Menurunkan turnover karyawan adalah salah satu tugas HR. Untuk menjalankan tugas tersebut, Anda membutuhkan feedback dari karyawan. Salah satu caranya adalah dengan exit surveys.
Dengan cara ini perusahaan bisa tahu, apa kekurangan dalam memperlakukan karyawan yang perlu diatasi perusahaan? Apa yang perlu ditingkatkan oleh perusahaan agar karyawan betah bekerja? Mengapa karyawan memutuskan untuk resign dari perusahaan?
Informasi tersebut bisa Anda peroleh dari karyawan yang resign melalui exit surveys dan exit interview. Apa itu exit surveys dan exit interview? Baca artikel LinovHR ini untuk penjelasan lebih lengkap.
Apa Perbedaan Exit Surveys dan Exit Interview
Exit surveys dan exit interview memiliki perbedaan khusus. Meski berbeda, exit surveys dan exit interview harus diterapkan karena keduanya dapat saling melengkapi.
Seperti apa bentuk perbedaan exit surveys dan exit interview? Ini dia:
1. Exit survey
Exit survey adalah survei yang harus diisi karyawan ketika ia berhenti bekerja di perusahaan. Survei ini biasanya diisi dengan mempertahankan kerahasiaan isi survei.
Jenis pertanyaan yang diajukan dalam employee exit surveys umumnya meliputi:
- Pengalaman karyawan saat bekerja di perusahaan,
- Pengalaman karyawan dalam proses resign,
- Kritik dan saran untuk manajemen karyawan di perusahaan.
Lewat exit survey, biasanya perusahaan hanya menerima gambaran secara umum.
2. Exit interview
Exit interview adalah wawancara yang dilakukan karyawan ketika ia resign. Wawancara ini dilakukan secara tatap muka.
Sebenarnya, alasan utama exit interview dilakukan kurang lebih sama dengan exit survey. Namun, exit interview dilakukan untuk memperoleh informasi yang lebih spesifik tentang alasan karyawan resign serta kritik dan saran terhadap perusahaan.
Alasan HRD Perlu Menggunakan Interview dan Exit Surveys
Mengapa HRD perlu repot-repot mengadakan exit survey dan interview? Padahal, perusahaan bisa saja melepas karyawan tanpa melakukan kedua hal tersebut.
HRD perlu menyelenggarakan interview dan exit survey ketika melepas karyawan karena ada alasannya.
Apa saja? Inilah alasan mengapa HRD mengadakan survei dan wawancara saat karyawan resign:
1. Untuk Mengenali Masalah Perusahaan
Melalui survei dan wawancara, Anda dapat mengetahui masalah perusahaan yang menjadi alasan resign karyawan.
Contoh masalah itu misalnya: apakah selama ini perusahaan memperlakukannya dengan tidak baik?
Apakah benefit yang diberikan perusahaan saat ini tidak setara dengan perusahaan lain?
Atau, apakah hubungan karyawan dengan rekan kerja di kantor tidak harmonis? Jika Anda mengenali masalah perusahaan, Anda dapat mengatasinya.
2. Memperoleh Feedback bagi Perusahaan
Jawaban yang Anda peroleh dari pertanyaan-pertanyaan sebelumnya bisa digunakan sebagai feedback untuk perusahaan. Dengan menerapkan feedback dari karyawan yang telah resign, perusahaan Anda akan menjadi tempat kerja yang lebih baik bagi karyawan.
3. Untuk Mempertahankan Karyawan
Rekrutmen membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Selain itu, Anda belum tentu mendapatkan karyawan yang tepat meski telah mengeluarkan effort sedemikian rupa.
Karena itulah, ketika Anda memperoleh karyawan yang kompeten, Anda harus mempertahankannya dengan baik. Hal ini dapat Anda lakukan dengan melakukan feedback yang diberikan karyawan resign.
Baca Juga: Berikan Counter Offer pada Karyawan Resign, Apakah Perlu?
Cara Menjalankan Employee Exit Surveys dengan Efektif
Supaya Anda dapat menjalankan employee exit surveys dengan efektif, Anda perlu melakukan hal-hal di bawah ini:
1. Menjaga Rahasia Survei
Ketika melakukan employee exit surveys, lebih baik Anda memastikan kerahasiaan survei. Bahkan, lebih baik jika Anda melakukannya secara anonim. Jika Anda mewajibkan karyawan untuk mencantumkan identitas, karyawan tidak akan bisa mengeluarkan informasi dengan leluasa.
Dengan menjalankan survei anonim, Anda pun dapat memperoleh informasi yang lebih terperinci.
2. Menetapkan Template Pertanyaan Survei
Anda tak perlu membuat pertanyaan survei setiap kali ada karyawan yang resign. Untuk menghemat waktu dan tenaga, Anda dapat membuat template yang berisi pertanyaan survei untuk setiap karyawan yang berhenti kerja.
3. Menggunakan Tools Digital
Mengadakan survei secara tertulis akan menyulitkan pengumpulan dan analisis data. Agar lebih mudah, Anda dapat menggunakan tools yang mampu mengadakan survei dan mengumpulkan data secara digital.
4. Mengadakan Survei ke Karyawan Lain
Anda dapat mengadakan survei ke karyawan lain untuk mendapatkan informasi tambahan tentang karyawan yang resign.
Dengan melakukan survei ke rekan kerja karyawan resign, Anda bisa memperoleh pandangan baru mengapa karyawan memutuskan untuk berhenti kerja.
5. Menganalisis Data Survei
Setelah Anda memperoleh informasi dari exit surveys, Anda dapat menganalisis informasi tersebut. Hasil analisis kemudian bisa Anda gunakan sebagai feedback untuk manajemen karyawan dan budaya perusahaan yang lebih baik
Exit Surveys Lancar dengan Bantuan LinovHR
Exit surveys membantu perusahaan untuk memetakan hal apa saja yang perlu diperbaiki perusahaan. Sehingga ke depannya bisa menurunkan angka turnover yang tinggi dan perusahaan kehilangan aset karyawan terbaiknya.
Anda bisa melakukan exit survey ini dengan cara manual, tapi cara ini akan sangat melelahkan karena setelah selesai, Anda masih perlu memasukkan data-data dalam survei tersebut ke dalam worksheet. Setelah itu baru bisa Anda pelajari dan analisis.
Beruntungnya sekarang ada software HR yang bisa mendigitalisasi proses survey. Salah satu yang bisa menjadi pilihan Anda adalah software HR LinovHR dengan modul Performance Appraisal.
Dengan modul Performance Appraisal, Anda dapat melakukan review dua arah. Review ini tidak hanya bisa dilakukan oleh karyawan yang resign, tetapi juga oleh rekan kerja dan atasan.
Setelah karyawan melakukan review, jawaban karyawan akan terdata secara otomatis. Jadi, Anda tak lagi perlu kerepotan dalam menganalisis data untuk mengenali masalah perusahaan dan memperoleh feedback bagi perusahaan.
