Umumnya suatu kegiatan penting dalam perusahaan dimulai dengan pertemuan untuk pengenalan mengenai kegiatan tersebut. Dalam istilah manajemen proyek, pertemuan untuk memulai suatu proyek disebut dengan kick off meeting. Tentunya istilah ini tak lagi asing di telinga para pekerja atau karyawan yang sering terlibat dalam berbagai proyek perusahaan. Nah, untuk lebih lanjut memahami apa itu kick off meeting beserta tahapannya, mari simak pembahasan LinovHR berikut ini!
Pengertian Kick Off Meeting
Kick Off Meeting adalah pertemuan resmi yang dimulai dalam pengerjaan suatu proyek. Orang yang terlibat pada pertemuan adalah tim proyek dan stakeholder yang berkepentingan dalam proyek. Orang-orang yang terlibat dalam proyek akan mendiskusikan dan mensinkronisasi segala yang berhubungan dengan proyek proses berjalan lancar dan meminimalisir miskomunikasi saat menjalankan proyek. Bagi sebagian pihak, pertemuan juga dijadikan kesempatan untuk memberi informasi, menunjukkan antusiasme dan pemahaman tentang proyek. Proses ini adalah kesempatan bagi tim proyek untuk menanamkan kepercayaan pada stakeholder.
Tujuan kick off meeting adalah agar seluruh pihak yang terlibat memahami sasaran, garis besar, ruang lingkup, dan tujuan proyek. Dengan pengenalan lebih awal, diharapkan para pihak mampu memahami dan bekerja semaksimal mungkin untuk keberhasilan dan kesuksesan proyek sesuai tenggat waktu yang ditentukan.
Tahapan Kick Off Meeting
Kick off meeting berfungsi untuk memastikan bahwa proyek yang akan dijalankan tetap berada dalam lajurnya dan terorganisir dengan baik. Agar proses berjalan lancar, ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam pertemuan awal suatu proyek secara berurutan dan berkaitan satu sama lain. Berikut ini adalah tahapan kick off meeting:
Pengenalan
Suatu proyek melibatkan berbagai banyak pihak seperti antar perusahaan, divisi atau unit kerja, karyawan, dan lain-lain. Oleh karenanya tahapan pertama yang harus dimulai adalah pengenalan setiap orang yang berada dalam proyek. Pengenalan ini membantu menjaga kenyaman dalam menjalankan proyek dan menciptakan suasana yang kompak antar tim.
Ringkasan Proyek
Setelah pengenalan, selanjutnya adalah tahap ringkasan proyek. Penjelasan ringkas soal proyek yang akan berjalan dijelaskan pada tahap ini. Mulai dari latar belakang, anggara, tujuan, deadline, hingga visi dan misi.
Ruang Lingkup dan Sasaran
Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami ruang lingkup dan sasaran apa yang diharapkan dari proyek agar proses berjalan sesuai harapan dan deadline atau tenggat waktu. Tahapan ini juga mengulas soal garis besar prosedur dan aturan yang akan berlaku. Prosedur yang umum dalam proyek adalah prosedur komunikasi, pembayaran, persetujuan, dan format laporan.
Baca Juga: Menentukan Target Kerja Dengan Metode SMART
Peran dan Tanggung Jawab
Setiap kelompok terdiri dari individu yang bertanggung jawab untuk menjalankan peranannya. Tahapan ini memberikan uraian singkat tentang tanggung jawab dan tugas tiap-tiap individu dalam tim. Saat semua orang memahami peranan dan apa yang diharapkan dari peran mereka, diharapkan individu tersebut dapat berkontribusi dengan maksimal tanpa banyak hambatan.
Schedule
Proyek yang baik memiliki batas waktu. Ketua tim proyek wajib menentukan penjadwalan kegiatan dan menentukan deadline setiap fase proyek dan memberitahu kepada semua anggota. Diskusikan waktu yang sekiranya tepat untuk menyelesaikan setiap job desk. Anggota tim perlu memberitahu ketua tim jika merasa jobdesk yang diberikan tidak sesuai dengan waktu yang tertera. Hal ini untuk mengantisipasi masalah dalam menyelesaikan job desk tertentu.
Media Komunikasi
Kunci penting dalam semua aspek kehidupan adalah komunikasi. Metode komunikasi yang paling efisien dan efektif akan menghasilkan informasi dan pemahaman yang jelas. Pastikan semua informasi untuk komunikasi berupa nomor telepon dan alamat email sudah benar dan diberikan kepada semua tim proyek.
Baca Juga: Tips Meningkatkan Skill Komunikasi di Tempat Kerja
Tanya Jawab
Tahapan yang paling interaktif adalah sesi tanya jawab. Tahapan ini berguna untuk memastikan apakah ada hal yang belum jelas dan hal lain yang terlewat atau belum dibahas. Sesi tanya jawab disepakati oleh semua pihak agar proyek menjadi lebih lancar.
Kesimpulan
Terakhir, seluruh tim telah membahas proyek tahapan selanjutnya dan menyoroti semua masalah penting yang diangkat untuk diskusi dalam sesi tanya jawab. Kesimpulan akan menghasilkan rencana tindakan yang jelas dan memastikan bahwa setiap orang sepakat tentang proses dan implementasi proyek.
Untuk memulai suatu proyek, diperlukan awal kerja sama antara anggota tim agar bersama-sama mencapai keberhasilan. Pertemuan awal yang baik adalah salah satu faktor keberhasilan proyek. Demikianlah pengertian kick off meeting dan tahapan yang harus dilakukan. Semoga penjelasan di atas mampu menambah pengetahuan Anda untuk mengadakan pertemuan sebelum proyek maupun hanya sekedar wawasan umum.
