Karyawan Resign? HRD Wajib Tahu Exit Interview Terlebih Dahulu!

Proses pengunduran diri tidak hanya sekadar mengajukan surat resign. Masuk kantor baik-baik, tentunya harus resign harus baik-baik, bukan? Inilah tersirat dalam exit interview. Banyak HRD yang hanya fokus terhadap rekrutmen dan melupakan wawancara sebelum karyawan resmi mengundurkan diri. Padahal, manfaatnya cukup besar bagi perusahaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan karyawan. Lalu, apa sih pentingnya interview sebelum resign? Simak pembahasan di bawah ini! 

 

Mengapa Karyawan Mengajukan Resign? 

Sebelum masuk ke penjelasan lebih lanjut mengenai exit interview, HRD harus memahami terlebih dahulu yang menjadi faktor pemicunya, yaitu karyawan yang mengajukan resign. Penyebab karyawan resign umumnya karena merasa tak cocok lagi dengan perusahaan. Kehilangan karyawan tak hanya kehilangan “tenaga”, tetapi juga kehilangan waktu dan tenaga untuk kembali mencari karyawan yang cocok dengan perusahaan. Apa saja sih yang menyebabkan karyawan resign? 

  1. Karir stagnan,
  2. Kurang apresiasi;
  3. Arah perusahaan tak searah;
  4. Konflik internal
  5. Mengikuti pasangan yang pindah keluar kota bagi karyawan yang telah menikah, 
  6. Gaji dirasa kurang, 
  7. Penawaran dari perusahaan kompetitor lebih menarik, 
  8. Dan lain-lain. 

 

Pengertian Exit Interview

Apa itu Exit Interview? Sederhananya, Exit interview adalah sebuah wawancara atau interview yang dilakukan sebelum karyawan memundurkan diri. Namun, sesi ini berbeda dengan wawancara sebelum bekerja. Jika wawancara sebelum bekerja menentukan apakah karyawan dapat bergabung dengan perusahaan atau tidak, maka wawancara sebelum resign tidak berhubungan dengan boleh atau bisanya karyawan mengundurkan diri. 

 

Wawancara sebelum resign adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan feedback bagi perkembangan perusahaan. Karena tidak semua orang meninggalkan perusahaan dengan suasana yang tenang dan baik, cara melakukan wawancara harus ditangani dengan ekstra hati-hati agar tidak menyinggung pihak manapun. Karena inilah kesempatan bagi karyawan untuk mengungkapkan pikiran mereka tanpa mengkhawatirkan dampak negatif pada tinjauan kinerja. Karena itu, HRD pun harus mendengarkan dengan pikiran terbuka. Setelah wawancara selesai, HRD tidak boleh lupa untuk mengucapkan terimakasih atas kontribusi karyawan selama ini kepada perusahaan. 

 

Baca Juga: Hati-Hati dengan Halo Effect Saat Interview!

 

Kegunaan Exit Interview

Kegunaan utama perusahaan melakukan wawancara kepada karyawan sebelum mengundurkan diri adalah untuk mencari tahu alasan pengunduran diri. Informasi yang didapat melalui wawancara ini akan digunakan HRD untuk mengelola karyawan lebih baik lagi. Sebab, umumnya orang yang akan mengundurkan diri punya banyak uneg-uneg yang selama ini sungkan untuk diutarakan secara langsung. Jika dijabarkan, tujuan exit interview adalah: 

  1. Mencari tahu perspektif karyawan yang hendak mengundurkan diri mengenai perusahaan;
  2. Meminta masukan baru untuk memajukan tata kelola karyawan untuk landasan evaluasi;
  3. Menentukan parameter rekrutmen baru untuk menggantikan karyawan resign. 

 

Pertanyaan Exit Interview

Percakapan dalam wawancara harus singkat dan jelas. Semua pertanyaan yang tepat akan mengarahkan percakapan ke arah yang benar. Dalam form exit interview, terdapat beberapa pertanyaan yang akan diajukan kepada karyawan yang hendak mengundurkan diri. Apa saja pertanyaan yang biasanya akan diajukan? 

  1. Kenapa Anda mengundurkan diri? 
  2. Apa yang perusahaan harus tingkatkan? 
  3. Bagaimana hubungan Anda dengan atasan dan rekan selama ini? 
  4. Jika berkenan untuk memberi tahu, apa yang ditawarkan perusahaan baru Anda? 
  5. Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini kepada kandidat yang akan melamar? 
  6. Apakah Anda menyukai suasana selama bekerja di perusahaan ini? 
  7. Adakah hambatan yang Anda alami ketika bekerja? 
  8. Apakah sarana prasarana perusahaan sudah cukup baik?

 

Baca Juga: 10 Fasilitas yang Diharapkan Karyawan Selain Gaji

 

Menyusun Exit Interview

Software HRD dari LinovHR dapat menyimpan banyak data dan informasi mengenai karyawan dengan aman dan rahasia. Tak hanya itu, penggunaan software HRD pun dapat mengurangi jumlah karyawan resign melalui efektifitas sistem yang akurat. Sehingga kinerja HRD dalam mengelola karyawan lebih akurat dan tepat sasaran.  Karyawan yang puas dengan perusahaan dalam aspek pengelolaan karyawan cenderung lebih betah bekerja di perusahaan. 

 

Semua informasi dan data yang dihasilkan dari exit interview bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui karyawan yang lain. Penggunaanya hanya boleh digunakan untuk kepentingan pengelolaan karyawan oleh HRD. Penting untuk menyimpan semua informasi dan data mengenai karyawan yang sudah mengundurkan diri dengan aman dan rahasia. Dengan begitu, citra perusahaan akan tetap terjaga walau ada karyawan yang mengajukan pengunduran diri.