etika bisnis

Miskomunikasi Terjadi dalam Perusahaan? Simak Cara Mengatasi Miskomunikasi dari HR Berikut Ini!

Miskomunikasi merupakan hal yang umum terjadi dalam proses komunikasi tiap perusahaan. Komunikasi dalam perusahaan melibatkan banyak orang baik dari lapisan atasan maupun bawahan. Bayangkan jika miskomunikasi terjadi dalam lapisan tersebut berlarut-larut. Pasti menyebabkan masalah lain dalam perusahaan, bukan? Beruntungnya, tim Human Resource selaku tim yang berhak untuk mengelola sumber daya manusia punya kiat dan tips khusus mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan. 

Pengertian Miskomunikasi

Miskomunikasi sering juga disebut sebagai miskonsepsi yang dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti salah penerimaan atau salah penanggapan dari suatu komunikasi. Misalkan, Si A menyampaikan suatu pesan kepada Si B. Namun, Si B tidak menangkap pesan Si A secara keseluruhan. Maka, kejadian tersebut dapat dikategorikan sebagai miskomunikasi. Pada akhirnya, miskomunikasi akan berdampak pada rendahnya penyelesaian project internal perusahaan dan akan berdampak lagi kepada proses bisnis perusahaan. 

 

Penyebab Miskomunikasi

Komunikasi modern sudah menggunakan berbagai macam platform dan gadget canggih seperti e-mail, video call, text messenger, dan lainnya. Penggunaan platform dan gadget tercanggih pun tak luput dari kemungkinan miskomunikasi. Penyebab miskomunikasi jika diuraikan adalah sebagai berikut: 

 

Kurang Pemahaman Atas Konteks

Dalam lingkungan bisnis, konteks yang dimaksud adalah latar belakang, lingkungan atau kerangka kerja yang mengelilingi suatu peristiwa atau kejadian. Konteks memberikan tugas dan tanggung jawab yang bermakna dan berfungsi sebagai klarifikasi. Tanpa pemahaman konteks bisnis yang tepat, kesalahan dapat terjadi selama proses komunikasi. 

 

Baca Juga: Peran Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Kurangnya pemahaman terhadap konteks bisnis juga dapat berbahaya dan menyebabkan kerusakan hubungan bisnis baik secara internal maupun eksternal. Selain itu, kegagalan untuk memperhitungkan konteks mengurangi kepercayaan.  

 

Asumsi

Asumsi dalam komunikasi bisnis terjadi ketika berbagai faktor dianggap benar tetapi tidak pernah dikonfirmasi dan terjadi pada setiap tahap siklus komunikasi. Para pemimpin bisnis harus mendengarkan masukan tim mereka dan melakukan riset pasar untuk mendukung asumsi mereka sebelum bergerak maju dengan suatu produk atau keputusan.

Membuat asumsi adalah hal yang lumrah dalam bisnis untuk strategi dan pengambilan keputusan berdasarkan standar tertentu. Namun, adalah hal yang keliru jika asumsi yang disimpulkan adalah asumsi yang kurang tepat. Dalam beberapa kasus, yang terbaik adalah tidak berasumsi terhadap suatu proses dalam bisnis. Sebaiknya langsung saja bertanya untuk memastikan apakah asumsi tersebut tepat atau tidak. 

 

Ketidakjelasan atau Ambiguitas

Ketidakjelasan dan ambiguitas terjadi ketika pesan tidak sepenuhnya disampaikan, pengirim meninggalkan informasi berharga atau penerima gagal mengajukan pertanyaan klarifikasi. Ambiguitas dan ketidakjelasan meningkatkan kesulitan suatu tugas, mengurangi kemampuan untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.   Diperlukan komunikasi intense secara internal dan eksternal serta mengidentifikasi masalah dengan jelas dan menggunakan bahasa yang spesifik dan konkret.

 

Kelebihan Informasi

Sesuatu yang berlebihan dan terlalu kurang memang tidak baik. Salah satu penyebab utama miskomunikasi dalam bisnis dapat dikaitkan dengan supply informasi yang berlebihan. Ketika informasi dikirim melalui beberapa pesan dalam jangka waktu yang lama dan akhirnya menumpuk, pengambilan inti dari dapat dengan mudah dilewatkan. Ini dapat mengakibatkan miskomunikasi di kemudian hari dalam proses yang dapat berdampak buruk pada suatu produk atau layanan.

 

Cara Mengatasi Miskomunikasi

Karena dapat membahayakan proses bisnis perusahaan, miskomunikasi tidak dapat dibiarkan begitu saja. Tim HR telah menyiapkan beberapa cara sederhana namun jitu untuk mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan. Cara yang dapat digunakan untuk mengatasi miskomunikasi adalah: 

 

Berikan Instruksi Jelas dan Ringkas 

Miskomunikasi terjadi ketika kedua belah pihak gagal untuk memahami arahan yang sebenarnya. Sangatlah penting untuk memberikan instruksi dengan jelas dan ringkas dalam untuk menghindari miskomunikasi. Jangan berbicara berputar-putar pada suatu topik karena akan membuat kebingungan. Rincian yang tidak relevan dan terlalu banyak detail juga cukup membingungkan dan mendorong terjadinya miskomunikasi.

Berbicaralah dengan jelas dan langsung ke pokok permasalahan dengan menghadirkan instruksi langkah demi langkah. Jangan memberikan satu set instruksi yang terperinci dan sangat panjang karena kebanyakan orang tidak akan membacanya sepenuhnya. Lebih baik sederhanakan pesan  kemudian ucapkan kalimat pendek dan lebih bermakna.

 

Berhenti berasumsi

Asumsi adalah penyebab sesungguhnya miskomunikasi. Dalam kebanyakan kasus ketika seorang karyawan bertanya kepada karyawan yang lain mengapa ia tidak mengikuti instruksi yang diberikan, jawabannya sudah jadi bahwa ia berasumsi bahwa itu harus dilakukan dengan cara ini.

Miskomunikasi terjadi ketika dua peserta dari percakapan yang sama menafsirkan semuanya sesuai dengan pemahaman dasar mereka. Ini menimbulkan konflik karena kedua belah pihak gagal menyampaikan dan mendengar secara ringkas. Sebaiknya periksa lagi apakah orang yang terlibat dalam komunikasi telah memahami arah komunikasi dengan benar atau tidak.

Ingat, mendengarkan secara aktif sangat berbeda dari mendengar sesuatu secara pasif. Penting untuk meluangkan waktu memahami masalah sesuai dengan serangkaian instruksi dan berhenti berasumsi bahwa persepsi yang muncul dalam kepala adalah kebenaran yang sebenarnya.

 

Perhatikan Gaya Komunikasi

Beberapa orang memerlukan instruksi terperinci sedangkan yang lain senang dengan pedoman khusus. Beberapa lainnya menginginkan instruksi verbal sedangkan beberapa menginginkannya secara tertulis. Seorang karyawan harus mengetahui audiens yang dihadapi jika ingin menghindari masalah miskomunikasi.

 

Baca Juga: Manajemen Konflik Perusahaan dan Tips Menyelesaikannya ala HR

Jadilah pendengar yang baik

Mendengarkan dengan cermat dapat dengan mudah menghindari miskomunikasi dan mampu dengan cepat memahami arahan tepat serta menghilangkan hambatan yang dapat menimbulkan masalah miskomunikasi. Luangkan waktu yang diperlukan untuk memahami umpan balik verbal dan nonverbal untuk memahami masalah ini.

Dengarkan bahasa tubuh orang yang berbicara. Misalnya, apakah ia gelisah, menghindari kontak mata, bagaimana postur tubuhnya, dan sebagainya. Ini akan memberi ide yang baik apakah orang lain telah memahami arah komunikasi yang dimaksud atau tidak.

 

Berpikirlah Sebelum Berbicara

Jika ingin menghindari miskomunikasi, seseorang perlu mengucapkan kata-kata yang bermakna dan itu mungkin dengan mengaturnya secara tertib. Dalam sebuah percakapan, penting untuk tetap fokus pada topik dan mempertahankan nada yang seimbang dan sikap positif. Alih-alih melemparkan diri ke dalam percakapan, ambillah jeda untuk menenangkan pikiran dan merenungkan kata-kata yang akan dikeluarkan saat berkomunikasi. 

 

Diskusikan Ekspektasi 

Sebelum meluncurkan proyek baru, pemilik bisnis atau manajer proyek harus memantau setiap anggota tim yang terlibat dalam proyek dan berbicara tentang tugas dan sasaran spesifiknya. Pemilik atau pemimpin harus dengan jelas menetapkan harapan dan bagaimana pekerja akan cocok dengan anggota tim lainnya. Izinkan anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan mengklarifikasi apa pun yang tidak jelas.

Hal ini harus dilakukan kapan saja setiap ada perubahan proyek dalam proses bisnis. Semakin lama menunggu untuk melakukan perubahan, semakin sulit karena pekerjaannya telah menjadi menumpuk. Segera setelah menemukan kesalahan atau perubahan, hal tersebut harus dikomunikasikan ke seluruh tim. Jika hanya memberi tahu satu orang tentang perubahan tersebut, anggota tim lainnya cenderung membuat kesalahan yang sama berulang kali.

 

Mengajukan Pertanyaan

Cara terbaik untuk menghindari miskomunikasi adalah dengan mengajukan pertanyaan yang relevan. Pertanyaan membuat konsep jauh lebih jelas dan membantu mendapatkan pemahaman yang lebih baik. Jangan menyela seseorang ketika dia berbicara. Catat dan tulis poin-poin utama sehingga mengajukan pertanyaan terkait dapat dilakukan dengan mudah. Jika ragu untuk bertanya, bahkan mintalah klarifikasi jika memang diperlukan.

Semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek harus diberi contoh waktu untuk mengajukan pertanyaan dan meninjau pekerjaan mereka. Pertimbangkan untuk melibatkan ahli materi pelajaran untuk memastikan proyek tersebut akan berhasil secara efektif.

 

Bersikap Sopan

Ketika Bersikap sopan dan bersahabat, karyawan lain sebagai lawan bicara akan berusaha lebih keras untuk mendengarkan dengan baik. Cobalah untuk berbicara dalam bahasa yang bisa dipahami oleh orang lain. Pastikan untuk menjauh dari nada dan kata-kata yang bersifat sarkastik karena dapat menimbulkan miskomunikasi. 

 

Periksa dan Tindak Lanjuti

Terus periksa dan tinjau proses bisnis berjalan untuk memastikan bahwa karyawan telah memahami komunikasi dengan baik. Penting untuk memastikan komunikasi dan pemahaman yang lengkap untuk menghindari miskomunikasi. Kalau memang diperlukan, berikan ringkasan singkat di bagian akhir komunikasi atau diskusi. Ketika melakukan pemeriksaan dan peninjauan mengenai komunikasi, berarti karyawan tersebut menunjukkan minat dan kemauan untuk bekerja ekstra  membina berkomunikasi dengan benar.

Meskipun caranya cukup sederhana, mengatasi miskomunikasi juga memerlukan niat dan tekad yang kuat. Nah, semoga tips cara mengatasi miskomunikasi di atas mampu membantu Anda mengatasi miskomunikasi yang terjadi di kantor!