Kehadiran karyawan adalah indikator kinerja yang paling mudah dilihat. Penting bagi perusahaan di era modern untuk selalu memantau kehadiran karyawan. Setiap harinya karyawan akan mencatatkan kehadiran dan waktu pulang mereka.
Perusahaan memiliki berbagai kebijakan yang berbeda mengenai bagaimana cara untuk mengelola karyawan. Sebagian perusahaan telah menggunakan cara manual dan sebagian lain sudah beralih ke cara digital, yaitu dengan menggunakan attendance system.
Pengertian Attendance System
Perkembangan teknologi membuat perusahaan memanfaatkan produk-produk teknologi. Attendance system adalah sebuah perangkat lunak untuk mengelola kehadiran yang menjadi salah satu produk teknologi populer dan banyak digunakan di perusahaan.
Berbagai data kehadiran, lembur, dan cuti setiap hari diterima oleh HRD. Akan sangat merepotkan bagi HRD untuk mengelola dan memantau waktu kinerja dan kehadiran karyawan di kantor dalam jumlah banyak. Untuk itulah keberadaan digital attendance system dibutuhkan HRD guna memantau dan mengelola kehadiran karyawan jauh lebih efektif.
Keuntungan Menggunakan Attendance System
Jumlah karyawan yang banyak adalah keuntungan sekaligus tantangan bagi perusahaan itu sendiri. Dengan jumlah karyawan yang banyak perusahaan dapat menjalankan operasional bisnis secara maksimal, tetapi disisi lain perusahaan mempunyai tanggung jawab lebih besar untuk mengelola karyawan jauh lebih baik.
System membantu perusahaan dan HRD dalam mengelola kehadiran karyawan. Apa saja keuntungan menggunakan attendance system?
Mudah Melakukan Pemantauan
Data kehadiran karyawan yang masuk melalui sistem manual tidak dapat dilihat secara langsung oleh HRD. Hambatan ini akan menghambat HRD dalam memantau kehadiran karyawan.
Karyawan juga bisa melakukan pemalsuan data kehadirannya karena sulit terpantau oleh HRD. Penggunaan system mampu mengumpulkan dan memasukkan data kehadiran secara real-time sehingga kecil kemungkinan karyawan melakukan kecurangan.
HRD akan mengetahui saat itu juga karyawan mana yang terlambat dan karyawan mana yang datang tepat waktu. Selain itu, data karyawan yang sedang melakukan lembur dan cuti juga jauh lebih mudah diketahui saat itu juga sehingga mempermudah pendelegasian tugas.
Baca Juga: 8 Kiat Menentukan Skala Prioritas Pekerjaan Dengan Mudah
Tingkat Keakuratan Tinggi
Attendance system membuat data kehadiran jauh lebih detail hingga ke menit dan detik dibandingkan sistem manual.
System bekerja dengan otomatis membuat HRD tidak perlu ragu akan keakuratan data kehadiran yang ada. Data yang lebih akurat akan memudahkan HRD membuat laporan kehadiran karyawan guna berbagai keperluan seperti payroll, laporan rutin, atau penilaian kinerja
Meningkatkan Kinerja HRD
HRD memiliki tanggung jawab yang besar yaitu mengelola kinerja sumber daya manusia agar menjadi lebih efektif dan produktif untuk operasional perusahaan, dengan rangkaian tugas yang bersifat strategis dan administratif.
Namun, tugas administratif yang dijalankan manual seperti pencatatan kehadiran akan menimbulkan banyak hambatan dan berdampak pada terbengkalainya tugas strategis seperti rekrutmen dan pengembangan pelatihan kinerja karyawan.
Menggunakan system membuat HRD jauh lebih mudah dalam menyelesaikan tugas administratif dan akhirnya dapat lebih fokus kepada tugas strategis.
Fleksibel
Fleksibilitas adalah kebutuhan mutlak ditengah bisnis yang dinamis. Penggunaan system pada pencatatan kehadiran membuat HRD jauh lebih fleksibel dalam memantau kinerja karyawan melalui perangkat apa saja selama masih terkoneksi dengan internet.
Tingkat fleksibilitas yang tinggi dari system sangat membantu karyawan yang sering melakukan perjalanan dinas untuk melakukan absen, dimana karyawan tidak perlu pergi ke kantor terlebih dahulu sebelum melakukan perjalanan dinas.
Aman
Data dan informasi kehadiran karyawan dalam system tidak mudah dimanipulasi karena tersimpan dalam cloud server yang dijamin keamanannya.
Pihak yang berhak untuk mengakses data dan informasi hanyalah orang tertentu dalam perusahaan dengan hak akses berupa password dan username. Tentu hal ini jauh berbeda dengan sistem manual menggunakan secarik kertas atau mesin fingerprint yang data kehadirannya sangat mudah untuk dilihat dan diakses oleh pihak tak bertanggung jawab.
Implementasi Attendance System di Perusahaan Modern
Penggunaan system mungkin dianggap sepele dan tidak begitu penting bagi beberapa perusahaan. Namun, bagaimana jika jumlah karyawan dalam perusahaan sangat banyak?
Ini adalah tanda bahwa perusahaan membutuhkan system yang terintegrasi untuk membantu HRD dalam mengelola kehadiran karyawan. Perusahaan dapat menggunakan system saat merasa kewalahan dalam mengelola kehadiran karyawan yang begitu banyak.
Baca Juga: Mengenal Teknologi Software Attendance Management LinovHR
Implementasi system untuk mengelola kehadiran adalah kunci untuk membuat pengelolaan dan pemantau kinerja karyawan menjadi cepat, efektif, dan akurat.
Hasil yang paling nyata dari implementasi tersebut adalah kinerja HRD dan karyawan menjadi lebih efektif dan efisien karena lebih mudah melakukan dan mengelola absen. Kinerja yang lebih efektif dan efisien mampu membawa perubahan positif bagi bisnis perusahaan.
Jadi perusahaan mampu bekerja dengan optimal di tengah arus persaingan dan modernisasi yang kian deras.
Perusahaan dapat menggunakan berbagai macam system untuk mengelola kehadiran karyawan di luar sana.
Namun, manakah yang paling terbaik dan bagus untuk perusahaan Anda? Ini adalah hal yang paling penting, yaitu menyesuaikan system dengan kebutuhan perusahaan. Alih-alih ingin menggunakan system modern untuk memudahkan kinerja, perusahaan justru dipersulit karena ketidakcocokan system dengan perusahaan.
LinovHR: Kelola SDM dengan Attendance System
Perusahaan tidak perlu bingung untuk mencari system seperti apa yang cocok untuk mengelola kehadiran karyawan.
LinovHR menyediakan digital attendance online system terbaik dan telah berpengalaman dalam menangani banyak client.
Hal tersebut didukung pelayanan dari LinovHR sangat responsif dan sigap dalam mendengarkan dan membantu perusahaan dalam mencari solusi.
Kemudahan dalam mengelola kehadiran akan menghasilkan keteraturan yang holistik di dunia kerja berkat attendance system. Yuk, segera hubungi LinovHR dan rasakan perbedaannya!
