan yang dapat diatasi melalui pelatihan.

Tahap ini akan melibatkan untuk mempertimbangkan kebutuhan individu dan apa pun yang dapat membantu organisasi bekerja sama seefektif mungkin.

 

3. Analisis Individu

Tingkat ketiga dari analisis kebutuhan pelatihan berfokus pada individu dan cara mereka menjalankan pekerjaannya.

Pendekatan yang paling umum dalam analisis individu melibatkan penggunaan data penilaian kinerja untuk menilai kebutuhan pelatihan.

Dalam proses penilaian kinerja, seorang atasan langsung pertama-tama menilai kekuatan serta kelemahan kinerja karyawan mengatasi kelemahan serta meningkatkan kekuatan mereka.

 

Metode Training Need Analysis

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk melakukan Training Needs Analysis. Pemilihan metode tergantung pada konteks organisasi, tujuan analisis, dan sumber daya yang tersedia.

Berikut beberapa metode umum yang sering digunakan:

 

1. Wawancara

Metode ini melibatkan wawancara langsung dengan karyawan atau kelompok pekerja untuk mendapatkan pemahaman langsung tentang kebutuhan pelatihan mereka.

Wawancara dengan manajer atau atasan juga dapat dilakukan untuk mendapatkan pandangan mereka tentang kebutuhan pelatihan dalam tim atau departemen.

 

2. Kuesioner

Penggunaan kuesioner untuk mengumpulkan informasi dari karyawan secara massal. Survei dapat mencakup pertanyaan tentang keterampilan, pengetahuan, dan kebutuhan pelatihan.

Keuntungan menggunakan metode kuesioner dalam TNA meliputi kemampuan untuk mengumpulkan data dari sejumlah besar responden dengan cepat, secara efisien, dan relatif hemat biaya.

Namun, penting untuk merancang kuesioner dengan cermat agar mendapatkan informasi yang akurat dan bermanfaat.

 

3. Pengamatan

Mengamati karyawan dalam situasi pekerjaan untuk mengidentifikasi area di mana mereka mungkin memerlukan pelatihan tambahan.

Keuntungan metode pengamatan melibatkan pemahaman langsung tentang tugas dan proses kerja, serta mendeteksi aspek-aspek yang mungkin tidak terlihat melalui metode lain seperti kuesioner.

Namun, perlu diingat bahwa pengamatan dapat menjadi sumber data yang lebih subjektif dan memerlukan waktu dan upaya yang lebih besar daripada beberapa metode lainnya.

 

4. Penilaian Kinerja

Melihat hasil kinerja karyawan untuk mengidentifikasi area di mana mereka mungkin mengalami kesulitan atau memerlukan peningkatan keterampilan.

Melibatkan pengumpulan dan analisis data kinerja karyawan dari berbagai sumber, seperti laporan kinerja, hasil proyek, atau hasil evaluasi proyek tertentu.

Analisis ini dapat memberikan wawasan tentang kekuatan dan kelemahan kinerja karyawan serta area di mana pelatihan mungkin diperlukan.

 

Tahapan Training Need Analysis

 

Dari analisis-analisis tersebut itulah yang dijadikan panduan dalam membuat Training Need Analysis sebagaimana tahapan berikut ini.

 

1. Menentukan Hasil yang Diharapkan

Seperti yang sudah disinggung di awal, pelatihan dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau organisasi. Ini artinya dalam membuat TNA juga harus ditentukan keberhasilan seperti apa yang diinginkan.

Untuk menentukan hasil yang diharapkan ini bisa disesuaikan dengan masalah apa yang hendak diselesaikan dan hal apa yang ingin diperbaiki.

Hal lain yang juga bisa dipertimbangkan adalah perilaku atau kepribadian seperti apa yang diharapkan dimiliki karyawan untuk mencapai misi perusahaan.

Dalam menentukan hasil yang diharapkan ini juga berkaitan dengan pendekatan berbasis analisis organisasi. Hal ini karena melalui analisis organisasi dapat diketahui bahwa organisasi memiliki respon akan dinamika bisnis.

Perusahaan memiliki peluang perubahan rencana strategis yang harus diantisipasi termasuk melalui pelatihan.

 

2. Melibatkan Karyawan

Agar proses TNA benar-benar tepat sasaran, perusahaan harus terbuka pada karyawannya untuk menyampaikan tujuan apa yang diharapkan dari pelatihan yang akan dilakukan.

Hal ini penting agar setiap karyawan memahami proses pelatihan yang meraka jalani serta keuntungan apa yang akan mereka dapat.

Dengan demikian, keterlibatan karyawan ini akan membuat mereka lebih menghargai akan setiap pelatihan yang diberikan perusahaan.

 

Baca Juga: Employee Self Service & Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis

 

3. Mengidentifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan

Melibatkan karyawan dalam proses TNA juga berguna untuk mengidentifikasi kompetensi apa yang sudah dimiliki karyawan dan apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi tersebut.

Gap atau kesenjangan yang didapatkan inilah yang menjadi rujukan atau dasar dalam memutuskan kebutuhan pelatihan yang harus disiapkan sehingga hasilnya juga maksimal.

Hal ini juga berkaitan dengan pendekatan analisis kompetensi kerja. Identifikasi kebutuhan kompetensi selayaknya didasarkan pada masing-masing jabatan karena setiap posisi membutuhkan kompetensinya sendiri.

Identifikasi ini bisa dilakukan dengan beberapa metode seperti observasi, wawancara dengan pemegang jabatan, dan wawancara dengan ahli.

 

Baca Juga: 8 Langkah Praktis dalam Menerapkan Sistem Manajemen Kompetensi

 

4. Menentukan Metode Terbaik

Setelah mengetahui apa yang diharapkan dari pelatihan dan mengetahui kompetensi apa yang dibutuhkan karyawan, artinya perusahaan bisa menentukan metode apa yang terbaik untuk digunakan.

Ada beberapa macam metode pelatihan yang dikenal yaitu on the job training, mentoring dan coaching, ceramah, buku dan e-book, serta e-learning.

Dalam menentukan metode pelatihan terbaik juga dibutuhkan modul. Modul ini bisa dibuat oleh perusahaan sendiri (building) atau membeli modul pelatihan dari pihak lain.

Alternatif terbaik adalah dengan menggabungkan keduanya dimana modul pelatihan bisa disusun oleh pihak ketiga (konsultan) dan juga melibatkan unsur karyawan dari perusahaan.

 

5. Memperhatikan Biaya, Waktu, dan Tenaga yang Dibutuhkan

Pelatihan yang melibatkan karyawan tentunya membutuhkan biaya, waktu, serta tenaga lebih. Hal ini juga harus diperhatikan agar pelatihan tidak mengganggu terlalu banyak akan proses produksi di perusahaan.

Bagaimanapun, pelatihan membuat waktu kerja menjadi tidak aktif, biaya yang tidak sedikit, kebutuhan panitia, dan persiapan lainnya yang harus diperhitungkan.

 

Kelima hal diatas menjadi panduan penting dalam membuat Training Need Analysis agar pelatihan menjadi sebuah program yang berdampak positif, bukan menjadi program yang pragmatis.

Untuk itulah, TNA selayaknya dipandang sebagai aktifitas yang kritis dan terukur agar memberikan rekomendasi yang baik pula bagi pelaksanaan pelatihan karyawan.

 

Tips Melakukan Training Need Analysis

Dalam menerapkan training need analysis, berikut beberapa tips terbaik yang dapat dilakukan.

 

1. Memulai dengan Hasil yang Diinginkan

Cobalah untuk mengidentifikasi aktivitas mana yang mengarah pada hasil perusahaan, sebelum mengidentifikasi aktivitas yang akan dilakukan untuk pelatihan. Hasil ini juga dapat berupa tujuan organisasi maupun departemen.

 

2. Mengelola Ekspektasi

Untuk mencapai kesuksesan training need analysis, diperlukan manajemen stakeholder yang efektif.

Para pemangku kepentingan ini terdiri dari karyawan, pengguna layanan, penyedia layanan pelatihan merancang dan menyelenggarakan program, serta sponsor internal yang membiayai kegiatan ini.

Selain itu, memastikan kepuasan seluruh pihak yang terlibat juga sangat penting untuk keberhasilan pelatihan.

Artinya, bila seorang manajer berpikir bahwa sesi pelatihan tentang komunikasi dapat mengatasi masalah internal mereka, perlu dilakukan manajemen ekspektasi secara bijaksana.

 

3. Implementasikan Pendekatan Terpadu

Program pelatihan yang menyematkan keterampilan baru dalam konteks pekerjaan atau organisasi, serta mengintegrasikannya dengan proses dan kegiatan organisasi lainnya, cenderung lebih berhasil.

Hal itu bukan berarti bahwa Anda tidak dapat fokus dalam pelatihan yang spesifik, namun terpenting dapat menempatkan apa yang dipelajari karyawan ke dalam konteks organisasi.

 

Training Need Analysis dengan Software Competency Management LinovHR

 

Dengan training needs analysis, HRD dapat membuat skala prioritas yang baik dan mengetahui jenis pelatihan apa yang sesuai untuk karyawan. Sehingga pelaksanaan pelatihan bisa lebih efektif dan efisien.

Untuk melakukan hal ini, biasanya HR akan melakukan analisis berdasarkan kompetensi yang dimiliki karyawan.

Dengan melihat mana area dari kompetensi dan skill karyawan yang bisa dikembangkaan, HR bisa mendapatkan insight berharga mengenai jenis dan materi pelatihan apa yang perlu diberikan kepada karyawan.

 

Software Competency Management LinovHR bisa melakukan tugas ini dengan lebih efektif.

Software ini akan memberikan analisis dan gambaran kesenjangan serta mana saja skill yang belum dikuasai oleh karyawan. Sesuai dengan kompetensi yang telah disusun oleh perusahaan.

 

Karyawan pun dapat melihat mana saja area pada kompetensi mereka yang bisa dikembangkan melalui aplikasi ESS.

Dari sini, HR bisa merujuk karyawan tersebut untuk mengikuti pelatihan yang dibutuhkan untuk melengkapi skill tersebut.

Software Competency Management LinovHR sendiri adalah sistem yang sudah terintegrasi dengan LMS Software sehingga pelatihan yang diperlukan karyawan bisa langsung direalisasikan langsung secara online.

 

Dengan Software Competency Management LinovHR, analisis kebutuhan pelatihan dapat dilakukan lebih mudah dan efektif. Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!